تلاش برای تعیین میزان فعالیت

من به تازگی در نشست اخیر مدیران ارشد اطلاعات در MIT ریا ست میزگردی درباره " شرکت فعال" را بر عهده داشتم. جالب بود. شرکت کنندگانی در این میزگرد که سمت مدیران ارشد اطلاعات را داشتند مدافعان تیزهوش، شوخ طبع و خوش صحبتی در مورد فعالیت بودند. هر یک از آنها به تاثیر شرکت بر هوشمندی تکنیکی اهمیت می‌دادند و همگی خود را به عنوان شرکای تمام عیار در کار تعیین اینده شرکتهایشان دخیل می‌دانستند. معما؟ یکی از مدیران ارشد اطلاعات استدلال کرد فعالیت شدیدتر نیازمند تمرکز بیشتر است. دیگری عقیده داشت که فعالیت شرکت بر اساس تمرکز زدایی و واگذاری بیشتر است. یک مدیر ارشد اطلاعات انگلیسی در میزگرد من تاکید کرد که فعالیت به معنی حساسیت همواره شدیدی نسبت به نیازهای تجاری است. یک مدیر ارشد اطلاعات آمریکایی اظهار داشت بخش IT فعال باید سبب ترغیب و میسرسازی فعالیت بیشتر واحد تجاری شود. من منتظر ماندم تا کسی زیر لب بگوید: فعالیت یعنی اینکه هیچگاه مجبور نباشید بگویید متاسفم.
به عبارت دیگر، به نظرمی‌رسد فعالیت شبیه آن یکی شعار روز تجاری همیشگی کیفیت برای هر کس معنای متفاوتی داشته باشد. هنوز هیچ حالت ایده‌آل "Six Sigma Sgility" وجود ندارد . شکی نیست این حالت هنگام مساعد بودن بازار مشاوره پدید خواهد آمد. با اینهمه، وقتی یک کلمه برای افراد مختلف معانی متفاوتی می‌دهد، سردرگمی همواره بر مذاکره حاکم می‌گردد. فعالیت هر معنایی که داشته باشد، یک گپ دوستانه جدی -در مورد آن بر عبارت "جدی" تاکید می کنم- ممکن است به جامعه مدیریان ارشد اطلاعات کمک کند تعیین نمایند چه تعریفی برای شرکت معنا دارد. فعالیت بد معنی شده ممکن است بدتر از هیچگونه فعالیتی باشد. در اولین و آخرین تحلیل، فعالیت بد معنی شده ممکن است بدتر از هیچگونه فعالیتی باشد.
در اولین و آخرین تحلیل، فعالیت به اجرایی به موقع و مقرون به صرفه اشاره می‌نماید. همین و بس. برنامه‌ریزی دقیق است. تحلیل مناسب است. کنترل امروزی است. اما فعالیت به معنی عمل است. فعالیت هم به ظرفیت و هم به توانایی عمل کردن اشاره دارد. حالا. فورا. بی درنگ. این بدین معنی نیست که شرکت باید در یک لحظه عمل کند یا واکنش نشان دهد فقط بدین مفهوم است که توانایی انجام چنین کاری را دارد. فعالیت بدون اجرا مانند سرمایه بدون حساب است. شما ممکن است ایده‌های لازم را بدرستی دریابید، اما قطعا هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید ارزش شرکت را بدون آن حفظ کنید. یک نفر هم ممکن است انتظار داشته باشد یک کشتی گیر سومو یک مدال طلا در پرش با نیزه ببرد. کشتی گیران سومو در واقع می‌توانند کاملا فعال باشند. اما این همان فعالیتی نیست که شما بالای میله‌ای با ارتفاع ۱۸ فوت می‌بینید.
به همان علت است که من می‌خندم- بسیار خوب، دارم دروغ می‌گویم- این همان دلیلی است که من تمسخر آمیز لبخند می‌زنم، وقتی شرکتهایی با چند سیستم Teutonic ERP(Enterprise Resource Planning تعهدشان نسبت به فعالیت را علنا آشکار می‌سازند. متاسفم، اما آیا تا به حال تلاش کرده‌اید با دقت یا بطور کامل یک روند تجاری فعال شده بوسیله ERP را تغییر دهید؟ من اینکار را کرده‌ام. فعال مناسبترین کلمه برای توصیف تلاشها نیست. برعکس، سیستمهای ERP جامع شما می‌دانید کی هستید! آشکارا طراحی می‌شوند که فعال نباشند.
توان بنیادین آنها از انعطاف‌پذیری سرچشمه نمی‌گیرد. بلکه از جدیت ناشی می‌شود. آنها مثل فولاد و شیشه هستند، نه نی. آیا متوجه شده‌اید تعداد شرکتهای Fortune ۱۰۰۰ که ادارات مرکزی آنها سیستمی منعطف داشته باشند زیاد نیستند؟ اگر سازمانها واقعا بخواهند انعطاف پذیرتر باشند چرا در سیستمهای انعطاف ناپذیر اینقدر سرمایه‌گذاری می‌کنند؟ آیا واقعا آنها اینقدر بی تجربه هستند؟ نه. مسلما آنچه مهم است انسجام و اعتبار در مقابل فعالیت کاملا به موقع می‌باشد. فعالیت و انسجام - انعطاف‌پذیری و اعتبار هیچگاه بهترین دوستان شرکت نیستند. آنها نمی‌توانند اینگونه باشند. سازمانهای دارای سیستم ERP نمی‌توانند در مورد چیزی که مستلزم تغییر سیستم ERP است فعال باشند.
بگذارید باز هم صحبتم را ادامه دهم: " فعالیت" از دید یک مدیر ارشد اطلاعات، "کار موقت" مدیر ارشد اطلاعات دیگر است. من و شما هر دو شرکتهایی را می‌شناسیم که واحدهای IT و تجاری آنها جهت غلبه بر محدودیتهای نرم‌افزاری یا سیستم به نحو مطلوبی همکاری نموده‌اند من کلمه غلبه را عمدا انتخاب می‌کنم- تا ویژگی‌ها یا کارآمدی جدیدی به مشتریان ارائه نمایند. غلبه "فعال" آنها، خلق مفهوم جدیدی را میسر ساخت. آیا این شیوه‌ای است که می‌خواهیم فعالیت را تعریف نماییم؟ از شما خواسته می‌شود فعال باشید، دقیقا بدین دلیل که تردید، عدم اعتبار و شرایط استثنایی پیش می‌آید. در این مثال فعالیت تجاری یعنی اجرای بی‌درنگ مورد استثنا به جای قانون معتبر. همانطور که به صحبتهای کاربران IT گوش می‌دهم که هم با مشتریان و هم با اعضای چرخه تدارکات همکاری متقابل دارند، با این موضوع مواجه می‌شوم که هر چند وقت یکبار موضوع فعالیت بیشتر به عنوان واکنشی به غلبه محدودیتهای تکنیکی پیش می‌آید تا وسیله‌ای جهت استفاده از ظرفیت موجود سیستم. شما باید از ابتکار کارمندان IT و همتایان تجاری شان تمجید کنید تا از یک سیستم علیرغم ویژگی‌هایشان مقدار افزوده بگیرید. موفقیت از یک تغییر خلاقانه فعال بدست می‌آید.
بنابراین در اینجا چالشی برای یک مدیر ارشد اطلاعات وجود دارد. ۲۰ ابتکار آخر در شرکتتان را در نظر بگیرید که به عنوان فعالیت تعریف خواهید نمود. لیستی تهیه کنید. سپس، لیست را بین زیردستان و همکاران تجاری مورد اطمینانی که مد نظر دارید پخش کنید و از آنها بپرسید: کدام یک از این ابتکارات کار موقت موفقی بنابر محدودیتهای موجود را منعکس می‌سازد؟ استفاده و گسترش منطقی ظرفیت موجودمان؟ یا یک ابتکار جدید وموفق؟
ما همه می‌دانیم متداولترین پاسخ چه خواهد بود. نکته: این، ابتکاری واقعی را شامل نمی‌شود.نگرانی من در مورد فعالیت، آن است که انجمنهای تجاری و IT در مورد آن چنان صحبت می‌کنند که انگار بیشتر در مورد معماری است تا شیوه نگرش. اگر فقط ما معماری‌های تکنیکی و تجاری درستی داشته‌ باشیم، پس می‌توانیم راغب‌تر و منتظرتر باشیم. این نیز مانند بسیاری از تفکرات معماری از دور ایده‌ال به نظر می‌آیند.