همانطور که می‌دانید برای سلامت سیستم
اداری
و ساختار دولتی در هر نظام حکومتی، حضور کارکنان کوشا و با مسئولیت
در
عرصه فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و… امری کاملاً بدیهی است که
در
اکثر کشورهای جهان توسط سیستم جذب و استخدام، این امر به طور دقیق به
انتخاب
و گزینش کارکنان شایسته مبادرت می‌ورزد.طبیعی است که پذیرش کارکنان
در
هر حکومتی با توجه به سیاست‌های حاکم بر آن و با معیارها و روش‌های
خاصی
صورت می‌گیرد. مسئولین اجرایی با توجه به نگرش خود به حساسیت مشاغل و
نوع
خدمات ارائه شده به جامعه معمولاً تعاریف روشنی از شغل مورد نظر ارائه
می‌دهند
تا متصدی مناسبی نیز برای آن شناسایی و انتخاب شود.
در این مجموعه با درج
مقالاتی در زمینه تحلیل شغلی که به نوعی اولین مرحله جذب و گزینش
محسوب
می‌شود، سعی شده است به شناسایی مشاغل و نوع دانش، مهارت، توانایی و
سایر
شایستگی‌های متصدیان آن تأکید گردد.همچنین مقالاتی که به ضرورت گزینش
قبل
از استخدام، با استناد به برآوردهای صورت گرفته در جنبه‌های مختلف
پرداخته
و به عملکرد نمونه‌هایی از شرکتها و مؤسسات دولتی و غیردولتی در
اجرای
قوانین گزینش بخصوص با توجه به بازتاب آن در هر سازمان اشاره نموده
است.بخش
پایانی که تأکید نظام‌های دولتی به اصل شایسته‌سالاری است که هر
حکومت
و نظامی بر مبنای فرهنگ، ساختار اقتصادی، معیارهای ارزشی و نیاز
خود،
به تدوین اصول و ملاک‌هایی اقدام میکند تا با جذب شایسته‌ترین افراد
در
دستیابی به اهداف خود مؤثر و کاراتر باشند .
استفاده از مقالات مربوط به تحلیل شغلی،
شناخت ماهیت مشاغل از بُعد تخصصی است که از وظایف
دستگاه‌ها می‌باشد و کاربرد آن در فرایند گزینش آشنایی با میزان حساسیت
مشاغل و تعیین معیارهای ارزشی مربوط به شغل است که در نهایت منجر به
انتخاب افراد مناسب از بُعد تخصصی و تعهدی می‌گردد.
تحلیل شغلی، روند جمع‌آوری اطلاعات درباره
موقعیت مورد نظر شغلی است که مستلزمات اصلی شغلی را شناسایی
میکند و آنها را با مهارت‌ها، معلومات و توانایی‌های مورد نیاز برای
انجام موفقیت‌آمیز کارکرد آن شغل می‌دهد هدف تحلیل شغلی، شناسایی
تجربیات، معلومات و دیگر عوامل شایستگی متقاضیانی است که بهترین پتانسیل
اجرایی آن شغل را دراختیار دارند. این تحلیل برای شناسایی اسناد و دیگر
عناصر حیاتی برای ارزیابی متقاضی، روند گزینش و رجوع به معرف‌ها، همچون شیوه‌های
سنجش و مستلزمات مصاحبه‌ها نیز به کار برده می‌شود
.
دو عنصر کلیدی تحلیل شغلی عبارتند از:
1) شناسایی مستلزمات
اصلی شغلی که مهمترین آن وظایف و مسؤولیت‌های موقعیت مورد تصدی
است.
مستلزمات اصلی شغلی، هدف عمده و منبع اولیه توصیف شغل مورد نظر
می‌باشند.2
ـ شناسایی میزان دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و تعیین سطح کیفی
آنها
برای ایفای مستلزمات اصلی شغل ضروری است. در تحلیل شغلی دانش، مهارت
و
توانایی‌هایی بررسی می‌شوند که قابل سنجش و استناد باشند و تفاوتهای
معناداری
بین متقاضیان ایجاد نمایند .
معمولاً داشتن مهارت، دانش و
توانایی
با تجربه و معلومات مشخص می‌شود. هدف از سنجش این مهارت‌ها و معلومات،
شناسایی متقاضیانی است که به صورت بالقوه برای اجرای شغل مورد
تصدی
در بهترین شرایط هستند. بهترین کاربرد این سنجش، زمانی است که
تمایزهای
معناداری بین متقاضیان واجد شرایط ایجاد کند . مستندات سنجش دانش، مهارت
و توانایی‌ها ممکن است توصیف شغلی، استانداردهای شایستگی اداره و
مدیریت پرسنلی و همچنین استانداردهای رتبه‌بندی شغلی باشند.
اولین نکته ای که
باید در نظر گرفته شود ، هدف اصلی در تحلیل شغلی است . تحلیل شغلی، به
منظور تعیین معیاری برای ارزشیابی عملکرد گزینش، طراحی برنامه
های
توسعه و آموزش ، ارزیابی شغلی و دستمزدها ، کمک به برنامه ریزی شغل و
اهداف
بازسازی سازمانی به کار برده می شود . تحلیل شغلی در رویه های
منصفانه
استخدامی نیز دارای اهمیت است . به منظور نشان دادن ارتباط شغلی
در
گزینش ، معیار مورد استفاده باید به صورت مستقیم یا تلویحی با عملکرد
شغلی
مرتبط باشد
از این رو هدف تحلیل شغلی، مشخص خواهد ساخت
که چه اطلاعاتی حائز اهمیت است و چه خصایصی (همچون آموزش ،
گزینش ، ارزیابی شغلی ) برای قضاوت عادلانه بیشتر کاربرد
دارند .
ماهیت اطلاعات کسب شده از تحلیل شغلی، موارد
ذیل را در بر می گیرد :
(1 ماهیت فعالیت های کاری ، شامل
رویه ها یا روندهای کاری ، طرز برخورد انسانی ، ضرورت های جسمانی شغل ، مسؤولیت و
پاسخگویی فردی ؛
2) وسایل و تجهیزات مورد استفاده ؛
(3 ماهیت ورودی ها و خروجی های
کار ، برای مثال مواد خام و کالاهای تکمیل شده ؛
(4 عملکرد کاری شامل
استانداردهای بهره وری و خصایص کیفی تولید ؛
(5 شرایط شغلی همچون جو
سازمانی ، شرایط اجتماعی ، دستمزد و عوامل محرک ؛
(6خصوصیات فردی برای تصدی شغل مورد نظر
شامل دانش و مهارت لازم ، شایستگی ، خصوصیات جسمی و روانی .
بنابراین در تحلیل یک
شغل تلاش می شود جوانب مختلف آن ارزیابی شود . همانطور که پیش از
این
اشاره شد ارزیابی مؤثر، نیازمند ابزارهای معتبر و موثق است . برای
اطمینان
خاطر ، شیوه های متعددی برای کسب داده ها ی کمی و کیفی به کار
برده
می شوند .
شیوه های جمع آوری این اطلاعات عبارتند از
:
1) مصاحبه های شغلی یا نظارت بر کارکنان در
محل کارشان با استفاده از رهیافت های ساختارمند یا بدون ساختار ؛
(2 مصاحبه فردی با کارکنان در
خارج از محل کارشان ؛
(3 مصاحبه گروهی از کارکنان ؛
(4 مصاحبه با ناظران و متخصصان
فنی ؛
(5 بهره گیری از پرسش نامه های
ساختارمند یا بارز ؛
(6 در خواست از کارکنان برای
تکمیل گزارش های روزانه کارشان .
تمرکز بر شغل مورد نظر
عاملی که باید
مورد تاکید قرار گیرد این است که تحلیل شغلی نوعاً بر خود شغل
متمرکز
می شود. با این وجود متصدی شغل مورد نظر نباید نادیده گرفته شود.
تمرکز
کامل برخود کار نشان می دهد که بعد از تحلیل شغلی ، شغل به گونه ای
ترسیم
می شود که بهره وری بهینه تضمین می شود و متصدی شغل به ندرت برای
ایفای
شغل ضرورت می یابد .
با این وجود این رهیافت مکانیکی ، دو عامل
را نادیده می گیرد :
1) آنکه متصدی ایده آل ممکن است برای جایگزینی
وجود نداشته باشد .
2) اینکه تفاوتهای فردی میان اشخاص ، تطابق شغل با
نیازهای فردی متصدی را ضرورت می بخشد .
3) کاربرد تحلیل شغلی
تحلیل شغلی برای سه هدف مهم در روند
استخدامی کاربرد دارد :
(1 اولاً ، اطلاعاتی برای توصیف
شغلی تهیه می نماید . توصیف های شغلی معمولاً مشتمل بر
خلاصه ای از سرشت آن شغل و فهرستی از وظایف و مسؤولیت های آن می
باشد
.
(2، تحلیل شغلی به
تهیه مجموعه خصایص شغل مورد نظر کمک می کند. خصایص شغلی، مجموعه مشخصات
اساسی برای اجرای موفقیت آمیز آن شغل است . این خصایص شامل میزان
تحصیلات ، تجربیات مرتبط ، سطح مهارت یا خصوصیات
جسمانی می باشند . توصیف های شغلی، عموماً به منظور به کارگیری
نیروی
انسانی استفاده می شوند . تحلیل های شغلی با اشاعه و ترویج اطلاعات
صحیح
، تعداد متقاضیان مناسب را نیز افزایش می دهند .
(3 هدف دیگرکاربرد تحلیل
شغلی ، توسعه معیار انتخاب ، شاخصه ها و ابزارهای سنجش است
.
با انجام تحلیل
شغلی، وظایف متصدی شغل استخراج می شود و به صورت فهرست در می آیند . پس
از آن مدیر قسمت و کارشناس کار گزینی و ناظر اصلی شخص مورد نظر
برای
استخدام ، ستون مهارت ها ومعلومات را تکمیل می نمایند .
بدین صورت تصویر شفافی
از کل کار ارائه می شود. بر اساس این اطلاعات ، مدیریت و کارکنان در
موضع بهتری برای ساختار دهی به مصاحبه شغلی هستند و همین امر باعث تصمیم
گیری کار آمدی برای گزینش می شود ؛ به عبارت دیگر ، با این روش
مناسب
ترین فرد به استخدام در می آید .
« ضرورت گزینش قبل از
استخدام »
چند مقاله که هر
یک با توجه به اهمیت جایگاه گزینش به حذف افراد نالایق و نامناسب قبل
از ورود به کار تأکید دارد. توصیه‌هایی به کارفرمایان که با توجه به
اعتبار و صداقت کارمندان مانع از به هرز رفتن هزینه‌های هنگفت
مادی
و معنوی در محیط کار گردند .
گزینش قبل استخدام؛ کشف یک سیب فاسد
بیشتر افرادی که
شما استخدام می کنید سرمایه بلند مدتی برای سازمان شما محسوب شده و
باعث سود فراوان و مزیتهای بیشماری می شوند، ولی عده ای نیز ممکن
است باعث
دردسر برای سازمان، شرکت، همکاران، خود، مراجعان، سهامداران و
جامعه
گردند . متاسفانه در تمامی کشورها از افرادی که به استخدام شرکتها
در
می آیند تعدادی بطور بالقوه صلاحیت لازم را ندارند؛ این گروه ، از
افراد
نالایق تا بی مدیریت و بی احتیاط را در بر می گیرد .
کارفرمایان سرمایه گذاریهای سنگینی جهت حفظ
و نگهداری ثروت و دارایی هایشان انجام
می دهند ولی
اغلب به انداره کافی درخصوص کارمندانی که انتخاب کرده اند، بررسی
لازم
را انجام نداده و آنها را مورد آزمون قرار نمی دهند .
درانگلستان %35 از تمامی
مردان و %8 از تمامی زنان تا زمان رسیدن به سن 35 سالگی به جرائم کیفری
محکوم می شوند که این شامل جرایم رانندگی نمی شود. این در حالی است که
تحقیقی که اخیراً مؤسسه Halifax Building Society انجام داده
است،
آشکار می سازد که %70 درصد مردمی که مورد سوال قرار گرفته بودند
اظهار
داشتند اگر تصور می کردند که می توانند کلاهبرداری کنند و یا از زیر
کاری
در رفته و فرار کنند، این کار را انجام می دادند . مهم این است که
مشخص
شود آیا کسی از این گروه باعث تهدیدی برای سازمان شما شده است یا خیر
؟
بیشتر مردم فرض می کنند که یک محکومیت کیفری
( مهم نیست که تا چه اندازه شدید یا
خفیف باشد ) می بایست فرد را از استخدام در یک موسسه یا شرکت
بازدارد و این ممکن است که یک دعوای حقوقی هم نباشد . حقیقت این است
که
درصد خاصی از جنایتهایی که به صورت زیرکانه انجام می شود و موفق نیز
هست،
ممکن است هرگز به محکومیت منجر نشود ولی با یک بررسی و آزمایش
زیرکانه
می توان آن را آشکار ساخت. در خصوص فساد نیز %70 کسانی که مورد
سوال
واقع شده اند اظهار داشته اند که اگر فکر می کردند که می توانند از
تقلب
و فریبکاری فرار کنند، این کار را انجام می دادند و تعداد زیادی از
این
گروه هرگز فرصت نیافته اند و مهارت این کار را ندارند تا یک عملیات
کلاهبرداری
موفق را طراحی کنند وحتی اگر فرصت داشته باشند نمی توانند این
کار
را به انجام برسانند . آزمون و آزمایش یک فرایند دائمی است و بهره
گیری
درست از آن باعث محدود شدن فرصتها و رفتارهای جنایی توسط فرد خواهد
شد
.
تأیید صداقت افراد، قبل از تصدی یک موقعیت
شغلی ضروری است.ما امیدواریم که این مقاله جهت ارزیابی
روند استخدامی و بهبود این فرایند برای شناسایی و بیرون کشیدن سیب فاسد
از میان دیگر سیبها (فرد ناشایست وشناسایی او ) به شما کمک کند زیرا یک
سیب فاسد می تواند کلیه سیبها را فاسد کند .
این طبیعت انسان است که بهترین موقعیت ممکن
را برای خود بخواهد. تحویل یک فرم در خواست کار که
در آن کاستی های ما برجسته ونمایان می گردد و
در خصوص ویژگیها وصلاحیت های ما چیزی را نشان نمی دهد، هیچ سودی
برای
ما نخواهد داشت . شواهد نشان می دهد که %70 سوابق شغلی ارائه شده
بطور
آگاهانه و عمدی فریبکارانه هستند. چنین افرادی که قصد فریب دارند،
ارائه
سابقه شغلی جعلی را بعنوان ابزاری جهت معرفی آنها به مصاحبه می
دانند،
اما زمانیکه این روند آغاز می شود آنها مجبور خواهند شد برای استخدام به
فریب کاری خود ادامه دهند که این خود اولین قدم انحراف از اطمینان
محسوب می شود .
اخیرا یک شرکت سهامی عام با مسئولیت محدود
در انگلستان (plc ) به مؤسسه ماگزیما
دستور داده بود تا در مورد سوءظن هایی که به مدیر بخش (Board
director ) در خصوص افترا زدن به کارمندان ، لاف زدن و تهدید
کارمندان و انحراف در شغل داشته است، تحقیق و تفحص نماید. در نهایت ثابت
شد که از تمامی این فساد و گسیختگی ها در زمان بکارگیری مدیر مربوطه که
در آن زمان یک شخص غیر مسئول و فاقد صلاحیت در تصدی امر مدیریت
بوده
است، می توانست جلوگیری بعمل آید. این کار به همان اندازه که عملکرد
وی
بعد از تصدی پست مدیریت خسارت وارد کرده است، اعتبار شرکت را نیز زیر
سوال
برده است . آیا شرکت وی را بصورت جدی مورد آزمون قرار داده بود تا از
این
طریق از خسارات و زیانهای بعدی جلوگیری بعمل آورد؟ گزینش اولیه و دقیق
مدیر،
پیشینه وی را آشکار می ساخت و موجب جلوگیری از عواقب منفی بعدی می
شد
و همچنین اعتبار شرکت را حفظ می نمود .
جهت کاهش چنین خطراتی برای
کارفرمایان،
می بایست اعتبار ، صداقت و همچنین وجدان کاری کارکنان جدید، با گزینش
قبل از استخدام، مورد تحقیق و بررسی قرار گیرد. عدم انجام این
کار
بسیار مضر و خطرناک خواهد بود .
با توجه به اینکه استخدام و عدم
استخدام
یک فرد با مکانیزم گزینش چیزی بین 5000 تا یک میلیون پوند هزینه
در
بردارد، ولی در نهایت این کار باعث صرفه جویی و پس انداز خواهد شد
. چراکه در صورت یک کلاهبرداری توسط کارمند متقلب هزینه ها چند برابر خواهد
شد
. در سالهای اخیر مواردی با تاریخچه کامل و بصورت مستند ذکر گردیده است
که
نشان دهنده ضرورت گزینش قبل از استخدام می باشد .
در مورد قضیه بانک "با
رینگ" که مستند می باشد زمانیکه درخواست کار آقای نیکولاس لیسون
توسط
انجمن امنیت و آیندگان ( SECURITIES AND FUTURES ASSOCIATION ) رد
شد،
مدیر وقت می دانست که وی فرد صادق و درستکای نمی باشد. این بر این
پایه
استوار بود که او تعمدا به دادگاه منطقه که بر علیه او بخاطر بدهی
وصول
نشدنی او رای صادر کرده بود، دروغ گفته بود. عکس العمل بانک این بود
که
درخواست را پس گرفته و یک ماه بعد او را به سنگاپور منتقل نماید. در
سال
1992 لیسون از شرکت SIMEX درخواست نمود تا
بعنوان شریک تجاری پذیرفته شود ولی یکبار دیگر لیسون سابقه خودش
را در خصوص بدهی و صول نشدنی و محکومیتش در این خصوص کتمان نمود و
آشکار نساخت و سابقه و تاریخچه خود در انجمن SFA را نیز رو
نکرد . اگر بانک به چنین هشدارهایی در مارس 1992 توجه می نمود و
بطور موثر عمل می کرد ممکن بود که 480000000 پوند پس انداز داشته و
هنوز به فعالیت خود ادامه می داد .
در این مورد و دیگر موارد اگر در خصوص صداقت
فرد تحقیق کافی صورت می گرفت باعث بدبختی و فلاکت نمی شد و مشکلات بعدی پیش نمی
آمد .
تعدادی علائم هشدار
دهنده برای کارفرمایان وجود دارد تا زمانی که قصد بکارگیری نیروی جدید
را دارند به آن توجه نمایند. این کارها شامل موارد زیر می شود
؛ بررسی و اطمینان از نداشتن بدهی غیر قابل وصول توسط متقاضی و
اینکه وی از نظر شغلی و تربیتی متظاهرنباشد و هم چنین ابهامی در پیشینه
شغلی وی، به نحوی که منجر به پنهان کردن ضعفهای
شغلی گردد و یا اطلاعات غیر واقع در فرم درخواست شغل، وجود نداشته باشد.در
خلال فرایند استخدامی و زمانی که فهرست منتخب افراد مصاحبه شده آماده
گردید، اطمینان حاصل کنید که از تمامی آنها خواسته شده تا کپی مدارک تحصیلی
و گواهینامه های کاری را بهمراه خود بیاورند . این کار باعث می شود تا
متقاضیانی که ممکن است در اثبات صلاحیت هایشان تقلب کرده باشند از استخدام
بازدارد .
انجام مصاحبه هم چنین فرصت
خوبی
است تا متقاضیان بتوانند تاریخچه شغلی خود را مرور کرده که این شامل
ایفای
نقشهای مختلف و ارتباط با همکاران و همقطاران سابق وی می شود .بطور
معمول
سازمانها تنها سوابق شغلی متقاضیان را در هنگام استخدام بررسی می
کنند
و بر روند کاری و پیشرفت آنها بعد از استخدام نظارت نمی کنند. در
مورد
نیکولاس لیسون اگرBarings یک مرور سالیانه در مورد شخص مورد نظر و
همچنین
تقلبهایی که وی انجام می داد، داشت یا سابقه او در خصوص بدهی وصول
نشدنی
، مستی و خشونت را مورد بررسی قرار می داد، این امر موجب به صدا
درآمدن
زنگ خطر برای آنها می شد .
بعد از بکارگیری نیروی جدید ، مدیران
ارشد
باید به نظارت خود ادامه داده تا مطمئن شوند که سازمان با یک حادثه
غیر
مترقبه و ناخوشایند مواجه نشده است . این ممکن است در هر جائی و در
بسیاری
از سازمانهای غیر محتمل نیز اتفاق بیفتد . در می 1995 جرم “آنتونی
ویلیامز”
در خصوص دزدی 5 میلیون پوندی از حساب بانکی پلیس متروپل کشف
گردید
.آقای ویلیامز یک کارمندی بود که مدت طولانی در اداره پلیس کار می
کرد
و در بانک تا مقام مدیر مالی با اختیار دخالت در پرداخت چکهای با ارزش
بالا
پیش رفت. علائم بیشتری نیز وجود دارند که در خصوص مشکلات بالقوه
نیروی
کار به کارفرمایان هشدار می دهد .
مدیران ارشد می بایست برای
یافتن
سیب های فاسد ]افراد نالایق [ و شناسایی کارمندانی که با هزینه
معمولی
درآمد زیادی دارند و جهت پاسخ به برخی سؤالات خاص رغبتی از خود
نشان
نمی دهند و نیز غیبتهای غیر موجه در محیط کار دارند و بیش از اندازه
مرموز
هستند یا سابقه بدی در خصوص حفظ اسناد مهم دارند و در این زمینه
مشکل
زا هستند و همچنین در مورد کارمندانی که بعد از ساعات اداری به سوابق
و
سیستمهای کامپیوتری اداره دسترسی دارند، از طریق فرایند نظارت اقدام
لازم
بعمل آورند . اینها علائم هشدار دهنده ای هستند که مدیران ارشد می
بایست
از آنها آگاهی داشته باشند .
ممکن است مزیتهای نظارت شغلی و قبل
از
استخدام آشکار باشد ولی بعضی از مدیران نیازمند متقاعد شدن در این خصوص
هستند.
از اینرو لازم است تا سازمانها این توانایی را داشته باشند تا
بهترین
متقاضی را انتخاب کرده و قادر باشند تا کسانی را برگزینند که بیشترین
رفتارهای مثبت را داشته و بیشترین اطلاع را از سابقه شخصیتی و
شغلی
شان در دست داشته باشند . اهداف برنامه گزینش قبل از استخدام می
بایست
شامل موارد ذیل باشد :
1) بکارگیری بهترین نیروها
2) تأیید و تصدیق پیشینه شغلی وی
3) جلوگیری از انتخاب کاندیداهای ناشایست
4) پذیرفتن خواسته های قانونی و اجرای قواعد و
مقررات
ـ‌توجه به اجرای
برنامه های مشابه برای سایر اقشار مانند مشتریان ، عرضه کنندگان
، دلالان و کارگزارانی که اطمینان و اعتماد به آنها ضروری می باشد
.به همین ترتیب ضروری است تا مدیر سریعاً هشدارهای لازم را در
مواقعی که کارمندان کلیدی در حال برنامه ریزی
جهت خرابکاری هستند بدست آورد و از اولین هشدار و علامت پی به موضوع ببرد
ویا زمانی که این گونه افراد درحال انجام کاری هستند که با منافع سایر
کارکنان در تعارض می باشد و یا می تواند برکارفرما تأثیر منفی داشته
باشد و یا توازن موجود را بهم بزند، باید اقدام لازم صورت پذیرد .نتایج
روند ناکافی آزمون و بررسی افراد و متقاضیان می تواند مصیبت بار باشد و
هر سازمان با تدبیری می بایست فرایند سالم و مؤثری جهت ایجاد و برقراری
صداقت در افرادی که ضرورت کارشان به صادق بودن است داشته باشد تا بتواند
از ادامه صداقت و درستکاری چنین افرادی استفاده نماید . معمولاً راه
حل مناسب این است که یک متخصص در این حوزه مانند ماکزیما را بکار گیرد تا
برنامه های مورد نظر را هدایت و مدیریت کند .
هنر این است که در یک محیط با ارزشهای مشترک
اطمینان حاصل نمائید که یک بنیاد مناسبی جهت نظارت
و کنترل وجود دارد که بوسیله یک مدیریت کارآمد حمایت می شود و این کار
قادر است هرگونه خطر و ریسک جمعی را کاهش دهد .
جلوگیری از نمایش ترسناک و مصیبت‌بار
گزینش قبل از استخدام: بخش عمده و حیاتی کار
شما
«لس روزن» وکیل
مدافع و رئیس شرکت گزینش قبل از استخدام در مورد تصدیق مدارک و
منابع
گزینش استخدامی (NovatocA) می‌گوید: «شرکت‌های گزینشی در خصوص نمایش
مخوف
و ترسناکی بحث می‌کنند که می‌تواند در صورتی که یک شرکت به گزینش قبل
از
استخدام توجهی نکند اتفاق بیفتد.» اینها شامل موارد ذیل می‌باشند
:
1) دادخواهی و دعوای حقوقی توسط کارمندان یا
اشخاص ثالث
2) ناآرامی‌های محل کار
3) کارمندان فاقد صلاحیت
4) از دست دادن کسب و کار مشتریان
5) سرقت، اختلاس یا خسارات وارد شدن به
دارایی
6) عدم مراقبت و نگاهداری که ناشی از سهل‌انگاری
در بکارگیری نیرو باشد
7) مشکلات ناشی از مزاحمت‌های جنسی
8) زیانهای مالی
9) ادعاها و مطالبات متقلبانه
10) زمان تلف شده در روند بکارگیری، استخدام
و آموزش نیروی جدید
11) بکارگیری نیرو و گزینش قبل از استخدام
«لس روزن» به
چالش‌های خاصی که در روند بکارگیری نیروی جدید وجود دارد اشاره
میکند.«بسیاری
از شرکتهایی که در زمینه انتخاب کارمند و بکارگیری نیروی جدید فعال
هستند، جهت امتحان وآزمایش افراد به دو دلیل از خود تمایل نشان
نمی‌دهند.
اولاً در یک محیط رقابتی که وجود دارد و سود کمی عاید آنها می‌شود، نمی‌خواهند
که برای (امتحان و آزمایش افراد) متحمل هزینه‌ای شوند. ثانیاً زمان
در این خصوص برای آنها مهم است. شرکت‌های مذکور می‌خواهند تا هر چه سریع‌تر
کاریابی به انجام رسیده و این روند به پایان برسد.
اگر آنها مجبور باشند
برای یک سابقه کیفری صبر کنند، متقاضیان خود را که به این امور و
پیشینه شخصی علاقه‌ای ندارند از دست می‌دهند و یا ممکن است آنها
موقعیت
و موفقیت باارزش جهت بکارگیری نیرو و کاریابی را از دست بدهند. به
این
دلایل بسیاری از شرکتهایی که در زمینه کاریابی فعال هستند فقط زمانی
که
مشتریان آنها درخواست می‌کنند عمل گزینش را انجام می‌دهند.»بر طبق نظر
«لیس
روزن» این کار یک اشتباه است: «شرکتهایی که گزینش نمی‌کنند در واقع
بازی
رولت را با آینده خود انجام می‌دهند».
«روزن» ادامه می‌دهد:
«بدترین فاجعه برای
یک شرکت کاریابی فعال، این است که یک کارگر موقت و یا یک متقاضی با
سابقه کیفری را جهت تصدی یک شغل دائمی بکار گیرد. اگر این شخص
به
همکار خود یا یکی از اعضای شرکت صدمه‌ای وارد آورد شرکت مذکور تحت
تعقیب
قرار خواهند گرفت».طبق قانون کنونی (DueDiligenceLegislation) «زمانی که
وکیل مدافع فرد صدمه دیده، این بحث را مطرح میکند، اگر شرکت مذکور در
زمینه کاریابی فعالیت کرده و چندین دلار جهت شناسایی فردی که قصد
بکارگیری
او را داشته خرج می‌کرد، عمل جنایی اتفاق نمی‌افتاد.
در
غیر این صورت شرکت مورد نظر جایی برای دفاع قانونی از خود نخواهد
داشت. متأسفانه قبل از وقوع چنین مصیبت‌هایی برای
شرکت‌های مذکور فقط زمان برای آنها مهم است و به عواقب چنین کاری توجه ای
ندارند. باید دقت داشت که از نظر آماری تقریباً%10 از تمامی متقاضیان شغل
دارای سابقه کیفری می‌باشند که بر تصمیمات شغلی آنها نیز اثرگذار می‌باشد.»روزن
می‌گوید: در یک سناریو و در بدترین حالت آن یک حادثه مصیبت‌بار می‌تواند
باعث از دست رفتن یک شرکت شود «شرکت‌های کاریابی وجود دارند که عمر
آنها چندان طول نمی‌کشد زیرا برای مردم و مؤسسات، کارمند مورد نظرشان را
با قول و تعهد سالم بودن و واجد شرایط بودن و فاقد هرگونه پیشینه کیفری
معرفی میکند در حالی که این اشخاص دارای سابقه کیفری بوده و مجدداً در
محل کار خود نیز همان جرائم کیفری را تکرار می‌کنند که این منجر به دعوای
حقوقی مصیبت‌باری برای این شرکتها می‌شود .»
مزیتهای گزینش
دلایل بیشماری برای گزینش وجود دارد و
مزیتهای
زیادی دربر دارد. بر طبق نظر کارشناسانی که ما با آنها صحبت کردیم
کارفرمایان نوعاً به چهار دلیل خود را در فرایند گزینش قبل از
استخدام
درگیر می‌سازند: (نکته: موارد ذیل از نوشته‌های منابع گزینش قبل
از
استخدام در خصوص زمینه‌های گزینش می‌باشد)1- متقاضیانی که مسأله‌دار
می‌باشند
تشویق می‌شوند تا خود را از کاندیدا شدن جهت تصدی شغل مورد نظر
کنار
بکشند. در این حالت تنها با داشتن یک برنامه گزینشی، متقاضیانی را که
دارای
سوابق کیفری و یا مدارک غیرمعتبر می‌باشند ترغیب به کناره‌گیری
می‌کنند.2-
جهت حذف ابهامات موجود در فرایند استخدام و بکارگیری نیرو . بسیاری از
کارفرمایان یاد گرفته‌اند تنها اتکا کردن به قوه درک و فهم کافی
نمی‌باشد.
3- جهت نشان دادن جدیت و پشتکار لازم.
بسیاری از کارفرمایان یک نوع وظیفه و تکلیف عقلایی در مورد
توجه جدی به فرایند گزینش و بکار گیری نیرو برای خود قائلند.4- نه تنها برای
ناامید کردن متقاضیان فاقد صلاحیت بلکه به مقدار تشویق متقاضیان واجد
شرایط، این کار باعث صداقت و درستکاری در تقاضای فرد و مصاحبه‌ای که از او
بعمل می‌آید می‌شود. کارفرمایان می‌دانند که داشتن یک برنامه جهت
بررسی و تحقیق در پیشینه افراد باعث می‌شود تا متقاضیان در تقاضاهای خود
به منظور همکاری و پاسخگویی در زمینه سوابق خودشان، از خود آمادگی لازم را
نشان دهند .
خدمات ارائه شده
شرکتهایی که ما با
آنها صحبت میکنیم منابع معتبری جهت ارائه به شرکتهایی که قصد
اجرای
یک برنامه گزینشی را دارند تهیه می‌کنند.روزن می‌گوید؛ «شرکتهایی
که
در زمینه بررسی سوابق و پیشینه افراد تحقیق می‌کنند بطور خاصی در
زمینه‌هایی
همچون بررسی سابقه کیفری در دادگاه ناحیه‌ای و دادگاه جنایی فدرال سوابق
شخص در خصوص جرایم رانندگی، گزارش وضعیت مالی، شماره امنیت اجتماعی،
تأیید و تصدیق سوابق آموزشی، بررسی و تصدیق منابع استخدامی، سوابق
کارگران در خصوص نحوه جبران خسارات بعمل آمده توسط آنها (بر طبق
قانون
و مقررات ADA) و سوابق قضائی مربوط به آن، بررسی حقوق مربوط به رهن
و
ورشکستگی تحقیق کرده و می‌دهند .»
چه مواردی مطابق قانون و مقررات می‌باشد؟
برای بیشتر شرکتهایی
که با دولت کار نمی‌کنند قانون (DueDiligence) بهترین
قانون
قابل اجرا می‌باشد . روزن می‌گوید «قانون اولیه‌ای که (برای کارفرمایان)
جاذبه بیشتری دارد Duediligence می‌باشد. هر
کارفرمایی نسبت به شخصی که به استخدام خود درمی‌آورد
یک نوع حساسیت معقولانه‌ای دارد و به وی توجه خاص دارد ولی زمانی که
کارفرما بداند که آن فرد با کارخودش خطری برای شخص
ثالث یا همکارانش ایجاد میکند این حس وظیفه و توجه به آن شخص در
نزد
کارفرما کاهش پیدا کرده و سست می‌شود. با یک تحقیق و بررسی در زمینه
سوابق
شخص توسط یک شرکت کاریابی، نشان می‌دهد که اقدامات عاقلانه و منطقی
در
زمینه اطمینان از سالم بودن یک فردی که قرار است استخدام شود برداشته
شده
است .»
قانون اصلی که به گزینش سوابق و پیشینه
افراد مربوط می شود قانون (FCRA) Fair
credit Reporting Act می‌باشد. برطبق این قانون زمانی که یک
کارفرما از یک شرکتی که در زمینه بررسی سوابق افراد فعالیت میکند
جهت
ارائه گزارش استفاده میکند می‌بایست اقداماتی را انجام دهد.کارفرما
می‌بایست
به روشنی در یک سند جداگانه برای متقاضی آشکار سازد که چنین گزارشی تهیه
خواهد شد اعلام چنین کاری نمی‌تواند به وسیله درج در تقاضانامه
صورت گیرد.ارائه یک مجوز توسط متقاضی قبل از بررسی سوابق وی مانند
محکومیت‌های کیفری یا موارد و پرونده‌های در حال بررسی، جرائم
رانندگی،
گزارش مالی و اعتباری و تأیید و تصدیق مدارک آموزشی لازم و ضروری
می‌باشد.
ارائه یک اعلامیه اضافی نیز به شخص مورد
نظر، زمانی که شرکت مربوطه منابع تحقیقاتی مانند سؤال از
کارفرمایان سابق در خصوص انجام وظایف شغلی وی را بررسی میکند لازم و ضروری
است.اگر کارفرما قصد دارد تا براساس اطلاعات مندرج در گزارش تهیه شده
استخدام فرد را رد کند، متقاضی و فرد مورد نظر می‌بایست یک برگ کپی از
گزارش مذکور، یک یادداشت در مورد حقوق قانونی خود از شرکت دریافت دارد.
اگر یک متقاضی معتقد باشد که اطلاعات
مربوطه
(یا محتوای تحقیقات) غلط است، وی .می‌تواند این مطلب را به شرکت
گزینشی
اعلام نماید لس روزن می‌گوید: «برای یک متقاضی شغل، صداقت بهترین
سیاست
است. گاهی اطلاعات منفی و توضیح آن در یک مصاحبه اگر بطور صادقانه
ابراز
شود ممکن است تأثیری در استخدام فرد نداشته باشد.»اما به هر دلیل
اگر
کارفرما آن اطلاعات را از طریق شخص ثالثی کشف کند، عدم صداقت فرد
می‌تواند
عاملی جهت عدم استخدام وی تلقی گردد .
پرهیز از بکارگیری خطرناک‌ترین شخص (متملق
بی‌کفایت (
مواقعی که رقابت جهت کسب شغل شدید باشد
موقعیت‌های
فراوانی جهت تحریف مدارک و مطالب وجود دارد. تعداد افرادی که جهت بدست
آوردن شغل دست به دروغ‌گویی و یا کلاهبرداری می‌زنند زیاد می‌باشند و
موقعی که چنین اشخاصی توسط شرکت شما بکار گمارده می‌شوند همین
خصایص
را در خود داشته و مشکل است تا بتوانند این خصلت‌ها را از خود دور
کنند
و ممکن است با این ویژگیها زیانهای زیادی را متوجه شرکت شما سازند.
در
واقع یک کارمند فریبکار، سهل‌انگار و ناشایست سالیانه میلیون‌ها دلار
برای
یک شرکت هزینه در بر دارد.گزینش قبل از استخدام یک مرحله تحقیقاتی
است
که به منظور اطمینان سازمان از وجود شرایط و خصوصیات لازم شخصیتی و
شغلی
در فردی که قرار است استخدام شود صورت می‌پذیرد. در واقع این مرحله
نوعی
ارزیابی از توانایی چنین فردی جهت انجام دادن یک وظیفه و شغل خاص
می‌باشد
که بخشی از فرایند بکارگیری نیروی جدید توسط سازمان قبل از سپردن
یک
شغل به چنین نیروهایی را دربر می‌گیرد و اینکه یک شخص اصولاً باید
استخدام
شود یا خیر، مطرح نمی‌باشد.
سازمانها جهت برنامه‌ریزی برای گزینش
قبل
از استخدام می‌بایست مطمئن شوند که برنامه‌های آنها در این راستا
منطبق
با قانون بوده و با اولویتها و مقررات ویژه دولتی در تضاد نباشد.انتشار
فرمهای استخدامی نقطه آغازی برای گزینش قبل از استخدام بوده که خود بخشی
از روند بکارگیری نیروی جدید می‌باشد که این کار می‌بایست به وسیله آگهی‌های
استخدامی صورت گیرد. سؤالاتی که در چنین فرم‌هایی مطرح می‌شود باید
به گونه‌ای باشد تا کارفرما بتواند تصمیم بگیرد که فرد متقاضی
حداقل
شرایط لازم جهت استخدام را دارد یا خیر؟ در طرح این گونه پرسش‌ها
کارفرما
می‌بایست از قانونی بودن آنها اطمینان حاصل نمایند.آسان‌ترین راه
جهت
اطمینان از اینکه چنین سؤالاتی قانونی و از نظر حقوقی معتبر هستند،
این
است که اطلاعات درخواست شده در فرم‌ها مربوط به توانایی متقاضی جهت
انجام
دادن شغل مورد نظر نشان داده شود.
موضوعات اولیه‌ای که کارفرمایان
می‌بایست
از آن اجتناب کنند شامل نژاد، مذهب، جنس، سن، ملیت و وابستگی سیاسی می‌باشد
که در برخی شرایط خاص می‌توان موارد استثنائی را در این خصوص لحاظ
نمود.سؤالاتی که مربوط به موضوعاتی نظیر تابعیت، محکومیت جنایی
و
منع مالی و عدم توانایی می‌باشد اگر به شغل مورد نظر ارتباط داشته باشد
ممکن
است قانونی شناخته شوند.
کارفرمایان می‌بایست از حرکت در یک مسیر
قانونی
در این روند مطمئن باشند و در این راستا عاقلانه است تا سازمانها
متقاضیان
را از دلایل جمع‌آوری اطلاعات درخواستی آگاه سازند و ازآنها بخواهند تا
داوطلبانه و با نظر موافق، اطلاعات مورد نظر را ارائه دهند.بررسی
سوابق کاری و شغلی متقاضی و جزئیات آن قدم بعدی در فرایند گزینش قبل
از استخدام می‌باشد. شرایط شغلی و علمی می‌تواند در اثبات صلاحیت یا
عدم صلاحیت فرد بکار رود. دوران اشتغال فرد در کارها و جاهای مختلف را می‌توان
بوسیله کارفرمایان سابق بررسی و استعلام کرد و اطلاعات مورد
استفاده جهت تحقیق و بررسی را می‌توان از مدیران و سرپرستان او بدست
آورد.
بررسی‌های دیگری که ممکن است انجام شود شامل
موارد ذیل می‌باشد :
1) تاریخچه شغلی
2) سوابق کاری فرد
3) احراز ورشکستگی
4) کارهای مدیریتی
5) بررسی‌های شخصیتی
6) بررسی اعتبار منابع مورد استفاده
7) بررسی منابع و پیشینه استخدامی
8) صلاحیت‌های تأیید شده علمی
9) تاریخچه کاری مورد تأیید
10) سمت‌های مورد تأیید شخص
مرحله
پایانی
فرایند گزینش قبل از استخدام مصاحبه شغلی می‌باشد. کارفرمایان
آینده‌نگر
می‌بایست از گردآوری اسناد و مدارک مورد نیاز توسط متقاضی حمایت
کنند
و محقق می بایست تحقیقات مورد نیاز جهت گزینش را بطور کامل گزارش
کند.)سؤالات
می‌بایست بطور دقیق طراحی شوند و بطور آشکار مورد بررسی قرار گیرند. اگر
یکی از اعضای مصاحبه‌کننده در فنون و تکنیک‌های مصاحبه آموزش دیده باشد و
این تکنیک که می‌تواند هر گونه فریب و حیله‌گری توسط متقاضی را برملا
سازد، بکار گرفته شود این کار بسیار مفید واقع خواهد شد. «دروغ‌های
مصلحت‌آمیز » و ارائه آنها بسیار معمول می‌باشد و ضروری است تا
آنها
در مرحله مصاحبه کشف و آشکار گردد و در این مرحله از استنتاجات
تحقیقات
به عمل آمده در مراحل قبلی می‌بایست استفاده کرد.حذف مطالب درخواست شده
شکلی از فریبکاری‌هایی است که توسط بسیاری از متقاضیان بکار گرفته می‌شود
و آنها مواردی را که ممکن است در عدم صلاحیت آنها برای بدست آوردن شغل،
مؤثر واقع شود حذف می‌کنند که این گونه فریبکاری می‌بایست در مرحله گزینش
و تحقیقات قبل از استخدام کشف گردد .
گزینش قبل استخدام، سازمانها
را جهت شناسایی بهترین فرد در تصدی یک موقعیت شغلی یاری کرده و
ممکن
است این موضوع را نیز آشکار سازد که آنطوری که شما در خصوص یک فرد و
شخص
خاص و صلاحیت وی فکر می‌کردید اشتباه بوده است گزینش مؤثر
قبل از استخدام
در محیط
اقتصادی و رقابتی جهان حاضر سازمانها نمی توانند از عهده پی گیری
مشکلات
کارمندان مانند خشونتهایی که در محل کار ایجاد می شود ازجمله دزدی
، ارائه پیشینه شغلی جعلی ، اختلاس و یا اتهام زدن به دیگران
برآیند و بدین سبب کارفرمایان بطور جدی به گزینش قبل از استخدام بعنوان
ابزار حیاتی و مهمی جهت جلوگیری از چنین مشکلاتی
رو آورده اند .
در عین حال سازمان ها هشیاری
بیشتری به خرج می دهند. با وجود فواید آشکار گزینش قبل از استخدام ،
مدیریت سازمان از متخصصین منابع انسانی و امنیتی انتظار بازدهی
بیشتر
با منابع کمتر را دارد. چالشی که متخصصین منابع انسانی و امنیتی با
آن
مواجه اند، اجرای یک برنامه گزینشی قبل از استخدام با بازدهی بالا می
باشد
.
چنین برنامه ای چهار هدف دارد : اولاً باید
نشان دهد که کارفرما از جدیت و حساسیت خاصی در استخدام
افراد برخوردار می باشد. این بدان معنا ست که کارفرما قدمهای منطقی و عقلائی
در جهت احراز صلاحیت متقاضی انتخاب میکند که این امر می تواند کارفرما را
از سهل انگاری در خصوص بکارگماردن نیروی جدید بازدارد. ثانیاً یک برنامه
گزینشی مناسب، اطلاعات مفید و موثری را درباره فرد متقاضی بدست می آورد تا
از این طریق نتایجی که از کانال مصاحبه بدست می آید، تکمیل کند . هم
چنین این کار ابزار مفیدی جهت احراز صحت پیشینه و تاریخچه شغلی متقاضی
بدست می دهد . ثالثاً چنین برنامه ای متقاضیان مسئله دار را ترغیب می کند
تا خود را کاندید شغل مورد نظر ننمایند .
یک
متقاضی با محکومیت جنایی، کمتر تمایل دارد در سازمانی تقاضای شغل بدهد که
درمورد پیشینه وی بررسی بعمل می آورد . سرانجام یک برنامه گزینشی
موثر، متقاضیان خود را تشویق می کند تا در تکمیل فرمهای تقاضا در
خصوص
پیشینه شغلی و سوابق از خود صداقت نشان دهند . زمانی که به متقاضیان
اعلام
می شود که یک نوع تحقیق و بررسی در زمینه سوابق و پیشینه شما وجود
دارد
خودشان انگیزه کافی جهت آشکار ساختن اطلاعات درخواستی از خود، نشان
می
دهند . آنها احساس می کنند که ممکن است این موارد با یک بررسی و تحقیق
آشکار
گردد .
بسیاری از سازمانها برنامه گزینش مورد نظر
را بعنوان فرایندی که بعد از انتخاب متقاضی جهت
تصدی یک موقعیت شغلی صورت می پذیرد، در نظر می گیرند . در این حالت اسم
فرد مورد نظر به بخش امنیت یا منابع انسانی داده می شود تا گزارشی در
خصوص پیشینه شغلی وی تهیه گردد. با توجه به نوع
کارفرما این کار یا از طریق یک منبع بیرونی و بوسیله شرکتهایی که
این
کار را انجام می دهند صورت گرفته و یا از طریق داخلی و توسط خود
سازمان
انجام می پذیرد . در این نوع برنامه گزینشی تأیید برروی سوابق
کیفری
و سوابقی است که در دسترس می باشد .
یک برنامه گزینشی مؤثر که
خواهان
تحقیق در خصوص پیشینه متقاضی است بسیار وسیع تر از بررسی سوابق
کیفری
فرد بعد از انتخابش جهت تصدی شغل مورد نظر عمل می کند. در واقع یک
برنامه
گزینشی مؤثر، قبل از دسترسی به سوابق و یا انجام اولین مصاحبه آغاز
می
گردد. چنین برنامه ای یک تعهد و حساسیت خاصی را جهت انجام صحیح برنامه
گزینشی
توسط هر کسی که دراین روند درگیر می باشد از سازمان مربوطه طلب می
کند
. گزینش کنندگان ، مدیران استخدامی و مصاحبه گنندگان باید بدانند که
یک
جریان صحیح در خصوص گزینش و بکارگیری نیروی جدید چیزی نیست که بعد از
انتخاب
فرد جهت تصدی یک شغل صورت پذیرد و این خود قسمتی از مسئولیت آنهامی باشد
.
اقدامات بعدی می
تواند در مؤثر بودن و کارآیی هرچه بیشتر این روند کارگزار واقع
گردد،
لیکن تمامی این مراحل می بایست قبل از انتخاب فرد جهت استخدام و قبل
از
بررسی سوابق و پیشینه وی صورت پذیرد. این کار وقت و پول کمی را در
مقایسه
با سودی که بدست می آورند عاید شرکت خواهد ساخت .
این 9 قدمی که در ادامه
خواهد آمد بر دو عامل مهم تکیه دارند: اولاً آنها بصورت متنوع و
گوناگون
و جدا از هم بوده ولی در نهایت با هم وجوه مشترکی داشته و با یکدیگر
وابستگی دارند و از راههای مختلفی به اهداف مورد نظر می رسند. ثانیاً لازم
است تا سازمان وظیفه خود را در قبال بکارگیری نیروهای مناسب در این
فرایند از همان ابتدای کار ، یعنی درج آگهی استخدام در روزنامه
بخوبی
انجام دهد .
این 9 قدم عبارتند از
:
(1 اطلاعیه های استخدامی
مانند
آگهی هایی که در روزنامه ها درج می گردد و می بایست بطور واضح
خواسته
های سازمان را نشان دهد . این امر سبب می شود تا متقاضیانی که مشکل
و
سوء سابقه دارند، حذف شوند زیرا در زمانی که بطور آشکارا در روزنامه به
اطلاع
عموم رسانده می شود که جهت استخدام، گزینش انجام خواهد شد چنین
افرادی
داوطلب نخواهند شد . کارفرمایانی که متقاضیان با صلاحیت را پیدا می
کنند،
به انجام گزینش از طریق شرکتهایی که در این خصوص فعال هستند، راغب
نمی
باشند. کارمندان نیز مانند کارفرمایان دوست دارند در یک محیط سالم با
مردمی
صالح و صادق کار کنند .
(2 تمامی متقاضیان می بایست موافقتنامه و رضایتنامه
ای جهت تحقیق در خصوص سوابق خود امضاء نمایند که این امر شامل
توافق
و رضایت وی جهت بررسی سوابق کیفری هنگام تحویل فرم تقاضانامه نیز می
باشد.
این امر دو کاربرد مهم در فرایند گزینش قبل از استخدام انجام می
دهد:
اول اینکه برای متقاضی روشن می شود که سوابق کیفری وی مورد بررسی
قرار
خواهد گرفت و در این صورت متقاضی اگر دارای سابقه کیفری باشد از
سازمان
دیگری که در این زمینه تحقیق و بررسی انجام نمی دهد تقاضای شغل می
نمایدو
دوم اینکه بعضی از اشخاص بطور ارادی ممکن است مشکلی را که به آن
دچار
می باشند آشکار سازند یعنی در مواقعی که یک عمل جنایی ضعیف که به شغل
مورد درخواست،
ارتباطی ندارد مرتکب شده اند، ممکن است توسط خود متقاضی آشکار گردد
.
سازمانهایی وجود دارند که از فرمهای استخدامی
استفاده نمی کنند، ولی استخدام شخص منوط به بررسی
سوابق و پیشینه وی می باشد. در این حالت سازمان می تواند یک فرم تکمیلی
تهیه نموده تا متقاضی آن را تکمیل و امضاء نماید. بعضی از سازمانهاورقه
ضمیمه
ای در فرم درخواست استخدام آنها موجود بوده که در آن از متقاضیان
درخواست می شود تا اگر در خصوص برنامه گزینشی نگرانی دارند در آن درج
نمایند. این کار ابزار خوبی جهت جلب توجه متقاضیان به
این امر می باشد که در زمینه پیشینه و سوابق آنها بررسی و تحقیق خواهد
شد و این کار جزئی از فرایند استخدامی آنها می باشد
(3 اضافه نمودن یک زبان در موافقتنامه که به عرضه سوابق و پیشینه شخص از
کشورهای
خارجی مربوط می شود . انجام برنامه های گزینشی و بررسی سوابق کیفری افراد
در کشورهای خارجی بسیار مشکل و پرهزینه می باشد و در بسیاری از موارد
امکان پذیر نمی باشد . یک شیوه و روش خاص این است که یک زبان مخصوص و
ویژه به فرم مربوط به سابقه و پیشینه فرد اضافه شود که این اجازه
را
به سازمان می دهند تا سوابق کیفری فرد را از طریق مقامات قضایی سایر
کشورها
پی گیری و بررسی نمایند . این امر ممکن است باعث شود تا متقاضیان
خارج
از کشور، یا خودشان این سوابق را آشکار سازند و یا از طرق دیگری
بررسی
گردد .
(4 در فرم
تقاضانامه و یا مصاحبه هایی که از متقاضیان بعمل می آید
اگر موردی از سابقه کیفری بدست آمد، باید مستقیما از آنها سؤال شود .
بسیار مهم و حیاتی است که از متقاضیانی با سابقه کیفری و دارای
نوعی
محکومیت بطور مستقیم سؤال و پرس و جو شود . بهتر این است که زمان در
فرم
استخدامی قید گردد . در خلال مصاحبه های استخدامی بخشی از سؤالات
استاندارد
باید به این ترتیب طرح گردد "اگر ما از طریق دادگاه بررسی
نمائیم
آیا می توانیم موردی از محکومیت جنایی و یا هرنوع محکومیت دیگری
بدست
آوریم یا نه ؟ " .
در سؤالاتی که راجع به سوابق کیفری فرد طرح
می گردد می بایست موارد ذیل را در نظر داشت :
الف )
همیشه
گسترده ترین سؤالی که طبق قانون اجازه داده می شود می بایست در
نظر
گرفت . بعضی از کارفرمایان این تلقی اشتباه را دارند که تنها می توان
در
خصوص سوابق کیفری فرد سؤال کرد، در صورتیکه محکومیت جنایی می تواند
جنایتهای
مهمتر و جدی تری را آشکار سازد که می بایست شامل چیزی شود که قانون دولتی
اجازه داده است .
ب ) کارفرمایان می بایست سؤالاتی را طرح
نمایند
تا اطلاعاتی راجع به دستگیری هایی که به محکومیت منجر نشده است
بدست
آورند . کارفرمایان عموماً در خصوص موارد در دست بررسی و رسیدگی و یا
محکومیتها
با محدودیتهایی روبرو می باشند .
ج ) از متقاضیان سؤال شود
تا
هرگونه محکومیت و یا موارد در حال رسیدگی در این خصوص را توضیح داده و
وضعیت
خود را شرح دهند . این کار به کارفرمایان اجازه می دهد تا پرونده
دادگاه
را بررسی و به صحت و سقم موارد ارائه شده از سوی متقاضی پی ببرند
. هم چنین می بایست در خصوص محل و موقعیت دقیق بررسیها این موارد سؤال شده
تا
بتوان از این طریق آشکار نمود که کدام دادگاه در حال رسیدگی به این
موارد
می باشد .
د) در مورد اطلاعات درخواستی و یا مواردی که
از طرق گوناگون بدست آمده است می بایست اولویتها و قوانین مربوطه
تطبیق داده شود برای مثال (( این سازمان نمی تواند هر
شخصی را که دارای یک نوع محکومیت جنایی می باشد از شغلی محروم کند.
سازمان می بایست به طبیعت و شرایط جرم و اینکه جرم
به وظایفی که قرار است به فرد محول شود ارتباط دارد یا نه، توجه
کند))
5)ـ تقاضانامه
استخدامی باید بطور آشکار این مطلب را برساند که هرگونه
ارائه اطلاعات غلط و یا حذف موارد درخواستی باعث رد صلاحیت فرد در
استخدام
گردیده و یا اگر فرایند استخدامی شروع شده باشد باعث توقف این
جریان
خواهد گردید و زمان کشف این گونه اطلاعات غلط مهم نمی باشد . این
نیز
قسمت دیگری از یک برنامه گزینشی مؤثر است که کارفرمایان توجه داشته
باشند
که نمی توانند بدون توجه به عوامل شخصی درخواست استخدامی یک فرد را
بخاطر
محکومیت کیفری وی رد کنند ولی اگر یک فرد در فرم خواست، محکومیت
کیفری
خود را کتمان نموده باشد ضعف در صداقت وی دلیل معتبری برای رد
صلاحیت
او بحساب می آید . لازم است یک متقاضی بداند که فریبکاری بدون توجه
به
زمان آشکار شدن آن می تواند موجب قطع فرایند استخدامی او تلقی گردد
.
6 )اگر سوابق متقاضی
تا زمان آغاز تصدی موقعیت شغلی، کامل نباشد به متقاضی یادآوری شود
که هر کاری در خصوص سوابق و پیشینه وی، بر طبق اطلاعات واصله کنترل خواهد
شد . در بعضی از مواقع استخدام قبل از تکمیل سوابق فرد صورت می گیرد در
این حالت ضروری است تا به فرد اطلاع داده شود که استخدام وی مشروط به
دریافت گزارش سوابق وی توسط کارفرما می باشد . هم چنین لازم است
به
وی یادآوری شود که رضایت کارفرما از گزارشهای مذکور، اصولی است به طوری
که
فرد نتواند روی این مسأله که گزارش مذکور رضایت آمیز است یا خیر بحث و
جدل
نماید .
(7منابع استخدامی سابق فرد را باید
بررسی کرد . بررسی چنین منابعی قسمت حیاتی فرایند گزینش
می باشد. در واقع این کار به اندازه بررسی سوابق کیفری متقاضی ارزش دارد،
دفاع از یک کارفرما که جهت سهل انگاری در بررسی سوابق داوطلب و
تاریخچه استخدامی او برعلیه وی اقامه دعوی شده است،
اگر غیر ممکن نباشد بسیار مشکل خواهد بود . حتی اگر کارفرمایان
سابق
متقاضی اطلاعات ارائه شده را به تاریخ شروع و پایان کار وی محدود کند
باز
این خود ارزشمند خواهد بود .
هدف اولیه این است که مکانهایی که
فرد
متقاضی در 5 تا 7 ساله گذشته کار می کرده بررسی و مطمئن شود که هیچ
گونه
ابهامی در این فرایند وجود ندارد، با آگاهی از اینکه متقاضی سابقا در
کجاها کار
می کرده امکان اینکه او در این دوران در بازداشت بوده ویا عمل
جنایی
انجام داده است را کاهش می دهد .
این کار کمک شایانی در خصوص
چگونگی
سوابق کیفری فرد به کارفرما می کند زیرا چنین امکانی جهت بررسی
سوابق
کیفری متقاضی برای بسیاری از کارفرمایان وجود ندارد. کارفرمایان
تنها
می توانند سوابق کیفری فرد را از طریق دادگاههای ویژه و اختصاصی بدست
آورند،
در حالی که بیش از 10000 دادگاه ویژه و اختصاصی در آمریکا وجود
دارد.
این مهم است که کارفرما بداند مراحل بررسی و تحقیق را از کجا آغاز و
عمل
نماید .
البته وجود استخدام دائم فرد در سالهای
گذشته دلیلی بر فقدان سابقه کیفری وی نخواهد بود .
بعضی از قضاوتها اجازه می دهد که حکم زندان برای
فرد در پایان هفته اجرا گردد و یا از طریق یک برنامه بلند مدت
این
کار صورت گرفته ودر ساعات کاری آزاد باشند . بهر صورت زمانیکه این کار
بهمراه
دیگر اقدامات انجام پذیرد قسمت مهمی از برنامه گزینشی را در بر می
گیرد
.
8 )بدست آوردن لیستی از آدرسهای
سابق متقاضی . قدم مهم دیگر این است که لیستی از تمامی آدرسهای
فرد در طی هفت سال گذشته بعلاوه زمانهای تقریبی آن
تهیه گردد . این کار نه تنها باعث می شود که متقاضی به جدیت شرکت در امر
گزینش پی ببرد، بلکه به کارفرما در خصوص اینکه کدام دادگاه صلاحیت دارد
تا در مورد سوابق کیفری فرد از آن تحقیق بعمل آورد، کمک میکند
.
9 )اضافه نمودن گزینشهای آینده
در موافقتنامه . هر فرم مراجعه به رضایتنامه
می بایست شامل زبانی گردد که بوسیله آن تحقیقات و بررسی ها در
خصوص
سوابق وی، در آینده، جهت دستیابی به اهداف ، ارتقاء یا ارزیابی
دوباره
فرد اجازه داده می شود، مگر اینکه بنحو دیگری این کار باطل و فسخ
نشده
باشد . این کار سه هدف مهم را دنبال خواهد نمود: اولاً باعث تقویت
این
ذهنیت می گردد که کارفرما در نگهداری و حفظ یک محیط سالم کاری جدی است
و
یک کارمند در آینده نیز زیر نظر خواهد بود . ثانیاً این کار تحقیقات
آینده
جهت دزدی ، آشوب ، اذیت و آزار و یا سایر مشکلات را هموار خواهد
ساخت
و سرانجام اینکه زبان بدلیل قانون جدید استخدامی مهم و حیاتی می
باشد.
البته این قانون دولت فدرال است که بر گزینش قبل از استخدام بوسیله
آژانسهای
خارجی تأکید دارد . چنین کاری باعث می شود تا کارفرما بتواند در
آینده
از سرویسهای خارجی جهت هدایت و رهبری بررسی ها و تحقیقات آتی در
صورت
بوجود آمدن مسائل محیط کار، استفاده نمایند .
علاوه بر این 9 اقدام ؛
کارفرما می بایست بررسی های اضافی جهت انجام صحیح برنامه را به
انجام
رساند . مهمترین آنها تحقیقات دادگاهی جهت بررسی سوابق کیفری است
. اینها تحقیقات و بررسی های دیگری است که می تواند علاوه بر موارد ذکر شده
صورت
پذیرد . بهر جهت چنین قدمهایی که می بایست قبل از استخدام فرد
برداشته
شود بشدت مؤثر بودن یک برنامه گزینشی را افزایش خواهد داد . این
اقدامات
می تواند این مزیت را داشته باشد که در ارتقاء سلامتی محل کار با
هزینه
های کمی، مؤثر واقع گردد . با وارد کردن هر کسی در فرایند استخدامی مذکور
سازمانها می توانند برنامه های گزینشی خود را بشدت بهبود بخشند
.