ما هر روز را با دانستن اينكه قصد نداريم امروز كارهاي‌مان را كامل كنيم شروع مي‌كنيم. بنابراين اينكه چگونه زمان‌مان را مصرف مي‌كنيم يك تصميم استراتژيك است.
گزاره ها -ديروز با بهترين خيال‌هاي‌اش شروع شد: من صبح با يك احساس مبهم در مورد اينكه بايد به چه چيزي دست يابم وارد دفترم شدم. سپس روي صندلي نشستم و رايانه‌ام را روشن كردم و ميل‌هاي‌ام را چك كردم. دو ساعت بعد و بعد از خاموش كردن چند آتش‌سوزي، حل كردن مسائل ديگران و درگير شدن با هر چيزي كه از طريق رايانه‌ام و تلفن به سمت من پرتاب شد؛ من به سختي مي‌توانستم به ياد بياورم كه اول كه رايانه‌ام را روشن كردم قصد داشتم چه كاري را انجام بدهم! من قرباني كمين‌گاه دشمن شده بودم؛ ولي در عين حال چيزهاي بيش‌تري مي‌دانستم …
وقتي مديريت زمان تدريس مي‌كنم؛ اغلب با سؤال‌هايي مانند اين‌ها كارم را شروع مي‌كنم: چند نفر از شما زمان زيادي دارد كه براي انجام كارهاي‌اش در آن زمان، كافي نيست؟ در ده سال گذشته حتي يك نفر هم دست‌اش را بالا نبرده است!
اين بدان معنا است كه ما هر روز را با دانستن اينكه قصد نداريم امروز كارهاي‌مان را كامل كنيم شروع مي‌كنيم. بنابراين اينكه چگونه زمان‌مان را مصرف مي‌كنيم يك تصميم استراتژيك است. و به همين دليل است كه اين ايده خوبي است كه يك ” فهرست كارهاي ضروري براي انجام شدن (To-Do List)” و يك “فهرست كارهاي ناديده انگاشته شده (Ignore List)” درست كنيم. سخت‌ترين چيزي كه بايد روي آن تمركز داشته باشيم، خودمان هستيم.
با اين حال حتي با داشتن چنين فهرست‌هايي، چالش اصلي اغلب، اجراي آنها است. چگونه مي‌توانيم به يك طرح بچسبيم وقتي كه چيزهاي زيادي آن را تهديد به انحراف مي‌كنند؟ چگونه مي‌توانيد بر كارهاي محدود و مهم تمركز كنيد وقتي چيزهاي زياد توجه شما را به خود مي‌طلبند؟
ما به يك ترفند نيازمنديم.
جك لالين ـ مربي بد‌سازي ـ همه چيز را در مورد ترفندها مي‌داند؛ وي براي دستبند زدن به خودش و سپس شنا كردن مسافت يك مايلي يا بيش‌تر همراه با كشيدن قايق‌هاي بزرگي كه مملو از آدم‌ها هستند معروف شده است! با اين حال او چيزي فراتر از يك شومن است. وي چند دستگاه تمرين بدنسازي از جمله دستگاهي كه داراي قرقره‌‌ها و وزن‌هاي قابل انتخاب است، ابداع كرده كه در تمام باشگاه‌هاي بدنسازي دنيا استفاده مي‌شود. و شوي معروف تلويزيوني او “شو جك لالين” با پخش در 34 سال طولاني‌ترين برنامه بدنسازي تلويزيوني بوده است.
هيچ يك از ويژگي‌ها يا کارهاي جك مرا تحت تأثير قرار نداده است؛ البته جز ترفندي كه به نظر من قدرت واقعي او در آن پنهان است: آيين‌ِ كاري او.
در 94 سالگي او هنوز دو ساعت اول روز كاري‌اش را به تمرين كردن مي‌پردازد: 90 دقيقه وزنه زدن و 30 دقيقه شنا يا پياده‌روي. هر روز صبح او نياز به انجام چنين كارهايي دارد تا به اهداف‌اش برسد: در تولد 95 سالگي‌اش او قصد دارد از ساحل كاليفرنيا تا جزيره سانتا كاتالينا شنا كند كه فاصله‌اي حدود 20 مايل دارند. هم‌چنين او شيفته گفتن اين جمله است كه: ” من قصد مردن ندارم چون تصوير من را در جامعه خراب مي‌كند!”
بنابراين او هم‌چنان استوار و انديشمندانه به سمت اهداف‌اش گام بر مي‌دارد. او از سلامتي‌اش مراقبت مي‌كند و آن را در برنامه كاري‌اش گنجانده است.
مديريت زمان نيز نيازمند انجام آيين‌ي است؛ البته نه به سادگي داشتن يك فهرست يا يك احساس مبهم در مورد اولويت‌هاي‌مان! اين كارها استوار و انديشمندانه نيستند. مديريت زمان نيازمند انجام به صورت يك فرايند مداوم است كه بدون توجه به اينكه چه چيزي ما را بر روي اولويت‌هاي‌مان در طول روز متمركز نگاه مي‌دارد آن را دنبال كنيم.
