استفاده بهینه از زمان با ارزش

یک محدودیت بسیار تاثیرگذار روی عملکرد مالی بسیاری از سازمان‌ها، ظرفیت مدیریت ارشد سازمان برای تصمیم‌گیری سریع و کارآ است.
در این مورد هم سرعت و هم کیفیت مهم هستند. مسلما تصمیمات ضعیفی که با سرعت زیادی گرفته شوند، به از میان رفتن سود سهامداران خواهند انجامید. ولی از طرف دیگر، تصمیمات خوب یا حتی عالی هم که با سرعت بسیار کمي‌گرفته شوند، مي‌توانند عملکرد سازمان را نزول دهند. متاسفانه تحقیقات نشان مي‌دهند که تنها سازمان‌های محدودی زمان مدیرانشان را به صورت سیستماتیک مدیریت مي‌کنند.
مدیران ارشد سازمان‌ها، نسبتا زمان کوتاهی را با یکدیگر مي‌گذرانند. تحقیقات نشان مي‌دهند که مدیران ارشد سازمان‌ها تنها 21 ساعت در ماه را به جلسات با مدیران ارشد دیگر سازمان تخصیص مي‌دهند. موضوع مهم دیگر این است که زمانی که این افراد در نشست‌های خود با دیگران مي‌گذرانند، بسیار کوتاه است و هر چه سازمان بزرگتر مي‌شود و تیم مدیریت ارشد آن هم در سازمان پراکنده‌تر مي‌شوند، این زمانی که باید بیشتر شود، در واقع کمتر مي‌شود.
تصمیم‌گیری در مورد برنامه جلسات بدون تمرکز و نظم لازم است. در بسیاری از سازمان‌ها، برنامه جلسات مختلف یا عینا شبیه هم است یا در لحظه آخر مشخص مي‌شود و قبلا در مورد آن تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی نمي‌شود. در واقع بسیاری از مدیران برنامه جلسات خود را در لحظه آخر با توجه به موضوع بحرانی که در سازمان در آن زمان مطرح است مشخص مي‌کنند.
در بسیاری از سازمان‌ها مشکل بزرگ این است که هیچ فردی مسوول برنامه‌ریزی برای برنامه جلسات نیست.
توجه کمي ‌به استراتژی مي‌شود. با توجه به نحوه مشخص شدن موضوع جلسات که بیشتر به صورت دقیقه نودی است، مسلم است که در ماه تنها حداکثر سه ساعت از زمان این جلسات براي صحبت کردن در مورد موضوعات استراتژیک صرف مي‌شود.
نشست‌های مدیران ارشد برای گرفتن تصمیمات واقعی برنامه‌ریزی نشده‌اند. بسیاری از نشست‌های مدیریتی سازمان حتی برای گرفتن تصمیم برگزار نمي‌شوند. بسیاری از جلساتی که برای این موضوع هم برگزار مي‌شوند، بیشتر جلسات توفان فکر هستند که آنها هم به ندرت منجر به تصمیمات به دردبخوری مي‌شوند.
حتی از آن زمان‌های کمي ‌که این جلسات منجر به برخی تصمیمات مشخص مي‌شوند هم تنها سازمان‌های کمي ‌هستند که این تصمیمات را به مرحله پیاده سازی مي‌رسانند. زمانی که جلسات به پایان مي‌رسند و هر کس به سرکار خود بر مي‌گردد، شرکت‌کنندگان در جلسه هر کدام برداشت‌های کاملا متفاوتی از تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است را به واحد خود منتقل مي‌کنند.
هفت روش برای استفاده بهینه از زمان با ارزش
مدیران ارشد سازمان‌ها برای اینکه بتوانند از این زمان محدودی که با هم مي‌گذرانند به بهترین شکل ممکن استفاده کنند باید:
با عملیات به شیوه‌ای متفاوت از استراتژی برخورد کنند: مرور عملکرد عملیات و گرفتن تصمیمات استراتژیک فعالیت‌های متفاوتی هستند که زمان‌های مختلف و روند‌های گفت‌وگوی متفاوتی را نیاز دارند. بررسی‌ها نشان مي‌دهند که موفق‌ترین سازمان‌ها برای هر کدام از این فعالیت‌ها روند‌های متفاوت و نشست‌های مختلفی را برگزار مي‌کنند. به این‌ترتیب کارهای روزانه دیگر کل زمان جلسات تیم‌های مدیریتی را نمي‌گیرند و زمان آنها را برای تصمیم‌گیری‌های مهم‌تر و سرنوشت ساز باز‌تر مي‌کنند.
روی تصمیمات تمرکز کنید نه روی بحث‌ها: تغییرات لازم برای تمرکز کردن بیشتر روی جلسات تیم‌ها برای اینکه بتوانند زمان بیشتری را به تصمیم‌گیری تخصیص دهند، بسیار ناچیز به نظر مي‌رسد. برخی از سازمان‌ها مي‌بینند که شیفت دادن تمرکز نشست‌های مدیریت ارشد از بحث کردن به تصمیم‌گیری، تاثیرات بسیار بزرگی را در سازمان منجر مي‌شود.
هر کدام از عناصر برنامه جلسه را ارزیابی کنید. اگر مدیران ارشد پنج موضوع برای بحث کردن داشتند و مي‌دانستند که حل کردن یکی از این پنج عنصر بیست برابر ارزش همه آن چهار عنصر دیگر تولید مي‌کند، مسلما‌ترجیح خواهند داد که زمان بیشتری را روی آن یک مورد بگذارند و زمانشان را صرف صحبت کردن در مورد بقیه عناصر غیر مهم نکنند. مسلما ارزش هر کدام از این عناصر به ندرت به این روشنی مشخص است. در نتیجه مدیران ارشد در بسیاری از مواقع زمان با ارزش خود را صرف موضوعات بی‌ارزش مي‌کنند و تصمیم‌گیری در مورد مسائل مهمتر را تا بی نهایت به تاخیر مي‌اندازند.
سازمان‌های موفق موضوعات مهم هر جلسه مدیران را به دقت ارزش گذاری مي‌کنند به این‌ترتیب که زمان موجود برای هر عنصر را با توجه به ارزشی که حل کردن آن موضوع خاص برای سازمان به ارمغان خواهد آورد تعیین مي‌کنند، به این‌ترتیب موضوعات نه چندان مهمي ‌که باید بررسی شوند، به مدیران سطح پایین‌تر سپرده مي‌شوند و مدیران ارشد زمان محدودشان را تنها به تصمیماتی که تاثیرات استراتژیک روی آینده و عملکرد سازمان مي‌گذارند، تخصیص مي‌دهند.
عناصر كم‌اهميت را با سرعت هر چه تمام‌تر از برنامه جلسات کنار بگذارید. سازمان‌هایی که سعی مي‌کنند که مدیران ارشدشان زمانشان را تنها صرف عناصر بسیار مهم و استراتژیک در جلسات کنند، همانقدر که سعی مي‌کنند از همان اول موضوعات مهم را به برنامه جلسات اضافه کنند و موضوعات غیر مهم را به مدیران سطح پایین‌تر بسپارند، اين سازمان‌ها همچنين موضوعات را به محض اینکه در جلسه بحث شدند و تصمیمات لازم در مورد آنها گرفته شد، از برنامه جلسه حذف کنند. به عبارت دیگر به محض اینکه مدیران ارشد فهمیدند که چه موضوعاتی ارزش بحث کردن و زمان گذاشتن در جلسات را دارند، باید سعی کنند روش‌های پرداختن مناسب به آنها را هم شناسایی کنند. چنین کاری مستلزم مشخص کردن مدت زمانی است که اعضا مایلند به هر عنصر تخصیص دهند و اینکه برای هر عنصر چه افرادی باید در آن جلسه حضور داشته باشند.
انتخاب‌های واقعی را روی میز تصمیم‌گیری بگذارید. زمانی که موضوعات مهم برای بررسی شدن در جلسات روی میز قرار گرفتند و مدیران هم در جلسه حضور پیدا کردند، یکی از مهم‌ترین موضوعات برای اینکه تصمیمات درست و خوبی گرفته شوند، این است که انتخاب‌های مناسبی پیش روی مدیران قرار بگیرند. در نهایت مدیران در صورتی که راه حل‌های مناسبی پیش رو نداشته باشند، نمي‌توانند تصمیمات درستی را بگیرند.
به نظر مدیران قبل از اینکه هر تصمیمي‌بگیرند، باید سه راهکار مختلف پیش رو داشته باشند. هر کدام از این راهکارها باید یک راهکار کامل باشند، نه تنها شکل‌های مختلفی از یک راهکار یکسان، ولی تحقیقات نشان مي‌دهند که این کار در بسیاری از سازمان‌ها صورت نمي‌گیرد. در مورد بحث کردن در مورد بهترین تصمیم ممکن بسیاری از مدیران‌ترجیح مي‌دهند که بحث‌هایشان برای انتخاب بهترین راهکار ممکن را از انتخاب کردن بهترین راهکار جدا کنند. به این‌ترتیب تمام احتمالات ممکن قبل از گرفتن بهترین تصمیم روی میز جلوی چشم مدیران خواهد بود.
جدا کردن فرآیند ایجاد راهکار‌های استراتژیک از ارزیابی آنها و در نهایت انتخاب بهترین راهکار ممکن، فرآیند نهایی تصمیم‌گیری را بهبود مي‌دهد. زمانی که مدیران ارشد مطمئن باشند که همه راهکارهای ممکن را به خوبی بررسی کرده‌اند و برای اینکه بهترین راهکار ممکن را انتخاب کنند و منابع لازم را تخصیص دهند، بسیار مشتاق‌تر خواهند بود.
از فرآیند‌های تصمیم‌گیری رایج و استاندارد‌ها استفاده کنید: برخی از تیم‌های مدیریتی ارشد، به نظرشان تصمیم‌گیری کارآ با سرعت مناسب، کار بسیار دشواری مي‌آید. ولی راه‌هایی برای از میان برداشتن این بده‌بستان‌ها وجود دارد. برای اینکه سازمان‌ها بتوانند بهترین تصمیمات ممکن را بگیرند، از زبان‌ها، متدلوژی‌ها و شیوه‌های استاندارد برای تصمیم‌گیری استفاده مي‌کنند. به این‌ترتیب آنها مي‌توانند موضوعات بسیاری را به صورت همزمان بررسی کنند. به این‌ترتیب تصمیم‌گیری‌های فردی سریع‌تر نمي‌شوند ولی گروه‌ها این امکان را مي‌یابند که هر ساله تصمیمات بیشتری بگیرند.
تصمیمات را پایدار کنید: معمولا بزرگ‌ترین مشکلی که تیم‌های مدیریتی با آن مواجه مي‌شوند، توافق کردن بر سر این موضوع است که در جلسات در مورد چه موضوعاتی به توافق رسیده بودند. در واقع تصميمات مگر در حالتی که به کارهای ملموسی تبدیل شوند، در معرض سوء تعبیر و نادیده گرفته شدن هستند.
روند‌هایی که برای پایاتر کردن تصمیمات گرفته شده وجود دارند، امکان این پایداری را به دو روش ایجاد مي‌کنند. اول اینکه سازمان‌ها را مجبور مي‌کنند که در پایان جلسات به روشنی مشخص کنند که چه تصمیماتی گرفته شده است و روی چه موضوعاتی توافق حاصل شده است. اگر در مورد منابعی که برای اجرای تصمیمات گرفته شده لازم هستند ابهام وجود دارد، تیم‌های مدیریتی مي‌توانند تصمیم‌گیری‌هایشان را تا زمانی که همه چیز آماده باشد، به تاخیر بیندازند. دوم اینکه قرارداد‌های عملکردی، دنبال کردن استراتژی‌های مورد توافق قرار گرفته را آسان‌تر مي‌کنند. عملکرد یک واحد کاری مي‌تواند در صورتی که قراردادی در مورد استراتژی خاصی بسته شده باشد، مورد بررسی قرار بگیرد.
اگر یک واحد خاص نتواند مفاد قرارداد برای پیاده سازی استراتژی مشخصی را اجرا کند، در این صورت آن استراتژی برای بررسی و ارزیابی مجدد دوباره روی میز جلسه مدیران ارشد قرار مي‌گیرد و در صورتی که اصلاحات خاصی لازم داشته باشد، اصلاحات لازم روی آنها انجام مي‌شود.
علاوه بر استفاده از این قرارداد‌ها برای پایدار‌تر کردن تصمیمات گرفته شده، برخی از سازمان‌ها از نرم‌های خاص رفتاری برای تیم‌های مدیریتی ارشد برای ادامه دار شدن همکاری‌ها استفاده مي‌کنند.
اگر سازمان‌های بیشتری متوجه این موضوع شوند که زمان مدیران ارشدشان با ارزش‌ترین دارایی شان است، ما مي‌توانیم شاهد تعداد بیشتری از سازمان‌ها باشیم که از استراتژی‌های ذکر شده استفاده مي‌کنند. در این صورت برنامه‌ریزی استراتژیک تنها به موضوعی در کتاب‌ها خلاصه نخواهد شد، بلکه به اطمینان حاصل کردن از تمرکز تیم‌های مدیریتی ارشد روی مهم‌ترین موضوعات ممکن، ارزیابی و بررسی همه راهکارهای ممکن و انتخاب بهترین راه حل در کوتاه‌ترین زمان ممکن منجر خواهد شد. به عبارت دیگر از برنامه‌ریزی استراتژیک برای بهره‌برداری به بهترین حالت ممکن از زمان مدیران و رسیدن به تصمیمات مناسب‌تر استفاده خواهد شد.
سریما نازاریان
منبع: HBR

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام