مدیریت فناوری اطلاعات مبتنی بر استراتژی های راهبردی سازمان

تعاریفی که از کلمه سازمان وجود دارد نشان می دهد که ماهیت وجودی سازمان از کنار هم قرار گرفتن و ترکیب شدن چندین عامل بر مدار هدف یا اهدافی مشخص شکل می گیرد. سازمان زمانی می تواند معنای حقیقی خود را بیابد که کلیه عوامل دخیل در ساختار آن دارای پویایی باشند از مهمترین عواملی که می تواند به رفتارها و برنامه های سازمانی سمت و سوی مناسبی در جهت افزایش پویایی عوامل تشکیل دهنده آن بدهد تدوین استراتژی های راهبردی و کلان در سطح سازمان می باشد. در این بین ظهور و توسعه فناوری اطلاعات و کاربردی شدن آن در ساختار برنامه ریزی و عملیاتی سازمان ها توانسته نقش خود را به عنوان عاملی موثر در پیش برد کمی و کیفی استراتژی های راهبردی سازمان بهمنصه ظهور بگذارد. در این مجال سعی خواهیم کرد مبحث فناوری اطلاعات و چگونگی پیاده سازی و مدیریت آن را در ساختار سازمان مبتنی بر استراتژی های راهبردی موجود مورد بررسی قرار دهیم.
استراتژی های سازمانی
بر اساس نظرات و تعریف اساتید بزرگ دانش مدیریت استراتژی های عمده هر سازمانی شامل موارد و عوامل زیر است.
۱-رشد
۲- مالی
۳- سازمان
۴- منابع انسانی
۵- روابط عمومی
۶- کالا و خدمات
۷-بازاریابی
ورود ابزارهای فناوری اطلاعات به پیکره سازمانهایی که با سیستم ها و روش های سنتی هدایت می شوند در صورت اجین شدن با استراتژی های ذکر شده در بالا می تواند زمینه لازم را برای کاربردی شدن تاکتیک ها و عملی شدن اهداف سازمان فراهم کند.
۱) رشد:
جایگاه فناوری اطلاعات در این استراتژی با پاسخ دادن به سوالات زیر آشکار خواهد شد.
الف) تزریق ابزارهای فناوری اطلاعات به سازمان تا چه حدی باعث رشد در سازمان می شود؟
ب) در صورت موثر بودن فناوری اطلاعات بر جریان رشد سازمان در چه کمیت و کیفیتی برای دست یافتن به رشد باید از فناوری اطلاعات بهره گرفت.
پ)کاربرد و مدیریت صحیح فناوری اطلاعات در سازمان تا چه حد سرعت رشد سازمان را بالا می برد؟
ت)کاربرد فناوری اطلاعات در چه بخش و یا بخش هایی از سازمان باعث ایجاد رشد خواهد بود؟
ث) در صورت استفاده از فناوری اطلاعات رشد چگونه و در چه مدتی اتفاق خواهد افتاد
۲)مالی:
در ساختار هر سازمانی بایستی برای مسائل مالی روش ها و نگرش های عملیاتی وجود داشته باشد با این توضیح باید توجه کرد که فناوری اطلاعات در صورت مدیریت صحیح به چه صورت می تواند با برنامه ها و روش های مالی سازمان شما منطبق گردد. از زمان گزینش و پیاده سازی تا نگهداری ابزارهای فناوری اطلاعات که بخش هزینه بر هستند و ارزش افزوده حاصل از آن که غالباً در طول زمان تاثیر خود را نمایان می سازد و نحوه عملکرد و کاربری فناوری اطلاعات برای بهینه سازی امور مالی سازمان که غالباً درآمدزا هستند باید به فکر ایجاد و توازن در این مسئله بود تا ورود فناوری اطلاعات به سازمان بتواند در چالش با این استراتژی بسیار مهم تاثیر مثبت به همراه داشته باشد.
۳)سازمان:
ترکیب فناوری اطلاعات با استراتژی سازمانی غالباً در چهارچوب سوالات زیر جلوه می کند.
الف)فناوری اطلاعات تا چه حد می تواند در جریان تصمیم گیری های سازمانی موثر باشد؟
ب) آیا فناوری اطلاعات می تواند نقش موثری در ایجاد قدرت تصمیم گیری متمرکز یا غیر متمرکز فعالیت های سازمان بازی کند؟
پ) فناوری اطلاعات تا چه حدی می تواند به عنوان عاملی در جهت موفقیت کارشناسان و به تبع آن موفقیت سازمان موثر واقع شود؟
ت) فناوری اطلاعات تا چه حدی می توان در تعیین ساختار سازمانی، سیستم ها، نقش ها و روابط افراد که در جهت هدف است کمک کند.
۴)منابع انسانی:
راهبردهای موجود در بخش منابع انسانی با استفاده از فناوری اطلاعات در بخش های مختلفی همچون استفاده از سیستم های دقیق حقوق و دستمزد، استفاده از فناوری اطلاعات در جریان گزینش و استخدام ، توسعه آموزش های ضمن خدمات با استفاده از فناوری اطلاعات و… صورت خواهد پذیرفت.
۵)روابط عمومی:
استراتژی های راهبردی در عرصه روابط عمومی سازمان در عصر حاضر و با کمک فناوری اطلاعات توسعه جالب توجهی یافته اند. گسترش ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی و ایجاد تعامل کاری بخش های مختلف سازمان با استفاده از بازخوردهای بیرونی وقتی با استفاده از تکنیک ها و ابزارهای فناوری اطلاعات همگام شوند نتیجه ای مطلوب برای اهداف سازمان خواهند داشت. افزایش سرعت و کیفیت پاسخگویی و اطلاع رسانی به مراجعین سازمان، بهینه سازی روابط کاری و همچنین گسترش سطوح ارتباطات بین سازمانی از جمله نتایجی هستند که در قالب روابط عمومی های الکترونیکی بروز پیدا خواهند کرد.
۶)کالا و خدمات:
اصولاً هر کسب و کاری با ارائه کالا یا خدمت معنا پیدا می کند و به جرات می توان گفت که سودآوری هر سازمان رابطه مستقیمی با درصد رضایت مندی مشتریانش دارد. پیاده سازی فناوری اطلاعات به عنوان یک راهکار اساسی در افزایش کمی و کیفی تولیدات و خدمات رسانی می تواند تاثیر به سزایی در کارامد شدن استراتژی های سازمان داشته باشد. برای تعیین استراتژی هایی که تعامل و تطابق لازم را با ابزارهای فناوری اطلاعات داشته باشند می توان سوالات زیر را مطرح کرد.
الف) کسب و کار سازمان بر چه اساسی(تولید یا خدمات) استوار است
ب) آیا پیاده سازی فناوری اطلاعات در بهینه سازی کسب و کار ما موثر خواهد بود؟ در صورتی که جواب مثبت بود در کدام بخش ها و به چه میزان باید فناوری اطلاعات را در عرصه کسب و کار دخالت داد؟
پ) مشتریان از ما چه انتظاراتی دارند و در صورت بهره برداری از فناوری اطلاعات آیا امکان رفع نیازهای آنها با سرعت و کیفیت بالاتر امکان پذیر است؟
ت) چه مزیت هایی را با استفاده از فناوری اطلاعات می توانیم به مشتریان خود ارائه دهیم؟
ث) بهره گیری از فناوری اطلاعات تا چه حد می تواند ما را در عرصه رقابت های تولید و یا خدمات رسانی از دیگران پیش بیندازد؟
ج) در صورت استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات برای تسهیل و تسریع در امر تولید و خدمات رسانی چه سودی عاید سازمان خواهد شد؟
۷)بازاریابی:
استراتژی های بازاریابی در جهت توسعه خدمات رسانی مطلوب مشتری و تشویق بیشتر او به خرید های دوباره تدوین می شوند. استراتژی های تولید و بازاریابی باید از تعامل بالایی برخوردار باشند تا بتوانند زمینه لازم را برای خدمت رسانی مشتری مدارانه و سرویس های تک به تک فراهم سازند. با این دیدگاه نحوه پیاده سازی و کاربردی کردن فناوری اطلاعات در عرصه بازاریابی سازمان می تواند کمک موثری برای سایر راهبردهای سازمان از قبیل رشد، مالی و تولید نیز باشد. فناوری اطلاعات به سازمان این امکان را می دهد تا با کاهش هزینه ها حوزه های نفوذ خود را در بازار در سطح دنیا گسترده سازد و بتواند برای هر یک از مشتریان برنامه و تاکتیک مجزا و کاربردی اجرا نماید. سوالاتی که می توانند ما را برای دست یابی به این استراتژی ها راهنمایی کنند عبارتند از:
الف) مشتریان سازمان در کجا هستند و علت خریدشان از شما چیست؟
ب) آیا فناوری اطلاعات می توانند تعداد مشتریان شما را بالا ببرد؟
پ) آیا می توان با استفاده از فناوری اطلاعات سیستم خرید را برای مشتریان تسهیل کرد؟
ت)آیا کاربرد فناوری اطلاعات در بازاریابی می تواند عامل موثری در رقبت مشتری به خرید از شما باشد؟
ث) کاربرد فناوری اطلاعات در بازاریابی چه مزیت هایی را برای سازمان شما نسبت به رقبا به همراه خواهد داشت؟
ج) آیا با استفاده از فناوری اطلاعات می توان از کلیه ابزارها و امکانات یک بازاریابی موفق بهره مند شد؟
چ) آیا با پذیرش فناوری اطلاعات به عنوان عنصری موثر در بازاریابی می توان عواقب و نتایج بعد از آن را نیز انجام داد و همگام با انتظارات جدید مشتری گام برداشت؟
نتیجه
دست یافتن به جواب سوالات ذکر شده در هر یک از بخش های استراتژِی های یاد شده می تواند نگرش و دیدکلی سازمان را در بهره گیری مناسب و کاربردی فناوری اطلاعات در هنگام تدوین استراتژیهای راهبردی سازمان موجب شود. همچنین مدیریت درست بر فناوری اطاعات در سازمان می تواند کمک بسیار موثری در جهت مدیریت بر استراتژی ها و برنامه ریزی برای هدایت تاکتیک های کاری باشد. با این دیدگاه می توان ادعا کرد که امروزه فناوری اطلاعات به عنوان پدیده ای غیر قابل انکار در ساختار سازمان اجین شده و کاربرد آن در بالاترین سطوح سازمانی تا جزیی ترین فعالیت ها امری لازم الاجراست. با این حال چالش اساسی موجود بر سر راه ورود هر پدیده نو ایجاد تطابق و تعامل بین اجزا سازمان از یک سو و فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری جدید از سوی دیگر دارد.