فكر مي‌كنم مي‌توانيم اين فرايند را در سه گام كه كم‌تر از 18 دقيقه در 9 ساعت كاري‌مان طول مي‌كشد انجام دهيم:
گام اول (5 دقيقه) ـ برنامه‌ريزي روز كاري: قبل از روشن كردن رايانه‌تان پشت ميزتان بنشينيد و تصميم بگيريد چه كارهايي آن روز كاري را تا حد بسيار زيادي موفق مي‌كنند. تصميمات‌تان را روي يك برگه كاغذ بنويسيد. سؤال اين است: به صورت واقع‌بينانه چه كارهايي را مي‌توانيد كامل كنيد كه بر پيشبرد دستيابي به اهداف‌تان تأثيرگذار بگذارند و به شما امكان داشتن احساس بهره‌ور و مفيد بودن روز كاري را بدهند. آن كارها را بنويسيد.
در مرحله بعد بسيار مهم است كه كارهايي كه در مرحله قبل تعيين شده‌اند را به صورت بسته‌هاي زماني برنامه‌ريزي و زمان‌بندي كنيد؛ به شكلي كه سخت‌ترين و مهم‌ترين كارها در ابتداي روز انجام شوند. منظور من از ابتداي روز كاري ـ در صورت امكان ـ حتي پيش از چك كردن ميل‌هاي‌تان است. اگر تمام كارهاي موجود در فهرست‌تان در تقويم كاري‌تان جا نمي‌گيرند آنها را اولويت‌بندي كنيد. تصميم‌گيري در اين زمينه كه در چه زماني و در كجا قصد داريد كاري را انجام دهيد، قدرت بسيار زيادي را به شما مي‌دهد.
در يك تحقيق كه در آن معتادان دارو (مي‌توانيد افرادي با استرس بيش‌تر از آنها پيدا كنيد) موافقت كردند در زمان قطع دارو مطلبي را قبل از ساعت 5 بعدازظهر بنويسند. در يك روز خاص 80% كساني كه گفته بودند كي و كجا آن مطلب را مي‌نويسند، آن را نوشته بودند. هيچ يك از ساير افراد اين كار را نكرده بودند.
اگر مي‌خواهيد يك كار را انجام دهيد، تصميم بگيريد كه چه زماني و در كجا قصد داريد آن را انجام دهيد. در غير اين صورت، آن كار را از ليست‌تان خارج كنيد!
گام دوم (يك دقيقه در هر ساعت) ـ تمركز دوباره: ساعت، تلفن يا رايانه‌تان را طوري تنظيم كنيد كه در هر ساعت يك بار به شما هشدار بدهد. وقتي هشدار را دريافت كرديد، يك نفس عميق بكشيد، به فهرست‌تان نگاه كنيد و از خودتان بپرسيد آيا ساعت قبل را به صورت بهره‌ور و مفيد گذرانده‌ايد يا خير؟ سپس به تقويم‌تان نگاه كنيد و به اين فكر كنيد كه چطور مي‌خواهيد ساعت بعدي‌تان را بگذرانيد. زمان روز كاري‌تان را ساعت به ساعت مديريت كنيد. اجازه ندهيد كه ساعت‌ها شما را مديريت كنيد!
گام سوم (5 دقيقه) ـ مرور: رايانه‌تان را در 5 دقيقه آخر كارتان خاموش كنيد و روز كاري‌تان را مرور كنيد. چه كارهايي كرديد؟ بر روي چه چيزهايي تمركز داشته‌ايد؟ در كجاها از كارتان منحرف شده‌ايد؟ چه درس‌هايي ياد گرفته‌ايد كه به شما براي بهره‌ور بودن در روز كاري بعد كمك مي‌كنند؟
قدرت آيين‌‌ها در پيش‌بيني‌پذير بودن آنها نهفته است. شما كارهاي مشابه را از راهي مشابه و به صورت مداوم انجام مي‌دهيم. در نتيجه پي‌آمد يك آيين قابل پيش‌بيني است. اگر شما نقطه تمركزتان را سنجيده و هوشمندانه انتخاب كنيد و به صورت استوار و ثابت‌قدم نقطه تمركزتان را به خودتان يادآوري كنيد، متمركز باقي خواهيد ماند. به همين سادگي!
اين آيين خاص البته به شما در عبور از كانال انگليس در حال كشيدن كشتي با دستان بسته كمك نمي‌كند. اما ممكن است به شما در داشتن احساس بهره‌وري و موفق بودن در زمان ترك محل كارتان در پايان روز کاري كمك كند.
و در پايان روز، بررسي کنيد که آيا اولويت ديگري وجود ندارد؟
منبع خبر: دانشنامه فارسی اقتصاد
۶ دی ۱۳۸۹ ساعت ۹:۳۸:۲۵ قبل از ظهر