در‌اين مقاله به سوالی مي‌پردازیم که بسیاری از سازمان‌ها و مدیران با آن درگیر هستند.اينکه مشکلاتی که دسترسی به‌اينترنت در شرکت‌های دولتی مي‌تواند به وجود بیاورد چه چیز‌هایی هستند.
مشکل
من یک مدیر دولتی هستم که مجبور هستم برای کارکنانم دسترسی به‌اينترنت را فراهم کنم. در حال حاضر کارکنان مي‌توانند در‌اينترنت بگردند و نامه‌‌های الکترونیکی‌شان را چک کنند. ما متوجه شده‌ايم که یکی از کارکنانمان زمان بسیار زیادی را به جست‌وجو کردن در‌اينترنت مي‌گذراند و به ما خبر رسیده است که او در زمان کار به سراغ برخی بازی‌ها و فیلم‌های اينترنتی مي‌رود. آيا پیشنهادی برای ما دارید؟
پاسخ
هر روزه سازمان‌های دولتی بسیاری دسترسی به اينترنت را برای کارکنانشان فراهم مي‌کنند. بنابراین اين سوال مساله‌اي است که هر روز سازمان‌های دولتی بیشتری با آن مواجه مي‌شوند. چگونه مي‌توان دسترسی به اينترنت را به گونه‌اي قانونمند کرد که در عین حال‌اين تکنولوژی کاربری خود را از دست ندهد؟ در واقع سوال اين است که چه حدی از قانون‌گذاری برای اينترنت مطلوب است؟
در مجموع بیایید به یاد داشته باشیم که اينترنت اجازه برقراری ارتباط و تحقیق کردن را از درون خود اداره برای کارکنان فراهم مي‌کند. ثانیا، یکی دیگر از مزایای داشتن اينترنت در محل کار اين است که کارکنان مي‌توانند با یکدیگر و با افراد خارج از اداره با سهولت بیشتری ارتباط برقرار کنند. متاسفانه برای پاسخ دادن به اين سوال قوانین مشخص و از پیش تعيين شده‌اي که به صورت کامل مشکل را از میان بردارند وجود ندارد. در موقعیت شرح داده شده در بالا، مسائل بسیاری به چشم مي‌خورند.
شاید بزرگ‌ترین مشکل اين است که کارمند مذکور از اينترنت برای دسترسی به برخی سایت‌های غیراخلاقی استفاده مي‌کند. مساله‌اي که مخصوصا در سازمان‌های دولتی اهمیت فراوانی مي‌یابد. در عین اينکه افراد کمي از اين موضوع اطلاع دارند، کارکنان باید بدانند که سایت‌هایی که آنها به سراغ‌شان مي‌روند را به سادگی مي‌توان تحت نظارت قرار داد و صاحب وب سایتی که ايشان به آن سر مي‌زنند، مي‌تواند از اين اطلاعات که چه کسی به سایتش سر زده است، استفاده فراوانی بکند.
از آنجایی که بسیاری از کارکنان دولتی مشخصه‌هایی دارند که نشان مي‌دهد آنها کارکنان دولت هستند، باید بدانیم که چنین رفتار‌هایی در محل کار به صورت راز باقی نمي‌ماند. احتمال وقوع اتفاقاتی که منجر به ايجاد شرم ساری در جامعه باشد، وجود دارد. به همین دلایل حتی زمانی که مسائل اخلاقی را کنار بگذاریم هم، کارکنان باید بدانند که استفاده کردن از‌اينترنت برای آنها مسوولیت به همراه مي‌آورد. ما پیشنهاد مي‌کنیم که یک دفترچه قوانین استفاده از اينترنت در سازمان‌ها ايجاد شود و هر سیاستی هم که در‌اين زمینه پیش گرفته مي‌شود، کارکنان باید به روشنی بدانند که چه رفتار‌هایی رفتار‌های پسندیده در محیط کار در زمان استفاده از اينترنت است و چه رفتار‌هایی در مورد استفاده از‌اينترنت غیرقانونی است. شاید‌اين مساله روشن‌ترین نکته در زمان مواجهه با مساله‌اي باشد که پیش رو داریم.
مساله دیگری که در اين زمینه وجود دارد، کاهش بهره‌وری در ساعات کاری در صورتی است که کارکنان زمانی بیش از حد را در اينترنت بگذرانند. در مورد خاصی که در اين مقاله به آن اشاره شده است، فرد مورد نظر روزانه سه ساعت از زمان کاری خود را در اينترنت مي‌گذراند و آن طور که به نظر مي‌رسد، در اين مدت کارهایی که در اينترنت مي‌کنند، ربطی به کار و وظایف کاری‌اش ندارد. برخی از افراد حامي این دیدگاه هستند که در اين مورد سازمان باید با استفاده از برخی نرم‌افزار‌های خاص سایت‌هایی که کارمندان به آنها سر مي‌زنند را مانیتور کنند و در مورد سایت‌های خاص قوانین بسیار شدیدی ايجاد شود.
برخی افراد دیگر هم عقیده دارند که زمانی که کارکنان وقت زیادی را در‌اينترنت مي‌گذرانند، ریشه مشکل جای دیگری است و تنها گذاشتن قوانین بازدارنده در مورد استفاده از‌اينترنت، مشکلی را حل نمي‌کند. سوالی که در اين میان به ذهن مي‌رسد‌اين است که آيا آن کارمند خاص با وجود گذراندن مدت زمانی که گفته شد، بهره‌وری کاری‌اش کاهش پیدا مي‌کند یا مي‌تواند وظایفش را به همان نحوی که از او انتظار مي‌رود انجام دهد؟ اگر پاسخ‌اين سوال اين است که بهره‌وری فرد مذکور در اين میان کاهش پیدا کرده است، در اين صورت باید روی کارهایی که او انجامشان نداده است و مهلت‌هاي زماني انجام وظايف، که به آنها نرسیده است، تمرکز کرد. در اين مورد باید بدانیم که استفاده بیش از حد از‌اينترنت روی فرد همان تاثیری را گذاشته است که صحبت کردن طولانی با تلفن با افرادی که به کار ربطی ندارند، مي‌گذارد.
اگر کارمند مورد نظر مي‌تواند همه کارهایش را به خوبی انجام دهد و هنوز هم به اندازه کافی زمان داشته باشد که آن را در اینترنت تلف کند، در اين صورت سوالی که باقی مي‌ماند اين است که آيا فرد مورد نظر به اندازه کافی کار برای انجام دادن دارد؟ و اين سوال مساله‌اي است که ربطی به مورد استفاده بیش از حد از‌اينترنت ندارد.
در‌اينجا برخی مسائل دیگر هم به ذهن مي‌رسند. یکی از مسائل عجیب در مورد اينترنت اين است که برخی تحقیقات ارزشمند را مي‌توان به صورت تصادفی در آن کشف کرد. بسیاری از موارد و اطلاعات ارزشمندی که در اينترنت به دست مي‌آید، در نتیجه بازی کردن صرف و تلف کردن وقت در اينترنت به دست مي‌آید. در عین اينکه اين موضوع به اين معنا نیست که کارکنان باید آزاد باشند که کل روزشان را در‌اينترنت هدر بدهند، در عین حال نباید با برخی قوانین دست و پا گیر آنها را بیشتر از آنچه لازم است محدود کنیم. مشخص کردن اين موضوع که آيا زمانی که فرد در اينترنت مي‌گذراند و فعالیت‌هایی که انجام مي‌دهد ربطی به کارش دارند یا خیر، موضوع پیچیده‌اي است. هر چه محدودیت‌هایی که در اين مورد روی کارمندان گذاشته مي‌شود بیشتر باشد، انرژي و منابع بیشتری هم برای فهمیدن اينکه چه کسی از حدود مجاز فراتر مي‌رود لازم خواهد بود. با کنار گذاشتن مورد‌های مشخص سوءاستفاده کردن از اينترنت، کاری که مي‌توان انجام داد، مشخص کردن یک سیاست ساده و روشن برای کارکنان در مورد استفاده کردن از‌اينترنت و سپس اعتماد کردن به آنها در مورد استفاده درست از آن و تبعیت کردن از قانونی است که در‌اين میان گذاشته شده است.
مانیتور کردن کارهایی که افراد در‌اينترنت انجام مي‌دهند، هیچ منفعتی برای سازمان ندارد و حتی ممکن است شرایطی را به وجود بیاورد که کارکنان حتی در زمان‌هایی که مي‌خواهند از‌اينترنت به صورت قانونمند استفاده کنند هم از اين کار وحشت داشته باشند.
در موارد حدی مانند سر زدن به سایت‌های غیراخلاقی، سوءاستفاده کردن از سایر کاربران اينترنت یا انجام برخی فعالیت‌های سیاسی، باید از شیوه‌های سخت‌گیرانه‌تری استفاده کرد. شیوه‌هایی مانند مانیتور کردن فایل‌های لاگ کارکنان و سپس انجام دادن برخی فعالیت‌های تنبیهی به منظور پیشگیری. در سایر موارد که مربوط به هدر دادن وقت در اينترنت است، پیشنهادی که مي‌توان داد اين است که با اين مورد هم درست همانند مورد‌هایی مانند استفاده کردن بیش از حد از تلفن برای کارهای غیرضروری و... برخورد شود. در نهایت اينکه به جای اندازه گرفتن مدت زمانی که فرد مورد نظر در اينترنت مي‌گذراند، بهتر است به بهره‌وری کارمند مذکور توجه کرد.
آیا او کارش را انجام مي‌دهد؟ اگر خیر، باید از روند‌های معمول استفاده کرد. اگر کار مورد نظر را به خوبی انجام مي‌دهد، در اين صورت شاید اين کار باید گسترش پیدا کند تا کارمند مذکور اين همه وقت برای تلف کردن نداشته باشد. شاید زمانی که فرد مذکور در اينترنت هدر مي‌دهد، ناشی از بیکاری و بی‌حوصلگی باشد، درست همانند وقتی که کارکنان زمانشان را به روزنامه خواندن اختصاص مي‌دهند. نتیجه کلی در اين میان اين است که بخش‌های مختلف سازمان باید در مورد استفاده کردن از اينترنت سیاست‌های روشن داشته باشند و کارکنان هم از اين قوانین و سیاست‌ها به خوبی آگاه باشند. همان طور که قبلا هم اشاره کردیم، اين سیاست‌ها باید هر زمان که امکانش وجود داشت، به کمک خود کارکنان تهیه شوند.
اگر شما جزو دسته‌اي هستید که عقیده دارند کارکنان باید بر اساس کاری که انجام مي‌دهند و بهره‌وری‌اي که دارند ارزیابی شوند و نه بر اساس زمانی که به انجام دادن کارشان تخصیص مي‌دهند، در‌اين صورت بهتر است به جای اندازه‌گیری زمانی که فرد مذکور در‌اينترنت مي‌گذراند، به اندازه‌گیری بهره‌وری کاری که انجام مي‌دهد بپردازید.
مشخص است که با گذشتن زمان هر روزه به سازمان‌هایی که با مشکل وقت تلف کردن کارکنانشان در اينترنت مواجه هستند افزوده مي‌شود و مدیران بیشتری باید در مورد سیاست‌هایی که مایلند در مورد استفاده مجاز از اينترنت در پیش بگیرند تصمیم‌گیری کنند. در صورتی که شما از قبل برای مواجهه با اين قبیل مشکلات آماده باشید، در اين صورت مجبور نخواهید بود با گذشت زمان به قوانین و سیاست‌های سازمانتان اضافه کنید. اگر رویکردی که پیش مي‌گیرید رویکرد ارزیابی کارکنان بر اساس زمانی است که صرف کارشان مي‌کنند، در‌اين صورت با احتمال بالایی مشکلی که شما در سازمانتان دارید، بیشتر سر و کار داشتن با بدن‌هایی است که ذهنشان جای دیگری است تا کارکنانی که وقت‌شان را در اينترنت تلف مي‌کنند.
در هر حال بهترین کار قبل از پیش گرفتن هر راهی یافتن ریشه مساله‌اي است که سازمان با آن رو به رو است تا در نهایت متوجه نشوید که ساعت‌ها وقت و منابع بسیاری را صرف مبارزه با علائم یک مشکل کرده‌ايد و ریشه مشکل در جای دیگری غیر از آنجایی است که شما به آن توجه داشته‌ايد.
منبع:
https://work911.com/articles/inabuse.htm
مترجم: سریما نازاریان
۹ اسفند ۱۳۸۹ ساعت ۴:۱۷:۲۲ قبل از ظهر