فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی

با ورود فناوری اطلاعات به سازمان، عملكردهای مدیریت منابع انسانی دستخوش تغییر می شود. این تغییر در صورتی می تواند موثر باشد كه ابتدا فعالیت هایی را كه فناوری اطلاعات می تواند انجام دهد، شناخته و زمینه بروز این فعالیت ها را فراهم نماییم. متعاقب آن مدیریت منابع انسانی با شرایط جدید آشنایی لازم را پیدا نموده تا بتواند با بهره گیری از ظرفیت هایی كه فناوری اطلاعات می تواند ایجاد كند، سبب ارتقاء عملكرد منابع انسانی سازمان شود. در این مقاله سعی شده است ابتدا تاریخچه مختصری از هر دو موضوع فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی ارایه داده و سپس تاثیر و پیامدهای فناوری اطلاعات بر عملكردهای مدیریت منابع انسانی را توضیح دهیم. در ادامه نیز شرایط و فرصت هایی كه كاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی فراهم می نماید، مورد بررسی قرار گرفته است.

مقدمه

 1. به جرات می توان مدعی شد كه در طول تاریخ ظهور فناوری های مختلف هیچ نوع فناوری نتوانسته همانند فناوری اطلاعات، در بین رشته های مختلف علوم ارتباط ایجاد نماید. فناوری اطلاعات به عنوان یك پیوند دهنده، تمامی علوم روز را به كار می گیرد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز متخصصین، صنایع، سازمان ها و بالاخره همه مردم در قسمت های مختلف جامعه را در كمترین زمان و بهترین وجه ممكن تامین نماید. به طوری كه امروزه فناوری اطلاعات مرزهای كشورهای جهان را در می نوردد و ملت ها را در یك جامعه جهانی گردهم می آورد. شاید بتوان گفت به كارگیری صحیح فناوری اطلاعات نه تنها آینده زندگی بشر را بهبود خواهد بخشید، بلكه سعی دارد تا خرابی های به بار آمده ناشی از فناوری های گذشته را نیز اصلاح نماید. به عنوان مثال به كارگیری فناوری اطلاعات مشكلات ترافیك، كمبود مكان فیزیكی جهت انجام كار و تحصیل، كمبود زمان، رقابت و حسادت های بی مورد و پنهان كاری در تحصیل علوم، اشتغال و تبادل فرهنگی را مرتفع خواهد نمود. طبعاً در این عرصه جدید، هر فرد و جامعه ای كه با شناخت و اشراف بیشتر، اهداف و آرمان روشنتر پا به میدان بگذارد می تواند از این فناوری بهره بیشتری ببرد و در حوزه های مختلف اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و سیاسی جهان نقش بیشتری داشته باشد. در كل فناوری های اطلاعاتی همراه با فاكتورهای خود تحولات عظیمی در شركت ها و سازمان های بازرگانی ایجاد كرده است به گونه ای كه عملكرد كلی این قبیل شركت ها كاملاً تحت تاثیر میزان كاربرد فناوری های مورد بحث می باشد. در این میان مدیریت منابع انسانی به دلیل نقش گسترده ای كه در سازمان دارد به نوبه خود متاثر از این تحولات است. به عبارت دیگر در سازمان های حاضر بیش از هرچیزی عملكردهای مدیریت منابع انسانی تحت الشعاع فناوری اطلاعات قرار خواهد گرفت. باید با بررسی و شناخت نقش فناوری اطلاعات در عملكردهای مدیریت منابع انسانی و همچنین با طراحی و ایجاد یك سیستم پویا، زمینه ساز شناسایی، انتخاب، استخدام، آموزش و به كارگیری موثر منابع انسانی در سازمان باشیم.

2. تعاریف

2. 1. فناوری اطلاعات

 برخی از صاحبنظران فناوری اطلاعات را به عنوان گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات، اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد می دانند كه با استفاده از ابزار رایانهای و مخابراتی صورت میپذیرد.

2.2. مدیریت منابع انسانی

 هر یك از دیدگاه های مختلف نظری در حوزه مدیریت، تعاریف متفاوتی از مدیریت منابع انسانی ارایه داده اند كه در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:

• مدیریت منابع انسانی را شناسایی، انتخاب، تربیت و پرورش نیروی انسانی سازمان به منظور نیل به اهداف سازمان تعریف كرده اند.

• مدیریت منابع انسانی از جمله مسئولیت های اصلی مدیریت در هر سازمان به شمار می رود و همه مدیران سطوح متعدد سازمان به نوعی از این مسئولیت برخوردارند. از اینرو مدیریت منابع انسانی را بهره برداری از سرمایه های انسانی شركت، برای نیل به اهداف سازمانی می دانند.

• مقصود از مدیریت منابع انسانی، سیاست ها و اقدامات مورد نیاز برای اجرای بخشی از وظیفه مدیریت است كه با جنبه هایی از فعالیت كاركنان بستگی دارد، به ویژه برای كارمندیابی، آموزش دادن به كاركنان، ارزیابی عملكرد، دادن پاداش و ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای كاركنان شركت.

2.3. عملكردها(وظایف)ی مدیریت منابع انسانی

هر یك از مكاتب مختلف علم مدیریت ممكن است موضوعات متفاوتی را به عنوان عملكردهای مدیریت منابع انسانی تلقی كنند، با اینحال برخی از انواع رایج و مهم آن عبارتند از: تجزیه و تحلیل شغل، برنامه ریزی منابع انسانی، كارمندیابی و فرآیند انتخاب، اجتماعی كردن منابع انسانی، آموزش منابع انسانی، ارزیابی عملكرد، انضباط و حقوق ودستمزد.

 2.4. نقش

«نقش» را به صورت جنبه یی از ساختار اجتماعی، می توان یك موقعیت اجتماعی تعریف كرد كه دارای مجموعه یی از این مشخصه ها مانند كیفیت های شخصی و فعالیت می باشد. در این مقاله منظور از «نقش فناوری اطلاعات»، عبارت از مجموعه فعالیت هایی است كه فناوری اطلاعات پس از ورود به سازمان می تواند در جهت انجام هر یك از عملكردهای مدیریت منابع انسانی انجام دهد.

3. تاریخچه

 با توجه به اینكه بررسی ارتباط بین دو فضای مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات صورت می پذیرد در نتیجه در بیان تاریخچه این ضرورت احساس می شود كه از هر دو فضا مطالبی بیان گردد.

3.1. تاریخچه پیدایش مدیریت منابع انسانی

عوامل بسیار زیادی در شكل گیری مدیریت منابع انسانی موثر هستند. از ده ها قرن قبل از میلاد مسیح و از زمانی كه انسان ها به صورت گروهی و جمعی زندگی می كرد، در هنگام تقسیم كارها و عواید ناشی از آن قواعد خاصی را رعایت می كردند. اما عواملی را كه به پیدایش اداره امور كاركنان به صورت یك واحد مستقل با تعریف تخصصی وظایف منجر شد می توان به شرح زیر برشمرد:

• شروع انقلاب صنعتی در سال 1760

• نهضت كارگری در سال 1842

• نهضت مدیریت علمی در سال 1885

• روانشناسی صنعتی سال 1890 تا 1900

• متخصصان امور نیروی انسانی 1880 تا 1920

• مكتب روابط انسانی

 به مرور زمان و با جایگزین شدن ماشین به جای انسان، افراد زیادی در یك مكان محدود مشغول به كار شدند. در نتیجه جهت تنظیم زمان كاری، روابط بین كارگر و كارفرما، محاسبه حقوق، انتظارات كارفرمایان و كارگران از یكدیگر، تشكیل ائتلاف ها و اتحادیه ها، اداره امور كاركنان رشد و توسعه یافت. در نهایت پس از طی مراحل فوق مدیریت منابع انسانی به صورت امروزی مطرح شد.

 3.2. تاریخچه پیدایش و تحول فناوری اطلاعات

 فناوری اطلاعات به معنای عام آن به عنوان مجموعه ای از ابزارها و سیستم ها جهت گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد می باشد. سابقه این علم به 3500 سال قبل از میلاد مسیح بر می گردد. یعنی از زمان رم باستان كه نامه ها را روی لوح گلی و به صورت تصویر می نوشتند و نامه بر در طی یك هفته تنها مقصد كوتاهی را طی می نمود تا هم اكنون كه با استفاده از ابزارهای پیشرفته رایانه ای و سیستم های مجهز مخابراتی در كوتاه ترین زمان ممكن اطلاعات دلخواه در اختیار قرار می گیرد. فناوری نوین اطلاعات یعنی فناوری اطلاعات مبتنی بر الكترونیك را می توان در چند سال پیش از دهه 1940 سراغ گرفت. در طی جنگ جهانی دوم و پس از آن بود كه پیشرفت های عمده در فناوری الكترونیك رخ داد. تولید اولین كامپیوتر قابل برنامه ریزی و ترانزیستور كه منشاء میكرو الكترونیك و هسته حقیقی انقلاب فناوری اطلاعات در قرن بیستم بود. به عقیده «كاستلز » تنها در دهه 1970 بود كه فناوری های جدید اطلاعاتی در سطحی گسترده انتشار یافتند و توسعه توامان خود را شتاب بخشیدند و در پارادایمی جدید گردهم آمدند. كاستلز می گوید: بی گمان می توانیم بدون اغراق بگوییم كه انقلاب فناوری اطلاعات به عنوان یك انقلاب در دهه 1970 متولد شد. به ویژه اگر پیدایش و رواج مهندسی ژنتیك به طور موازی و تقریباً در همان زمان و مكان را به آن اضافه كنیم.

4.نقش فناوری اطلاعات در عملكردها (وظایف)ی مدیریت منابع انسانی

امروزه فناوری اطلاعات به عنوان یكی از فناوری های نوین بشری، نه تنها خود دستخوش تغییراتی ژرف شده است بلكه در حال تاثیرگذاری بر روی تمام جنبه های مختلف زندگی اجتماعی، اقتصادی و سیاسی می باشد. بالطبع از مهمترین قسمت هایی كه فناوری اطلاعات با ورود خود به سازمان در آن تاثیر گذار خواهد بود منابع انسانی و عملكردهای مدیریت منابع انسانی می باشد. لذا باید ابتدا عملكردهای مدیریت منابع انسانی و سپس نقش فناوری اطلاعات در هر یك از عملكردها را بررسی نماییم.

 4.1. عملكردها (وظایف)ی مدیریت منابع انسانی

 براساس مطالعات انجام شده و بررسی در منابع علمی معتبر مدیریت منابع انسانی در هر یك از مراحل جذب، به كارگیری، نگهداشت و جبران خدمت وظایفی را انجام می دهد كه اهم آن به شرح ذیل می باشد:

- نظارت بر استخدام

- تجزیه و تحلیل شغل

- برنامه ریزی جهت تامین نیروی انسانی مورد نیاز سازمان

- كارمندیابی

- انتخاب و استخدام بهترین و شایسته ترین نیروها برای تصدی مشاغل سازمان

- طراحی و تنظیم برنامه هایی كه ورود كاركنان جدید به سازمان را تسهیل و به ایشان كمك كند تا جایگاه صحیح سازمانی و اجتماعی خود را در آن بیابند.

- آموزش كاركنان

- تربیت مدیر

- طراحی سیستم های ارزیابی عملكرد، پاداش، حقوق و دستمزد، شكایات، ایمنی و بهداشت و سیستم انضباط

4.2. نقش های فناوری اطلاعات در هر یك از عملكردهای مدیریت منابع انسانی:

ورود و به كارگیری فناوری اطلاعات در سازمان در حوزه های مختلف كاركردهای خاص خود را خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انسانی و عملكردهای آن می تواند نقش های زیادی را در جهت انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی ایفا نماید. همانطوری كه مشخص است با به كارگیری فناوری اطلاعات در هر یك از عملكردها، زمینه های لازم جهت شناسایی، انتخاب استخدام، آموزش و به كارگیری موثر منابع انسانی ایجاد خواهد شد و در نهایت ارتقاء عملكرد منابع انسانی را به دنبال خواهد داشت. برخی از نتایج كاربرد فناوری اطلاعات در عملكردهای مختلف مدیریت منابع انسانی به شرح ذیل است:

• دقت در انجام عملكرد

• سرعت در انجام عملكرد

• شفافیت در سیستم

• جامعیت در طراحی سیستم

• اطلاع رسانی گسترده و به موقع با استفاده از شبكه های اینترنت و اینترانت

• ارزیابی دقیق و سریع

• اعلام بازخورد به موقع

• انجام امور تكرارپذیر توسط سیستم های سخت افزاری

• كنترل و ارزیابی نامحسوس

• برقراری عدالت

• برقراری نظم بیشتر

5.تغییر در فرآیندها و ساختار سازمانی از طریق فناوری اطلاعات

سازمان ها همواره از جوانب مختلف تحت فشار هستند تا تغییراتی در آنها اعمال شود به عبارتی دیگر سازمان ها برای انطباق با محیطشان تغییر می كنند و هدف نهایی از این تغییر یك معقوله استراتژیك است؛ سازمان از طریق انطباق با محیط می خواهند عملكرد بـقاء، رشـد و پیشرفت را تضمین نمایند. از این رو ساختار سازمانی در این رابطه نقشی مهم ایفا می كند. وقتی سازمان شكل مـعینی را می پذیرد بهتر می تواند وظایف خود را انجام دهد. در این رابطه به خصوص فناوری های اطلاعاتی عامل اصلی تغییر محسوب می شوند. فناوری های اطلاعاتی نه تنها عامل تغییر هستند بلكه خودشان با سرعت رو به رشدی تغییر می كنند. به عنوان مثال با گذشت زمان ابزارهایی كه سازمان ها جهت انجام امور جاری استفاده می كنند تغییر می كند، هم اكنون شاید به سختی بتوان سازمانی را یافت كه از دستگاه نمابر و رایانه جهت انجام امورجاری خود بهره نبرد. پیشرفت در فناوری اطلاعات بدان معنی است كه اطلاعات بیشتری در سازمان ها ایجاد شده و گردش آن نیز سریع تر بوده است. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور كامل مكانیزه شده اند، این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. همانطوری كه در مبحث «نقش فناوری اطلاعات در عملكردهای مدیریت منابع انسانی» ملاحظه نمودید در جهت تغییر بسیاری از فرآیندهای قبلی و انجام كارها از طریق رایانه و شیوه های جدید، فناوری اطلاعات نقش به سزایی را ایفا می نماید.

برخی از مواردی كه فناوری اطلاعات سبب تغییر فرآیندهای سازمان می شود عبارتند از:

• فناوری اطلاعات موجب مكانیزه شدن و سرعت بالای فرآیندها می گردد.

• فناوری اطلاعات مشاغل مجازی و همكاری های راه دور را ممكن می سازد.

• فناوری اطلاعات تعاملات را افزایش داده و بازخورد فوری را ممكن می سازد.

• فناوری اطلاعات موجب ایجاد، توزیع، مدیریت موثر و هوشمندانه دانش می شود.

• فناوری اطلاعات محاسبات را در سطح وسیع و بدون خستگی انجام می دهد.

• فناوری اطلاعات، اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان به اشتراك می گذارد.

با توجه به مطالب فوق حتی بیان این مطلب كه در آینده سازمانها بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات بتوانند به حیات ساختاری خود ادامه دهند تقریبا دور از تصور است. تاثیرات فناوری اطلاعات، ساختار را به گونه ای دگرگون می سازد كه با شكل امروزی آن متفاوت خواهد بود. ساختار سازمانی مناسب با پیشرفت فناوری ها، توان مدیریت را در تحصیل ماموریت ها و هدف های راهبردی افزایش خواهد داد. در سازمانی كه فرآیند گردش اطلاعات در آن ركن اساسی را ایفا می كند (یا اطلاعات نگر و اطلاعات بر است) بدون شك فناوری اطلاعات و ارتباطات در ساختار آن تاثیر خواهد گذاشت.

 ساختار سازمانی مهمترین عامل در برقراری ارتباطات و استفاده بهینه از فناوری اطلاعات و ارتباطات است به عبارت دیگر سرمایه گذاری و به كارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بایستی ساختار سازمانی را متحول و اثربخش سازد.

 از اینرو جوامع دچار دوگانگی شده یا می شوند و بخش فوقانی و زیرین ساختار اشتغال در حال رشد و بخش میانی آن در حال كوچك شدن است .سرعت و میزان این تغییر به جایگاه هر كشور در تقسیم كار جهانی و فضای سیاسی آن بستگی دارد.

6. محیط و نقش در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

 یكی از پیامدهای فناوری اطلاعات، جهانی شدن نیروی كار می باشد. در واقع محیطی كه مدیریت منابع انسانی می تواند نیروهای مورد نیاز خود را جذب نماید فراتر از مرزهای جغرافیایی خواهد بود. لذا مدیریت سازمان ها در زمینه جذب و به كارگیری نیروی كار در سطح جهانی (از نظر گزینش، آموزش و اجرای سیاست های پرداخت پاداش، حقوق و ...) با چالش های بسیاری رو به رو خواهد شد. جهانی شدن نیروی كار و سایر عوامل موجب شده اند كه ماهیت مشاغل و كارها، دستخوش تغییرات شدید قرار گیرد و شركت ها با بهره گیری از شبكه های ارتباطی و امكاناتی كه در آنها وجود دارد سعی می كنند فعالیت های خود را در نقاطی از دنیا كه نرخ دستمزد با آهنگی كند تر رشد می كند، دایر كنند. برخی از مشخصه های محیط جدید عبارتند از:

• كاسته شدن از مشاغل دفتری

• افزایش مشاغل حرفه ای، مدیریتی و فنی

• نیاز به آموزش مداوم

• پیمان سپاری كارها

• عدم امكان نظارت بركار نیروها همانند قبل، به علت حرفه ای شدن نیروها

• ضرورت ایجاد سیستم های خود كنترلی

• كاهش مخارج جذب و پرورش نیروی انسانی

بالطبع مدیریت منابع انسانی بایستی روش های خود را نیز تغییر دهد. رقابت در سطح جهانی مطرح می باشد و شناخت نقاط قوت و ضعف، تهدیدها و فرصت ها می تواند به سازمان در انتخاب، استخدام، پرورش و به كارگیری نیروی مناسب كمك نماید. برخی از وظایف و نقش های در حال تغییر مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

• كاهش نیروی انسانی غیرفعال و تقویت نیروهای باقیمانده

• ایجاد زمینه دریافت آموزش های جدید و مستمر

• كاهش فشار روانی كاركنان

• افزایش كیفیت زندگی كاری

• واكنش مناسب و سریع نسبت به تغییرات فناوری

• مد نظر قرار دادن نوآوری در محصولات تولیدی

• تشكیل تیم های تخصصی

• پرداخت پاداش و مزایا براساس خروجی تیم های كاری

• استفاده از ساعات كاری انعطاف پذیر

• همسوسازی اهداف كاركنان با اهداف سازمان

• به كارگیری روش هایی جهت افزایش تعهد در كاركنان

نتیجه گیری توان تداوم سازمان در محیط متغییر و رقابتی امروزین مستلزم به كارگیری فناوری اطلاعات در سازمان می باشد. نقش فناوری اطلاعات در سازمان های جدید به اندازه ای پررنگ است كه بسیاری از نظریه پردازان سازمان، مدیران و تصمیم گیران سازمان ها را به اتخاذ استراتژی مرتبط با این فناوری ها در جهت گیری های آتی سازمان ها توصیه می كنند. از قسمت های مهم سازمان كه تحت تاثیر این فناوری قرار خواهد گرفت، منابع انسانی سازمان می باشد. به طور طبیعی نحوه مدیریت بر نیروهایی كه در محیط جدید یعنی محیطی كه با فناوری اطلاعات عجین شدن است تحت الشعاع این فناوری قرار خواهد گرفت. در این راستا ضروری است نقش هایی را كه فناوری اطلاعات می تواند برای مدیریت منابع انسانی ایفا كند را بررسی نموده و با استفاده از آن زمینه انجام هرچه بهتر وظایف را برای مدیر منابع انسانی فراهم نماییم. در غیر این صورت عملكرد منابع انسانی به ویژه از لحاظ دستیابی به اهداف سازمان ضعیف خواهد بود. در نتیجه برای انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی باید اولاً محیط جدید كه تحت تاثیر فناوری اطلاعات می باشد را بشناسیم و ثانیاً بدانیم كه در این محیط مدیر منابع انسانی چه وظایفی را باید انجام دهد.

نویسنده: مجیدرضا عبداله پور