عصر اطلاعات و ورود به عصر دانايي

امروزه مديريت دانايي به عنوان يکي از ابزارهاي مهم و شايد مهمترين ابزار جهت توانمندسازي سازمان‌ها به شمار مي‌رود. شماري از محققين، عصر حاضر را دوران عبور از عصر اطلاعات و ورود به عصر دانايي ناميده‌اند. مديريت دانايي در سازمان‌ها داراي دامنه بسيار گسترده و اشکال متفاوت مي‌باشد.
با اين حال استفاده از راهکارهاي مديريت دانايي همواره با چالش‌هاي گوناگوني روبه‌رو بوده است. در اغلب موارد، سازمان‌ها بدون درک صحيح چالش‌هاي فراروي پروژه‌هاي مديريت دانايي و تلاش و بسترسازي مناسب براي حل آنها، اقدام به به کارگيري راه‌حل‌هاي مبتني بر دانايي نمودند که اين امر نه تنها امتيازي براي سازمان ايجاد نمي‌کند، بلکه هزينه‌هاي گزافي هم بر سازمان تحميل مي‌نمايد. شناخت اين چالش‌ها يکي از اساسي‌ترين مراحل فرآيند به کارگيري سيستم‌هاي مديريت دانايي مي‌باشد.
یک رويکرد برای تجزيه و تحليل چالش‌هاي فراروي سيستم‌هاي مديريت دانايي بازار دانايي مي‌باشد که از اوايل قرن جاري به صورت گسترده‌اي مورد توجه قرار گرفت. در اين رويکرد دانايي به عنوان کالاي ذي‌قيمتي در نظر گرفته مي‌شود و تحليل‌هاي شبيه‌سازي شده از تحليل‌هاي اقتصادي در مورد آن انجام مي‌شود.يکي از مراکز مهم دانايي محور سازمان که از دانايي به عنوان اصلي‌ترين مولفه در فرآيندهاي خود استفاده مي‌نمايد، واحد تحقيق و توسعه مي‌باشد. از اين رو بررسي چالش‌هاي فراروي سيستم‌هاي مديريت دانايي به عنوان مهم‌ترين سيستم در مديريت امروز امري حياتي و کليدي است.
چالش‌هاي مديريت دانايي
اکثر سازمان‌ها بي‌توجه به زيرساخت‌هاي فرهنگي مورد نياز جهت پياده‌سازي مديريت دانايي اقدام به ايجاد سيستم‌هاي مديريت دانايي در سازمان کردند و در نتيجه بسياري از پروژه‌هاي مديريت دانايي شکست خورده و هيچ موفقيتي در زمينه بهبود اشتراک دانايي در سازمان به وجود نيامد. پس از صرف بيش از سه ميليارد دلار روي نرم‌افزارها و خدمات مهندسي مديريت دانايي در سطح سازمان‌ها در دهه نود ميلادي، اکنون در مورد ميزان اثربخشي پروژه‌هاي مديريت دانايي در بين مديران سازمان‌ها ترديد فراگيري حاكم شده است. در نتيجه مديران دريافتند که انجام ندادن پروژه‌هاي مديريت دانايي سودمندتر از انجام آنها مي‌باشد؛ اما با اين حال هزينه‌هاي ناشي از عدم اشتراک دانايي سازماني بسيار مخرب و کمرشکن مي‌باشند و در عرصه‌هاي کليدي همانند نوآوري در عرصه خدمات به مشتريان، آموزش و يادگيري مجدد، هزينه‌هاي بسيار سنگيني به سازمان تحميل مي‌کند.
بر اساس مطالعه صورت گرفته در آمريکا و کانادا به طور ميانگين 6 درصد درآمد سازمان بر اثر عدم دسترسي اثربخش به دانايي از بين مي‌رود. راهکار اين مساله عدم سرمايه‌گذاري روي مديريت دانايي نيست، بلکه افزايش اثربخشي در سرمايه‌هاي دانايي سازمان مي‌باشد. اين مساله با تمرکز بيشتر روي دو مساله کليدي به دست مي‌آيد. اول آنكه مديران ارشد ديدگاهي روشن از مسائل کسب وکار خود و دانايي مورد نياز جهت حل آنها به دست آورند. دوم آنكه مديران اجرايي و رده مياني سازمان، ديدگاه روشني از دلايل عدم جريان صحيح دانايي براي حل مسائل کسب و کار داشته باشند.
معضلات و چالش‌هاي فراروي اشتراک دانايي در واحدهاي تحقيق و توسعه سازمان‌ها
امروزه واحدهاي تحقيق و توسعه به عنوان بخش استراتژيک و دانايي محور سازمان محسوب مي‌شوند. از اين رو اين بخش‌ها نيازمند نگاه دقيق تر و حساس‌تر از نظر چگونگي مديريت دانايي هستند. اين نکته را نباید فراموش کرد که يکي از مهم‌ترين و شايد مهم‌ترين مولفه‌اي که در واحدهاي تحقيق و توسعه به کار گرفته مي‌شود، دانايي مي‌باشد. در زیر به بررسی برخی از چالش‌هاي فراروي سيستم‌هاي مديريت دانايي در واحدهاي تحقيق و توسعه مي‌پردازيم.
عدم راه‌اندازي سازوکارهاي تدوين دانايي
در سازمان‌هاي پيشروي امروزي کليه کارکنان در فرآيندهاي تحقيق و توسعه حضور اثرگذار و کارا دارند و سعي مي‌کنند با حضور در اين فرآيندها و اشتراک دانايي خود در نوآوري و ارائه کالاها و خدمات خلاقانه، سازمان را ياري دهند.
اما در بسياري از سازمان‌ها نيروي انساني ماهر با اين سردرگمي‌ روبه‌رو هستند که چگونه و کجا مي‌توانند به تدوين دانايي خود پرداخته و فرآيند تکوين و بهبود دانايي خود را طي کنند. براي حل اين چالش مي‌توان از يک الگو با زيرساخت‌هاي سخت‌افزاري (فن‌آوري اطلاعات) و فرهنگي (استانداردها و مقررات) استفاده كرد که به اصلاح فرآيندهاي کاري بپردازد و فرآيند اشتراک و ذخيره دانايي را اصلاح نمايد.
کمبود محرک‌ها جهت اشتراک دانايي
در بسياري از سازمان‌ها نيروي انساني ماهر و صاحبان تجربه و دانايي انگيزه‌ زيادي جهت ارائه و اشتراک دانايي خود با ديگران ندارند. اين مساله مهمترين دليل شکست پروژه‌هاي مديريت دانايي مي‌باشد. زماني‌که کارکنان در سازمان احساس کنند که اشتراک گذاشتن دانايي نه تنها موقعيتي براي آنها ايجاد نمي‌کند، بلکه مي‌تواند به تهديدي براي عملکرد روزانه آنها بدل شود؛ از اشتراک دانايي و تجارب خود پرهيز مي‌کنند. بنابراين ايجاد يک سري فعاليت‌هاي فرهنگي جهت تشويق کارکنان، استفاده از سيستم‌هاي انگيزشي جذاب و نوين تغييرات در سيستم ترفيع سازماني مي‌تواند جهت حل اين چالش مفيد و راهگشا باشد.
بي‌توجهي به منابع دانايي خارج از سازمان
يکي از مهم‌ترين زمينه‌هايي که امروزه در سازمان‌ها مطرح شده است، برونسپاري (Outsourcing) فعاليت‌ها است. اين مساله به سازمان کمک مي‌کند تا علاوه بر کاهش هزينه‌ها و افزايش اثربخشي و کارآيي فعاليت‌ها، گستره استراتژيک خود را نيز گسترش دهد و مرزهاي جديد دانايي و همکاران جديدي را کشف نمايد. علاوه بر اين در بسياري از مواقع استفاده از منابع خارجي جهت تجزيه و تحليل‌هاي اساسي و کليدي اطلاعات مي‌تواند تنها راه‌حل موجود فراروي سازمان باشد.
اخيرا برونسپاري فعاليت‌هاي تحقيق و توسعه در سطح گسترده‌اي مطرح شده است و سازمان‌هاي پيشرو، اقبال گسترده‌اي به اين مقوله نشان داده‌اند. با اين حال همچنان در بسياري از کشورها و سازمان‌ها از اين پديده غفلت مي‌شود، اين يکي از چالش‌هاي اساسي فراروي سيستم‌هاي مديريت دانايي در واحدهاي تحقيق و توسعه است.
عدم کارآيي سيستم انتقال
يکي از مهم‌ترين اصول در سيستم‌هاي دانايي محور، دستيابي به دانايي مورد نياز براي فرد مناسب در زمان مناسب است.
این اصل در واحدهاي تحقيق و توسعه به جهت طبيعت خلاق و نوآور اهميت صد چندان پيدا مي‌کند. در زمينه تحقيق و توسعه عدم دستيابي به دانايي مورد نياز در زمان مناسب، ممکن است پروژه ايجاد يک محصول نوآورانه را مختل يا دچار شکست نمايد يا اينکه سودآوري يک محصول را به جهت ناتواني در رساندن به موقع آن به بازار کاهش دهد يا حتي در محيط سنگين رقابتي کسب و کار يک فرصت را تبديل به يک تهديد نمايد.
در بسياري از موارد افرادي که نيازمند دانايي هستند، بايد ساعت‌ها وقت خود را صرف يافتن افراد خبره موردنظر يا فرآيندهاي مرتبط با دانايي مورد نظر کنند؛ يا اينکه بين صدها پرونده و مستندات موجود به جست‌وجوی اطلاعات مرتبط با موضوع موردنظر بپردازند که در نهايت هم با دانايي حاوي اطلاعات نادقيق و تاريخ گذشته مواجه مي‌شوند. براي غلبه بر اين وضعيت علاوه بر فعاليت‌هاي مبتني بر فرهنگ‌سازي جهت شناسايي منابع دانايي به کارکنان، بايد از ابزارهاي جديد مبتني بر فن‌آوري اطلاعات که راهکارهايي مانند مديريت محتوا و مديريت مستندات فراهم مي‌کند؛ جهت تسريع و تسهيل فرآيندهاي انتقال دانايي استفاده کرد. البته قبل از همه اينها بايد فرآيندهاي مديريتي جهت بسترسازي، خلق و بسط و توسعه دانايي سازماني و همچنين ارزيابي و اندازه‌گيري منابع دانايي سازماني ايجاد شود.
عدم درک ارزش‌مندي دانايي
با تمام مطالبي که راجع به اهميت دانايي در سازمان‌ها به طور اعم و در واحدهاي تحقيق و توسعه به صورت اخص گفته شد، ولي همچنان اهميت دانايي و صاحبان دانايي در سازمان‌ها نامشخص و بعضا ناپيدا است.در سازمان‌ها از يک سو كاركنان ماهر و نخبه به اهميت دانايي در اختيار خود واقف نيستند و از سوي ديگر کارکنان نيازمند دانايي، به دلايل مختلف جهت حل مشکلات روزمره به استفاده از منابع دانايي انساني و غيرانساني تمايلي نشان نمي‌دهند. اين مساله از مهم‌ترين چالش‌هاي فراروي مديريت دانايي و اشتراک دانايي سازماني مي‌باشد.
نمايش اهميت دانايي به عنوان سرمايه کليدي سازمان‌هاي امروزي جهت توسعه و نوآوري، نيازمند بسترهاي مديريتي و سازماني است که دستيابي به آن مستلزم برنامه استراتژيک درازمدت مي‌باشد. تغيير فرهنگ سازماني از جمله تغييرات زمانبر و هزينه‌بر بوده و اجراي آن تفکر سيستمي‌ و صبورانه‌اي را توسط مديريت ارشد سازمان مي‌طلبد.
کمبود آگاهي مشتریان در مورد دارايي‌هاي دانايي محور سازمان
يکي از مهم‌ترين کارکردهاي واحدهاي تحقيق و توسعه به ويژه در سازمان‌هاي خدماتي، ارائه دانايي مناسب درباره محصولات و خدمات خود به مشتريان و بازار است. اين امر باعث مي‌شود تا ساير ذي‌نفعان به ويژه مشتريان در فرآيند خلق ارزش سازمان حضور داشته باشند، اما اين مساله نيز با چالش‌هاي زيادي روبه‌رو است. بسياري از مشتريان و شرکاي تجاري سازمان از وجود دانايي موجود و اينکه مي‌توانند به شکل رايگان دانايي مورد نياز خود را دريافت کنند، آگاه نيستند. اين در حالي است که بسياري از مشتريان تصور مي‌کنند در صورت درخواست دانايي، هزينه‌هاي بسياري را متحمل مي‌شوند. به اين منظور سازمان بايد در برنامه‌هاي مشتري‌گرايي خود تغييراتي جهت معرفي و ارائه منابع دانايي موجود به مشتريان ايجاد کند.
ايجاد فرهنگ مشتري محور در سازمان، فرهنگ‌سازي و ايجاد مقررات و استانداردهاي رفتار با مشتريان و استفاده از ابزارهاي نوين هوش سازماني مبتني بر راهکارهاي فن‌آوري اطلاعات مانند راه‌اندازي مرکز تماس‌ها و مديريت ارتباط با مشتري، از جمله راه‌حل‌هاي اين چالش مي‌باشد.
عدم هماهنگي مابين سيستم‌هاي دانايي محور
استفاده از سيستم‌هاي مديريت دانايي نوين و همگام‌سازي سازمان با پيشرفت‌هاي فناوري از ضرورت‌هاي سيستم‌هاي مديريت دانايي در دنياي امروز است. واحدهاي تحقيق و توسعه هم به عنوان طلايه‌داران پيشرفت و نوآوري در سازمان‌ها بايد همگام با پيشرفت فناوري، توسعه سازماني را نيز ايجاد نمايند و در راستاي برقراري تناسب بين اين دو مقوله تلاش کنند.مشکل بزرگ، زماني ايجاد مي‌شود که تعادل مابين سرعت پيشرفت سازماني و پيشرفت ابزارهاي مورد استفاده برقرار نمي‌شود. در نتيجه سازمان خود را مواجه با تعداد زيادي از پايگاه‌هاي داده با همپوشاني و تداخل با يکديگر مي‌بيند. در اين وضعيت فهم حقيقي دانايي سازمان بسيار دشوار و در عين حال غيرممکن مي‌شود. از اين رو سازمان بايد به مهندسي مجدد فرآيندها، به‌روزرساني امکانات سخت‌افزاري موجود و حتي‌الامکان ايجاد يک منبع واحد جهت ذخيره اطلاعات و مستندات بپردازد.
کمبود واسطه‌ها (توانمندسازها)
تجربه نشان داده است که نيروي انساني ماهر در سازمان به صورت مداوم مورد مراجعه قرار مي‌گيرند و بارها به يک پرسش پاسخ مي‌دهند. اين مساله علاوه بر اينکه زمان بسياري را از نيروي انساني ماهر در سازمان مي‌گيرد، باعث خستگي و بي‌حوصلگي نيروي انساني ماهر مي‌شود و در نتيجه کاهش اثربخشي و بهره‌وري نيروي انساني ماهر را در پي دارد.
براي حل اين چالش مي‌توان با ايجاد واسطه‌هاي دانايي، بدون مزاحمت براي نيروي انساني ماهر، افراد را به منابع دانايي و مستندات مناسب راهنمايي کرد. اين واسطه‌ها به تسهيل فرآيندهاي منتهي به دانايي مي‌پردازند و دستيابي کارکنان به منابع دانايي را در کوتاه‌ترين زمان امکان‌پذير مي‌کنند.
عدم حمايت از دارايي‌هاي معنوي
چالش مهم ديگر در مديريت دانايي در واحدهاي تحقيق و توسعه سازماني، عدم حمايت معنوي از دستاوردهاي دانايي‌محور سازمان مي‌باشد. در بسياري از سازمان‌ها پس از دستيابي به يک دستاورد نوين، فقدان حمايت معنوي باعث مي‌شود تا رقبا بي‌توجه به ارزش آن دستاورد، اقدام به تقليد و بهره‌برداري از آن نمايند. اين مساله نه‌تنها منافعي براي سازمان در پي ندارد؛ بلکه باعث نااميدي و سرخوردگي در بين نيروي انساني سازمان مي‌شود و فرهنگ ابتکار و نوآوري را در سازمان و نيز مزيت رقابتي دستاورد دانايي محور را از بين مي‌برد و سازمان‌هاي رقيب با انعطاف‌پذيري و سرعت بالاتر مي‌توانند سهم بيشتري از بازار تصاحب کنند. بنابراین جلوگيري از خروج سرمايه‌هاي معنوي از وظايف بسيار مهم سازمان مي‌باشد.
امروزه سيستم‌هاي مديريت دانايي به شکل فراگير در سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند؛ اما موفقيت به‌کارگيري اين سيستم‌ها مستلزم شناخت صحيح از محيط و بسترهاي سازماني مورد نياز براي پياده‌سازي مديريت دانايي است. درک اين نکته که مفهوم دانايي يک مفهوم آميخته با انسان است، اهميت اين بررسي را بيش از پيش مشخص مي‌کند. شناخت و رفع چالش‌هاي اشتراک دانايي اساسي‌ترين نياز پياده‌سازي مديريت دانايي است. در آينده مي‌توان با گسترش راهکارهاي اين چالش و همين طور بررسي چالش‌ها در ساير مراحل مديريت دانايي گام موثري در استفاده بهينه از مديريت دانايي برداشت.
منابع در دفتر روزنامه موجود است 

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام