ارزيابي فناوري اطلاعات

چكيده
امروزه، سرمايه گذاري در حوزه فناوري اطلاعات يكي از موضوعهاي مطرح در تمامي سازمانهاست. در بسياري موارد، سرمايه گذاري در اين حوزه موجب صرفه جويي فراواني در هزينه شده است و در موارد ديگر بهره وري، متناسب با ميزان سرمايه گذاري، ارتقا نيافته است. لذا براي شناسايي فوايد فناوري اطلاعات، ارزيابي آن انجام مي گيرد. در اين مقاله مزاياي به كارگيري ارزيابي فناوري اطلاعات و مهمترين معيارهاي ارزيابي آن آورده شده است.
مقدمه
همواره در مجموعه وظايف مديريت، ارزيابي به عنوان يكي از عملكردها و وظايف مهم مديريت نوين و حتي مديريت كلاسيك مطرح بوده و هست.
زماني برنامه ريزي و طراحيهاي انجام شده مثمرثمر خواهد بود كه بر مبناي يك نظام ارزيابي سنجيده شده و نواقص آن رفع شود. امروزه يكي از بيماريهاي جدي مديريت بخصوص در كشورهاي در حال توسعه مانند كشور ما كه به سمت صنعتي شدن حركت مي كند. ارزيابي برنامه ها، افراد و سازمان است.
ارزيابي، جرياني از بازخور فعاليتها و مقايسه آنها با معيارهاي تعيين شده است كه طي آن واحدها و عوامل انساني از چگونگي عملكرد خود و تاثير آن در كارايي سازمان و نظرات مسئولان در مورد نتايج به دست آمده اطلاع كسب مي كنند.(1)
از ســويي، امروزه فناوري اطلاعات سيستـم هاي اطلاعات به عنوان يك ابزار مهم و شناخته شده مورد پذيرش واقع شده اند. اگرچه علي رغم سرمايه گذاري سنگين در فناوري اطلاعات، سازمانها عموماً نتوانسته اند از بـــازگشـت سرمايه و فوايد مالـي متناسبي بهره مند شوند. توسعه و فراگيرشدن فناوري اطلاعات اغلب معادل با كاهش شاخصهاي كلان بهره وري و سودآوري كمتر در هردو بخش صنعت و خدمات بوده است. (2)
دلايل به كارگيري ارزيابي فناوري اطلاعات
نتايج تحقيقات در صنعت ساختمان به عنوان يك نمونه نشان مي دهد كه؛
نداشتن دورنماي استراتژيك مهمترين مانع در سرمايه گذاري مناسب در فناوري اطلاعات است و تاثير عمده اي در دستيابي به موفقيتهاي مورد انتظار دارد؛
سازمانها در ميزان سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات تفاوتهاي عمده اي باهم دارند؛
سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات چندان تحت تاثير اندازه سازمانها نيست؛
هزينه هاي غيرمستقيم تاثير فراوان و قابل توجهي پس از سرمايه گذاري داشته اند.
علاوه بر موارد فوق، تجربه نشان داده است، گسترش فناوري اطلاعـــــات در كسب و كار عموماً موجب جايگزيني مشكلات جديد به جاي مشكلات قديمي مي شود و اين باعث مي شود تا فوايد مورد انتظار حاصل نشوند، علي رغم افزايش سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات، بهره وري ارتقا نيافته و اين امر در سالهاي گذشته موجب مطرح شدن موضوعهايي چون پارادوكس بهره وري شده است. مشكل بودن شناسايي فوايد، بسيار مورد بحث قرار گرفته است و حتي موجب شده است تا در بعضي كسب و كارها دستيابي به اين فوايد مورد شك و ترديد واقع شوند.
سخت و مشكل بودن ذاتي امر ارزيابي و شناسايي فوايد و هزينه هاي فناوري اطلاعات همــواره دليلي بر نداشتن اطمينـان از تاثير سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات بر موفقيت كسب و كار بوده است. يكي از نتايج منفي اين امر صرفنظركردن از اين موضوعها بوده است.
معيارهاي ارزيابي فناوري اطلاعات
مدل ها و روشهاي فراواني در ارزيابي فناوري اطلاعات مورد استفاده قرار گرفته اند. هرروزه نيز روشهاي جديدي توسعه مي يابند و به كار گرفته مي شوند. بسياري از اين روشها براي ارزيــابي فنـاوري اطلاعات طراحي نشـده اند امـا در اين زمينه به كار گرفته شده اند. مطابق بررسيهاي تطبيقي انجام شده در مورد مدلهاي ارزيابي فناوري اطلاعات مي توان معيارهاي ارزيابي فناوري اطلاعات كه در ادامه آمده است را به عنوان مهمترين معيارهاي موردتوجه در ارزيابي فناوري اطلاعات در نظر گرفت. (3)
1) مالـي : معيار مالي در برگيرنده دو جزء است. هزينه ها و فايده هاي اقتصادي قابل اندازه گيـري كه مي توانند در مـورد سرمايــــه گذاريهاي فناوري اطلاعات ردگيري شوند. در اين تست، تنها مفاهيم اقتصادي و مواردي كه مي توانند بدون اختصاص مقادير قراردادي به شاخصهاي اقتصادي تبديل شوند مدنظر خواهد بود. نشاني از اين مورد مي تواند زمان اختصاص داده شده توسـط مديران فنـاوري اطلاعات براي سرمايـه گذاريهـا در اين حوزه باشـد كـه بــه صورت شاخصهاي مالي مطرح مي شوند. اين معيـار مي تواند بــــه دو جـزء معيار زير تقسيم بندي شود: هزينه و فايده.
2) استراتژيك : دومين معيار، شاخص ارزيابي توانايي سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات در برآوردن و پشتيباني از برنامه هاي استراتژيك سازمان است. برنامه هاي استراتژيك شامل، استراتژي هاي كسب و كار، استراتژي فناوري اطلاعات، اقدامات عملي و عملياتي است. اين معيار باتوجه به ميزان مــــــــــوفقيت سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات در پشتيباني از برنامه هاي استراتژيك ارزش گذاري مي شود. اين معيار بر سه دسته زير تقسيم مي شود:
- برنامه هاي استراتژيك؛
- برنامه هاي تاكتيكي؛
- برنامه هاي عملياتي؛
3) رقابت پــذيري : ايـن معيار به اين موضوع مي پردازد كه سرمايه گذاري فناوري اطلاعات تا چه ميزان در دستيابي به مزيت رقابتي موفق بوده اند. مزيت رقابتي به تمامي مزيت هايي اطلاق مي شود كه به سازمان در مقايسه با محيط خارجي آن كمك مي كند و فايده مي رساند. مثالي از اين موضوع مي تواند توانايي توليد محصولاتي ارزان تر از رقبا باشد. محيط خارجي سازمانهاي مختلف متفاوت است اما مي توان جزء معيارهاي زير را به عنوان محيط خارجي در نظر داشت.
مشتريان؛ شركاي تجاري؛ تامين كنندگان؛ رقبا؛ تازه واردها؛ كالاها و محصولات جايگزين.
4) اثربخشي: اين معيار به ميزان تاثير ســــرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات در انجام دقيق و صحيح فعاليتهاي حال و آينده كسب و كار توجه دارد. اين معيار به صورت شاخصهاي مالي اندازه گيري نمي شود، بلكه به صورت افزايش اثربخشي و كارايي عملكرد مطرح مي گردد. مثالي از اين موضوع بهبود فعاليتهاي كسب و كار از طريق به كارگيري فناوري اطلاعات است. سه جزء معيار اصلي اثربخشي به صورت زير است:
- كارايي فعاليتهاي كسب و كار موجود؛
- اثربخشي فعاليتهاي كسب وكار تغييريافته؛
- عملكرد فعاليتهاي كسب و كار جديد.
5) بهبود كيفيت: انـــدازه گيري موفقيت سرمايه گذاري فناوري اطلاعات كه موجب بهبود كيفيت محصولات و خدمات در هر يك از فرايندهاي كسب و كار مي شوند، همواره مشكل بوده است. منظور از بهبود كيفيت در اين مبحث بهبود در ارزش فعاليتهاي كسب كار از ديدگاه مشتريان و با تمركز بر كيفيت محصولات و خدمات است. دو جزء معيار عبارتند از:
- بهبود كيفيت خدمات (داخلي و خارجي)؛
- بهبود كيفيت محصولات (داخلي و خارجي).
6) الـزامات: اين معيار به ميزان موفقيـت سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات در پاسخ به نيازهاي داخلي و بيروني مي پردازد. به عنوان مثال، در مورد نيازهاي بيروني اگر مشتري نيازمند اطلاعات به صورت خاص مثلاً نيازمند نقشه هاي CAD با فرمتي خاص باشد. ارزيابي نحوه پاسخگويي به اين نياز در اين معيـار صورت مي گيرد. منبع نياز مي تواند براي تعريف جزء معيارها استفاده شود:
- نيازها و تقاضاهاي كاربران و مشتريان نهايي؛
- تقاضاهاي مشتريان؛
- تقاضاهاي تامين كنندگان؛
- تقاضاهاي شركاي تجاري.
7) رضـــايت كـــاربران: اين معيــار بررضايت كاربران نهايي و برداشت آنها از سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات تمركز دارد. مثالي از اين موضوع مي تواند ميزان رضايت كاربران از سيستم هاي مكانيزه براي مستندسازي باشد. جزء معيارها به صورت زير تعريف مي شوند:
- قابليت استفاده؛
- راحتي؛
- فاكتورهاي انساني.
8) رضايت بيروني: در مقايسه با رضايت كاربران، رضايت كاربران بيروني و به ويژه مشتريان نيز از اهميت بسزايي برخوردار است. رضايت بيروني مقياسي از ميزان رضايت كاربران بيروني از نحوه تعامل آنها با نحوه ارائه خدمات و محصولات سازمان است. در سازمانهاي مختلف جزء معيارها متفاوت است ولي عموماً موارد زير را دربر مي گيرد:
- مشتريان؛
- شركاي تجاري؛
- تامين كنندگان؛
- مراجع قانوني و دولتي.
9) فناوري: موضوع مهم در اين معيار خود فناوري است و نه نحوه به كارگيري آن (چرا كه نحوه به كارگيري در اثربخشي و الزامات مورد بحث قرار گرفت) اين معيار به ميزان تناسب فناوري مورد استفاده در سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات (به عنوان مثال ميزان در دسترس بودن سيستم هاي تحت وب سازمانها) مي پردازد. اين معيار به سه جزء معيار قابل تفكيك است.
- سازگاري با محيط موجود؛
- قابليت اطمينان و امنيت؛
- در دسترس بودن.
10) مخاطــرات: آخرين معيار به مخــاطرات مي پردازد. مخاطرات مقياسي است كه امكان دست نيافتن به موفقيت و به عبارت ديگر امكان پاسخ ندادن به انتظارات را نشان مي دهد. مثالي از اين موضوع، مخاطره انتظار بيش از حد كاربران نهايي از سرمايه گذاريهاي فناوري اطلاعات است.
5 نوع مختلف مخاطره به عنوان جزمعيارها مطرح است: مخاطرات بيروني؛! مخاطرات سازماني؛ مخاطرات كاركنان؛ مخاطرات فناوري؛! مخاطرات پياده سازي.
نتيجه گيري
به منظور شناسايي و اندازه گيري هــــزينه هاي فناوري اطلاعات، اطمينان از ايجاد فوايد فناوري اطلاعات و... ارزيابي آن انجام مي گيرد. مدل ها و روشهاي فراواني در ارزيابي فنــاوري اطلاعات مورد استفاده قرار مي گيرد. در همه اين مدلها، چندين معيار مهم مدنظر قرار مي گيرد كه عبارتند از:
- مالـي؛
- استراتژيك؛
- رقابت پذيري؛
- اثربخشي؛
- بهبود كيفيـت؛
- الزامات؛
- رضــــايت كاربران؛
- رضايت بيروني؛
- فناوري؛
- مخاطرات.
باتوجه به تجربيات موفق، صرفه جويي فراواني در هزينه ها از طريق به كارگيري فناوري اطلاعات امكان پذير است ولي قبل از تصميم گيري در زمينه به كاربستن يك استراتژي مبتني بر فناوري اطلاعات بايستي فرايندي جهت ارزيابي دقيق اتخاذ شود. در غير اين صورت فوايد استراتژيك و بلندمدت و برخي از فوايد كوتاه مدت غيرقابل شناسايي خواهند بود.
به اين دليل پيشنهاد مي شود براي شناسايي فوايد فناوري اطلاعات سازمانها يك ارزيابي فناوري اطلاعات مناسب را براي سازمان خود به كار گيرند تا:
ويــــژگيها و هزينه ها قابل شناسايي و اندازه گيري باشند؛
فوايد و هزينه هاي مورد انتظار خود از فناوري اطلاعات (شامل هزينه هاي غيرمستقيم) را بدانند؛
مشخص سازند كه آيا فوايد فناوري اطلاعات حاصل شده است و آيا فرهنگ سازماني حامي به كارگيري فناوري اطلاعات و يا ديگر فناوريهاي جديد است. (3)





مراجع:
1 - MARK T. CZARNECKI. (1999). MANAGING BY MEASURING. AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION.
2 - S.S. ROACH. (1991). SERVICES UNDER SIEGE: THE RESTRUCTURING IMPERATIVE, HARVARD BUSINESS REVIEW, 83-91.
3 - J. L. ANDERSEN. (2001) A FRAMEWORK FOR SELECTING AN IT EVALUATION METHOD IN THE CONTEXT OF CONSTRUCTION. TECHNICAL UNIVERSITY OF DENMARK

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام