فرآیند مدیریت ریسک

مدیریت ریسک بخش لاینفکی در موفقیت یک پروژه و فرآیندی است که به شناسایی زودهنگام مشکلات احتمالی و در نتیجه انجام اقدامات لازم جهت جلوگیری از تبدیل آنها به مشکلات و مسائل واقعی در آينده پروژه کمک مي‌کند.
فرآیند مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک در اصل دارای 5 مرحله است:
1- برنامه‌ریزی 2- شناسایی 3- ارزیابی 4- اداره کردن 5- نظارت و گزارش‌دهی.
برنامه‌ریزی‌
برنامه‌ریزی مرحله‌اي است که در آن نحوه مدیریت خطرهای احتمالی در پروژه مشخص شده و با توسعه طرح مدیریت ریسک برای پروژه، تکمیل مي‌شود.‌ اين طرح، تیم مدیریت ریسک را مشخص کرده، نقش‌ها و مسوولیت‌های افراد را تعریف مي‌کند و معیار ارزیابی ریسک‌های شناسایی شده را مستند مي‌نماید.
شناسایی
مرحله دوم شناسایی ریسک‌ها مي‌باشد. در‌اين مرحله افراد تیم دور یکدیگر جمع شده‌، ریسک‌های احتمالی را شناسایی مي‌کنند و آنها را در لیست ریسک‌های پروژه، ثبت مي‌کنند. ریسک‌ها مي‌توانند در اشکال مختلفی همچون فرآیند تولید، کاربرد ابزارآلات، کارمندیابی، برنامه و بودجه و غیره وجود داشته باشند‌، همین طور ممکن است از تجربه و درس‌های گرفته شده از پروژه‌های گذشته ناشی شوند.
ترتیب دادن جلسات توفان فکری گروهی، روش خوبی برای شناسایی ریسک‌ها است.‌ اين امر افراد را وادار به تفکر کرده و به آنها اجازه مي‌دهد تا تفکرات و تجربه‌های یکدیگر را توسعه دهند و باید به خاطر سپرد که شناسایی ریسک‌ها، تنها در یک جلسه به اتمام نمي‌رسد، چرا که ریسک‌های جدید و مختلفی در طول عمر یک پروژه سر بر مي‌آورند. در شناسایی ریسک بهتر است تا از عبارت «اگر»- «آنگاه» استفاده شود‌: اگر شرایط ‌اين باشد، آنگاه پیامدهایش ‌اين خواهد بود. استفاده از یک چنین عبارتی ریسک را به طور واضح، توضیح و تبیین نموده و طرز بیان ما را در مورد آن استاندارد مي‌نماید.
ارزیابی
مرحله سوم ارزیابی ریسک‌های شناسایی شده با استفاده از معیار تعریف شده در طرح مدیریت ریسک مي‌باشد. ریسک‌ها بايد براساس احتمال وقوع و پیامدهای احتمالی‌شان ارزیابی شوند. ارزیابی پیامد‌های ریسک از نظر هزینه، برنامه‌ریزی و تکنیک و نیز انتخاب پیامدی که مي‌تواند بیشترین تاثیر را داشته باشد، بسیار حائز اهمیت است. برای مثال ارزیابی یک ریسک از نظر هزینه ممکن است نشان‌دهنده تاثیر کم آن بر پروژه باشد، حال آنکه ‌اين ارزیابی از نظر برنامه‌ریزی، مي‌تواند حاکی از تاثیر بالای آن بر پروژه باشد، پس بايد سطح بالایی از ریسک را در برنامه‌ریزی درنظر گرفت.
اداره کردن
مرحله چهارم در فرآیند مدیریت ریسک، اداره آن است.
4 روش برای اداره کردن ریسک‌ها وجود دارد:
* کاهش؛ که به معنای‌ايجاد طرح‌هایی عملیاتی برای کاهش احتمال ریسک و پیامدهای آن است.
* اجتناب؛ که به معنای ‌ايجاد تغییر در چیزی برای اجتناب کامل از ریسک مي‌باشد، برای مثال ‌ايجاد تغییری در طرح برای اجتناب کامل از یک ریسک.
* واگذاری؛ که به معنای واگذاری ریسک به گروه دیگر مي‌باشد، (برای مثال خرید بیمه).
* پذیرش؛ ‌اين روش بدون ‌ايجاد طرح‌های کاهشی، احتمال وجود ریسک را مي‌پذیرد. ‌اين امر ممکن است به‌اين دلیل باشد که هزینه طرح‌های کاهشی بیشتر از آن است که هزینه‌های ناشی از ریسک احتمالی را پوشش دهد.
طرح‌های کاهشی روی هم رفته، معمول‌ترین راه برای کاهش سطح ریسک مي‌باشند. بازنگری طرح‌های کاهشی جهت اطمینان از عدم وجود ریسک جدیدی در نتیجه به کارگیری همین طرح‌ها، ضروری مي‌‌باشد. چنانچه هرگونه ریسکی در ارتباط با برنامه‌های کاهشی به وجود‌ آيد، مي‌بایست برای ارزیابی توسط تیم مدیریت، به فهرست ریسک‌ها اضافه شود.
نظارت و گزارش دهی
مرحله پنجم شامل نظارت و گزارش دهی است که توسط آن مي‌توان از کارکرد موثر برنامه‌های مربوط به اداره کردن اطمینان حاصل نمود. جهت انجام‌اين کار، ریسک را باید در حین تکمیل مراحل فرآیند مدیریت ریسک ارزیابی و بازنگری مجدد کرد تا از احتمال وجود آن آگاه شد. با آنکه ممکن است ریسک به طور کامل از بین نرود، اما لازم است تا به سطح قابل قبولی کاهش یابد. حتی ریسک‌های پایین نیز باید تحت کنترل باشند تا بتوان از پایین ماندن آنها اطمینان حاصل نمود.
ریسک‌های موجود در یک پروژه، باید در گزارش مدیریت ریسک عنوان شوند.‌اين گزارش باید حاوی فهرستی از ریسک‌های شناسایی شده، طرح‌های اداره کردن جهت کاهش ریسک و ماتریسی از ریسک برای طبقه‌بندی آن به سه دسته بالا، متوسط و پایین باشد.
فواید مدیریت ریسک
مدیریت ریسک عمل مهمي‌است که اگر به موقع طی فعالیت یک پروژه آغاز شود مي‌تواند سودمند بوده و ابزار قدرتمندی برای شناسایی زودهنگام ضعف‌ها باشد تا تیم مدیریت بتواند برنامه‌های عملیاتی را جهت اداره کردن ریسک‌ها سازماندهی کرده و از تبدیل شدن آنها به مساله‌اي بزرگ در‌ آينده جلوگیری کند و به‌ اين ترتیب، پاسخ پیشگیرانه شما نسبت به مسائل بالقوه به جای واکنش نسبت به مسائل و مشکلات‌ آينده مي‌تواند صرفه‌جویی در پول و زمان را به همراه داشته باشد.
منبع‌: www.managerwise.com
مترجم: مائده ارباب‌زاده

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام