استاندارد ايزو و مراحل الگوبرداي

فرايند الگوبرداري(BENCHMARKING) متشكل از پنج مرحله به شرح زير است: مرحله طرح ريزي: مطالعه و شناخت فرايند شركت خود؛
مرحله جستجو: يافتن شركاي الگوبرداري؛
مرحله مشاهده: مطالعه فرايند شريك الگوبرداري؛
مرحله تجزيه و تحليل: بررسي و تحليل تفاوتهاي بين فرايند شركت خود و
فرايند شريك الگوبرداري؛ مرحله تطبيق: اجراي بهبودها براساس آنچه از شريك الگوبرداري آموخته شده است.
استفاده از ابزار الگوبرداري توسط يك سازمان اساساً مي تواند به يكي از چهار دليل زير باشد:
1) الگوبرداري به سازمان كمك مي كند كه ديدگاه انتقادآميزي را نسبت به فرايند تجاري خود داشته باشد و آن را توسعه دهد.
2) الگوبرداري يك فرايند فعال يادگيري و آموختن را در شركت ارتقا مي بخشد و شركت را به تغيير درجهت بهبود تحريك مي كند.
3) درخلال فــــرايند الگوبرداري، شركت مي تواند منابعي براي بهبود پيدا كند و همچنين مي تواند راهها و روشهاي تازه اي براي انجام كارها، خارج از سازمان و تشكيلات خود بيابد.
4) درخلال فرايند الگوبرداري، نقاط مرجعي براي اندازه گيري عملكرد فرايندهاي تجاري شركت ايجاد مي شوند.
مطالعات نشان مي دهد حدوداً 50 درصد زمان الگوبرداري در مرحله طرح ريزي صرف مي گردد و نيز تجربه نشان داده كه مرحلــه طرح ريزي از همه مراحل با اهميت تر است.
فعاليتهايي كه در اين مرحله بايد انجام شوند عبارتند از:
انتخاب فرايندي كه براساس استراتژي شركت بايد الگوبرداري شود؛
تشكيل تيم الگوبرداري؛
درك و مستنــدكردن فرايندي كه الگوبرداري مي شود؛
ايجاد معيارهاي اندازه گيري عملكرد فرايند؛
انتخاب فرايندي كه بايد الگوبرداري شود: انجام تحليل داده هـــا در
سازمان طبق زير بند 8 - 4 يكي از الــــــزامات استاندارد ايزو 9001 - 2000 است.
مواردي كه در اين الزام موردنظر استاندارد است عبارت است از تعيين، جمع آوري و تحليل داده هاي لازم كه مشخص مي كند در چه حوزه هايي بهبود مداوم اثربخشي سيستم مديريت كيفيت مي تواند انجام گيرد. بنابراين، به راحتي مي توان مشاهده كرد در سازمانهايي كه استاندارد ايزو 9001 - 2000 به كار گرفته شده است به دليل پوشش دادن زير بند 8-4 استاندارد و انجام تحليل داده ها در سازمان، اطلاعات حاصل از پردازش داده هاي واقعي جهت انتخاب فرايندي كه بايد به وسيله الگوبرداري بهبود يابد آماده و مهيا است. (اصل هفتم از اصول هشت گانه مديريت كيفيت - رويكرد واقع گرايانه به تصميم گيري)
تشكيل تيم الگوبرداري: پس از مشخص شدن فرايندي كه بايد الگوبرداري شود بايد تيم لازم براي انجام اين كار تشكيل شود. قطعاً تيم الگوبرداري از نوع تيم هاي بهبود فرايند است.
انواع تيم ها عبارتند از:
1) تيم هاي حل مسئله؛
 2) تيم هاي بهبود فرايند؛
 3) تيم هــاي كـــــاري خودگردان؛
 4) تيم هاي فرابخشي.
تيم هاي بهبود فرايند، معمولاً به طور پيوسته سيستم ها و فرايندهاي سازماني را موردبررسي قرار داده و به طراحي مجدد، بهبود بخشيـــــــدن، ساده و موثركردن فرايندها مي پردازند. واژه كيفيت مفهومي است كه تمامــــي تيم هاي بهبود فرايند آن را در نظر مي گيرند.
تيم الگوبرداري بايد تركيبي از مسئول فرايند، يك يا بيشتر از كساني كه فرايند را اجرا مي كنند، يك شخص در ارتباط با مديريت و ترجيحاً يك تامين كننده و يك مشتري در فرايند باشد.
اعضاي تشكيل دهنده زنجيره تامين در سيستم مديريت كيفيت شامل تعدادي از افراد تيم الگوبرداري هستند.
اگر سازمان را در اين حالت مسئول فرايند و كساني كه فرايند را اجرا مي كنند درنظر بگيريم آنگاه فقط شخص در ارتباط با مديريت به ظاهر در اين زنجيره وجود ندارد اما همانگونه كه اشاره شد تيم الگوبرداري از نوع تيم هاي بهبود فرايند است و بحث بهبود، زير بند 8-5 استاندارد ايزو 9001 - 2000 و يكي از الزامات سيستم مديريت كيفيت است همچنين نماينده مديريت در امور كيفيت در سازمانهاي داراي سيستم مـــــديريت كيفيت ايزو 9001-2000 به عنوان فردي آگاه به مسائل بهبود كيفيت و در ارتباط با مديريت مي تواند يكي از بهترين گزينه ها براي شخص در ارتباط با مديريت در تيم الگوبرداري درنظر گرفته شود.
درك و مستند كردن فرايندي كه الگوبرداري مي شود: پس از مشخص شدن فرايندي كه بايد الگوبرداري شود و نيز تعيين اعضــاي تيم انجام دهنده الگوبرداري مي بايست فرايند يادشده مستند گردد.
طبق زير بند 4-1 الزامات عمومي سيستم مديريت كيفيت سازمان بايد:
 الف) فرايندهاي موردنياز براي سيستم مديريت كيفيت و كاربرد آنها را در سرتاسر سازمان مشخص سازد (و طبق بند 4-2 و درجهت آگاهي كاربران، به كارگيري و بهبود آنها مي بايست مستند گردند).
ب) توالي و تعامل بين اين فرايندها را تعيين كند.
در سازمانهايي كه سيستم مديريت كيفيت ايزو 9001-2000 در آنها استقرار يافته است فرايندها مستندشده و دردسترس هستند و همچنين تعاملات بين آنها مشخص و ثبت شده است بنابراين، چنين سازمانهايي در انجام فرايند الگوبرداري به دليل وجود فرايندهاي مستندشده هم راحت تـــــر و سريعتر عمل مي كنند و هم نتايج بهتري را نسبت به سازمانهايي كه بدون وجود سيستم مديريت كيفيت اقدام به الگوبرداري مي كنند به دست خواهند آورد.

ايجاد معيارهاي اندازه گيري عملكرد فرايند (كيفيت، هزينه، زمان):
در قدم بعدي يك سازمان مي بايست به منظور بررسي و اطلاع از وضعيت عملكرد فرايند در جهت انجام اقدامات اصلاحي، پيشگيرانه و يا بهبود فرايند، آن را انــــدازه گيري و سپس پارامترهاي اندازه گيري مناسب را براي اين كار تعيين وثبت كند و در بازده هاي زماني مناسب نسبت به اندازه گيري آنها اقدام كند.
طبق زير بند 8-2-3 استـاندارد ايزو 9001-2000 سازمان بايد روشهاي مناسبي را براي پايش (MONITORING) و در موارد مقتضي براي اندازه گيري فرايندهاي سيستم مديريت كيفيت به كار گيرد.
در اين مورد نيز سازمانهايي كه استاندارد ايزو 9001-2000 را به كار گرفته اند، به دليل الزامات يادشده مي بايست فرايندها و معيارهاي اندازه گيري عملكرد آنها را تعيين و ثبت كرده باشند. بنابراين، اطلاعات لازم درخصوص معيارهاي اندازه گيري عملكرد فرايند در اين گونه سازمانها مهيا و موجود است و درنتيجه چنين سازمانهايي در انجام فرايند الگوبرداري مـــــوفقتر و با سرعت بيشتري مي توانند اقدام كنند.
بـــه طوركلي، همانگونه كه اشاره شد طرح ريزي، حدوداً 50 درصد از زمان انجام يك فرايند الگــوبرداري را به خود اختصاص مي دهد و مهمترين مرحله است. در شركتهايي كه استاندارد ايزو 9001-2000 به كار گرفته شده است انجام اين مرحله با وجود اطلاعات ايجاد شده در سيستم مديريت كيفيت با سرعت و دقت بيشتري صورت مي پذيرد و درنتيجه اين شركتها نسبت به سازمانهايي كه از اين استاندارد استفاده نمي كنند در انجام الگوبرداري موفقتر و بهتر عمل مي كنند.





منابع:
1 - استاندارد ايران ايزو 9001 تجديدنظر اول آبان 1380 (سيستم هاي مديريت كيفيت - الزامات) انتشارات موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران 2 - راهنماي كاربردي روش بهبود تطبيقي، مترجم دكتر علي محمد كيمياگري با همكاري مهندس شهپر برخوردار - ناشر مركز نشر دانشگاه صنعتي اميركبير (پلي تكنيك تهران)، 1378
3 - كامبيز شاهرودي، مباني كار تيمي، انتشارات دانشكار، 1380

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام