نقش فناوری اطلاعات در فرایند مهندسی مجدد کسب و کار

یکی از ویژگیهایمحیط امروزی افزایش سطوح رقابت است. موسساتی که خواهان افزایش سهم بازارخود و کسب سود و منافع هستند باید خود را با تغییرات محیط موجود وفق دهند.از این رو، تغییرات بسیاری در روشهای کسب و کار درحال شکل گیری است. یکی ازآنها، فرایند مهندسی مجدد کسب و کار (BUSINESS PROCESS REENGINEERING = BPR ) است. که بهعنوان بازاندیشی اساسی و طراحی دوباره بنیادیفرایندهای کسب و کار، به منظور بهبود چشمگیر معیارهایعملکرد امروزی، تعــریف شــده است. یکـی از زمینـه سازان بالقوهفرایندمهندسی مجدد کسب و کار، فناوری اطلاعات (INFORMATION TECHNOLOGY = IT ) است. اگرچهفناوری اطلاعات امکان دستیابی به پیشرفتهایی را در زمینه فرایندمهندسی مجدد فراهم می سازد، اما به تنهایی کافی نیست. این مقالهاهمیتفناوری اطلاعات را در یکی از مهمترین متدولوژی ها شرح خواهد داد.موسسات،با استفاده از این فناوری قادرند که وظایفشان را ساده تر، سازماندهیخود را طراحی مجدد، روش کار خود را متحول و بهبود چشم گیری راحاصلکنند.

اغلب موسسات، علیرغم نوع کسب و کار، میزان پیشرفتهای فناوری در محصولات وخدمات، و منشاء ملی شان یک منطق تیلوریسم را با سازماندهی خود همراهمی کنند. آنها معمولاً فرایندها را به وظایف تقسیم می کنند، افراد متخصص رابرمبنای تخصصی که دارند در وظایف مختلف قرار می دهند و یک سلسله مراتبسازمانی را براساس سطح تخصص آنها، آرایش می دهند. بنابراین آنها بر اساسنظریه تقسیم کار آدام اسمیت سازماندهی می شوند. هرچه شرکت بزرگترباشد، کارها تخصصی تر و مراحل آن بیشتر خواهدشد. به همین علت، وظایف،بیشتر و بیشتر تقسیم می شوند. این گرایش سبب پیچیده تر شدن کل فرایندتولید و تحویل کالا یا خدمات، افزایش کارکنان در سطوح میانی سازمان و فاصلهبیشتر بین مدیریت عالی با کارکنان اجرایی گردیده است.به هرجهت، امــروزهاین روشهــای کسب و کار در اکثر سازمانها و شرکتهایی مورداستفادهقرار نمی گیرند که هیچ چیز در آنها دارای ثبات و قابل پیش بینی نیست.محیطهای امروزی از سه ویژگی زیر برخوردارند:

(1 مشتریان کنترل را برعهده می گیرند: امروزه مشتریان بهجای فروشندگان کنترل را دردست دارند؛ این مشتریــان هستنــد کــه بــهعـرضه کننـدگــان مـی گــویند چه چیزی می خواهند، چه موقع می خواهند و چهمقدار مایلند پول پرداخت کنند. آنها محصولات و خدماتی را تقاضا میکنند که براساس نیازهای خاص شــان طراحی شده باشد. مشتریان، بدینخاطرکه می توانند به راحتی به اطلاعات بیشتری دسترسی پیدا کنند، ازموقعیتبهتری نسبت به رقابت درحال افزایش است، در گذشته مهمتریــن متغیــردرفـروش، قیمت به شمار می رفت. ولی درحال حاضر محصولات مشابهی براساسمزیتهایرقابتی متفاوت از قبیل کیفیت و خدمات قبل و بعد از فروش، به فروشمیرسد.

(2 تغییرات ادامه دارد: ماهیت اصلی تغییر، تغییریافتهاست.شرکتها بایستی به سرعت خود را با چنین تغییراتی تطبیق دهند که باعثنگهداشتن یا بهبود موضع رقابتی شرکت می شود. بدین ترتیب، روشی لازم استکهبه شرکتها اجازه دهد تا تغییراتی را به منظور بهبود هزینه، کیفیت، زمانوخدمات در خود ایجاد کنند.

در سالهای اخیر، یکیاز غالب ترین نگرشها به ایجاد تغییرات در کسب و کارسازمانها، فرایند مهندسی مجدد کسب و کار بوده است که اساساً ایجاد تغییراتدر فرایندهای کسب و کار را مورد توجه قرار می دهد. برای ایجاد اینتغییرات و اصلاحات پیشنهادی، لازم است که از عناصری موسوم به »زمینه سازان«،استفاده کنیم. این عناصر باتوجه ویژه به فناوری اطلاعات سبب تسهیل درطراحی دوباره فرایندها می شوند. در این مقاله، سعی ما بر این است کهاهمیت تکنولوژی اطلاعات را به عنوان یکی از زمینهسازان، نشان دهیم.

مفهومBPR

»همر« و»چمپی« مهندسی مجدد فرایند کسب و کار را این گونه تعریف می کنند:»بازاندیشی بنیادین، طراحی نو و ریشه ایفراینـدهــا بــرای دستیـابی به پیشرفتی شگفت انگیزدربحران باتوجه به معیارهایی نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت«.واژگانکلیدی در این تعریف عبارتند از:

(1 بنیادین: شیوه اصلی کار شرکت چیست؟

(2 ریشه ای: تمامی روندهای کاری و ساختارهای موجود باید فراموش و شیوه هایجدیدکارکردن کشف شوند. تغییرات سطحی مفید نیستند و تغییر باید در ریشهعملیشود.

(3 شگفت انگیز: باید به تغییرات چشمگیر و خارق العاده دست یافت نه بهبودهایجزئی و اندک.

4) فرایندها:طراحی مجدد باید بر فرایندها متمرکز باشد نه بر وظایف، شغلها، مردم یا ساختارها.

درنیتجهیکسازمان باید با پشت سر نهادن روندهای کاری قدیمی کار را از نوع شروعکند.مهندسی مجدد در کانون فرایندها متمرکز است. »داونپـرت« و »شورت«فرایندرا مجموعه ای از وظایف تعریف می کنند که به طور منطقی با یکدیگر درارتباطهستند و برای دستیابی به یک نتیجه کاری تعریف شده، اجرا می شوند.فرایندها،سلسله فعالیتهایی هستند که مشترکاً، نتیجه ارزشمنــدی را بــرایمشتـریبه بار می آورند.

روشهای دیگری مبتنیبر فرایندها وجود دارد مانند بهبود مستمر یامدیریت کیفیت جامع که وظایف سازمان را برای برآورده کردن نیازهای مشتریانجهت دهی می کنند اما این روشها ممکن است فرایندهای جدیدی را ارائه نکنند.

باتوجه به اینتعاریف، مهندسی مجدد تحولات تدریجی را نمی پذیرد و با درنظر گرفتندگرگونیهای پرشتاب فناوری بازار و اقتصاد،دگرگونیهای بنیادین و شدید را مدنظر قرار می دهد. ایندانش تمام روشهای سازماندهی، مدیریت تحول و ابزارهای مهندسی صنایع رامورداستفاده قرار می دهد. تا بر ویرانــه ســازمــاندهی بوروکراتیک(دیوان سالاری)، سازمانهای نوین فرایندگرا و انعطاف پذیر را بسازد.

ادبیات موضوع

»همر« درکتاب خود، مهندسی مجدد را شروع دوباره معرفی کرد. وی درهمان کتاب اصول کلــی ایــن روش را بیان کرد و مزایای به کارگیری آن رابا ذکر کاربرد آن در شرکتهای ایالات متحده مانند »فورد موتور« و »میوچوآلبنفیت لایف« برشمرد.

»دامــامپـور«اظهارداشت که تغییرات همه جانبه، باعث تغییرات اساسی در فعالیتهای یکسازمــانمــی شــوند و این تغییرات نشان دهنده ترک آشکار شیوه های موجوددرکار هستند، درست برعکس تغییرات تدریجی که معمولاً این گونه شیوه هایکاررا همراهی می کنند. به همین دلیل لازم است، بین تغییر تدریجی و تغییرهمهجانبه تمایز قائل شویم.

»بارزاک« وهمکارانش نشان دادند که تغییرات تدریجی در درازمدت باعث بروزکارایی می شوند. برعکس، تغییرات همه جانبه می توانند باعث سازمان دهی مجددشرکت شوند. آنان متغیرهایی را شناسایی کردند که شرکتها را به ترکساختارها و فرایندهای موجود و ایجادساختار و فرایندی جدید و متفاوتترغیب می کنند.

همر و چمپیاینمتدولوژی را در کتاب خود به نام »طراحی مجدد کسب و کار« توسعه دادند.اینکتاب توضیح می دهد، هنگامی که تصمیم بر طراحی مجدد اتخاذ می شود،افرادو پیشرفتها چگونه تحت تاثیر قرار می گیرند.

ویتمن و گیبسون،برایکشف اینکه چرا سازمانها از فرایند مهندسی مجدد کسب وکار استفـاده میکنندمطالعه ای انجام دادند. نتایج به دست آمده آنها به ترتیب اهمیتعبارتنداز:

(1 بهبود فرایندهای کسب و کار؛

2) پیشرو شدن درصنعت؛

3) سازماندهی مجددوظایف کسب و کار؛

4) بهبود وضعیتفعلی صنعت؛

5) قرارگرفتن درمیان رهبران صنعتی؛

6) تغییر چشمگیروضعیت شرکت.

»اردالجیان«و»فانر«، معتقدند که فرایند مهندسی مجدد کسب و کار روشی است مبتنی برفراینـدهاکه توسط مدیریت ارشد هدایت می شود که عملکرد بهتری را از طریقتغییراتهمه جانبه از سازمان انتظار دارد.

فناوری اطلاعات

امروزهکاربردفناوریهای اطلاعاتی روز به روز درحال افزایش است. پیشرفتهای حاصلشدهدر فناوریهای ارتباطات و کامپیوتر (اعم از مادر یا شخصی) به کارکنانیکسازمان این اجازه را می دهد که درحالی که بیرون سازمان هستند، همچنانبهسازمانشان متصل باشند و برای سازمان مربوطه شان کار کنند.

بهعبارتیبا استفاده از این فناوریها، کم کم سازمانها به سمت مجازی شدن پیشمیروند. نمونه ای از این فناوریها عبارتند از: پست الکترونیک، ویدئوکنفرانس،فناوریهایی ازقبیل طراحی به کمک کامپیوتر، تولید به کمک کامپیوتر، ومهندسی به کمک کامپیوتر. این قبیل فناوریها باعث هماهنگ سازی فعالیتها درسازمان می شود.

از دید اسمیت واستروف به طورکلی شرکت شامل 3 هسته اصلی یعنی:

1) فرایند تصمیمگیری

2)  جریان اطلاعات

3)  جریان مواد است.

کهفناوریاطلاعات روی هر سه هسته فوق می تواند تاثیرگذار باشد. کاربرد فناوریاطلاعات شرکتها را قادر می سازد امتیازهای مهمی از قبیل موارد زیرکسبکنند:

(1صرفه جوییدر هزینه و بهبود بخشیدن جهت تبادل اطلاعات؛

(2 اجتناب از خطاهای انسانی هنگامی که وظایف تکراری یا بسیار پیچیده است؛

(3صرفه جوییمالی به دلیل کاهش خطاها و زمان انجام وظایف؛

(4 ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه؛

(5 بهبود بخشیدن کارآیی و اثربخشی سازمانی؛

6) بهبود درمدیریت میانی و کاهش فرایندهای زائد ازطریق تهیه اطلاعات مفیدتر.

7) طراحی فرایندها

مهندسیمجددکسب و کار روشی است که به ایجاد تغییر در سازمان کمک و فرایندهایجدیدو شیوه های نوین انجام کار را به سازمان معرفی می کند. بنابراین،جهت رسیدن به این مقصود عناصر خاصی برای ایجاد تغییرات در سازمـانموردنیاز خواهدبود که عناصر به تسهیل کننده ها معروفند و درحکم ابزاریبرای تغییر فرایندها عمل می کنند.

فناوری اطلاعات بهایجاد تغییرات در سازمانها کمک می کند، آن هم عمدتاًتغییراتی در ماهیت کار، ادغام وظایف سازمانی و تبدیل نیروهای رقابتی.

فناوری اطلاعات میتواند در ایجاد تغییرات به مهندسی مجدد یاری برسانــد و از ایــن رو میتوان آن را درحکم تسهیل کننده فرایند مهندسی مجددکسب و کار تلقی کرد.

طراحیمجددفرایندها اغلب به وسیله کمک گــرفتـن از فناوری اطلاعات صورت میگیرد.در اغلب حالات فناوری اطلاعات مهمترین توانایی مهندسی مجدد است.اگرچهقبلاً در فرایندها فناوری اطلاعات به صورت یک نیاز مبرم برای مهندسیمجددیک شرکت استفاده نمی شد.

یک رویکرد موفقمهندسی مجدد مستلزم کاربردهای فناوری اطلاعات و طراحی مجدد فرایندها به گونه ایاست که مکمل یکدیگر باشند.

دربسیــاریاز حـالات متدولوژی های نرم افزار و اتوماسیون برای مهندسی مجددکــردناستفــاده می شـود و انتخاب متدولوژی های درست برای مهندسی مجددنقشبحرانی در موفقیت پروژه ایفا می کند.

آنچه امروز مهم استکهدرباره نقش فناوری اطلاعات بدانیم این است که فناوری اطلاعات، تنهاچگونگیانجام کارهایمان را دگرگون نمی کند، بلکه تعریف اقتصاد، تجارت ورقابترا هم تغییر داده است. یکــی از مسائل مهم کلیدی ارزیابی کــهارزیـابــانبــا آن مواجهند تعیین این واقعیت است که آیا سرمایه گذاریهاییکموسسه در فناوری اطلاعات درحقیقت از یک فرایند تجاری دوباره طراحی شدهحمایتمی کنند؟

این مسایل چارچوبیرا برای تعیین اینکه آیا یک موسسه درحقیقت خود را درگیر مهندسی مجدد یک فــرایندمی سازد، فراهم می آورد.

همانطورکه در شکل شماره (1) نشان داده شده است فرایند کاری، نیازهای اطلاعاتیوفناوری به یکدیگر وابسته اند. وقتی پروژه، مهندسی مجــدد به نیازهایاطلاعاتیجدید می انجامد شاید لازم باشد که به منظور رفع این نیازمندیهافناوریجدید را بیاموزیم.

اما باید به خاطرداشت که یادگیری فناوری اطلاعات شامل مهندسی مجدد نیست. بهعبارت دیگر، فناوری یک زمینه ساز برای مهندسی مجدد است نه خود آن. یادگیریفناوری با این باور که هدف وجود آن فناوری به گونه ای به نوآوری درفرایند منجر می گردد، دلیل اصلی سرمایه گذاریهای سیستم های اطلاعاتی است.

چالش اطلاعاتی، دررابطه با عدم تاثیرگذاری فناوری اطلاعاتی، گزارشهاو مطالعات بی شماری وجود دارد. به عنوان مثال در گزارشی که توسط مورگاناستانلی تهیه شده است، میزان سرمایه گذاری انجام شده در ایالات متحدهآمریکا در زمینه فناوری اطلاعات در دهه 1980 بالغ بر 800 میلیارددلار بوده است که حجم سرمایه گذاری تنها 7 درصد به کاراییموسسات افزوده است.

مطالعات بسیاری وجوددارند که فناوری اطلاعات را خازن اصلی طراحی مجدد فرایند نشان می دهند،با وجود این، این سوال مطرح می شود که فناوری اطلاعات چگونه می تواندبه تغییر فرایندها کمک کند؟

انواع فرایندها

فــرایندها را میتوان براساس دوجنبه طبقه بندی کرد:

(1 میزان وساطت (میانجیگری)

2) میزان مشارکت(همکاری)

میزان وساطت بهجریان متوالی درونداد و برونداد بین وظایف شرکت کننده ها در یک فرایند کسب و کاربرمی گردد.

فرایندیبادرجه وساطت بالا مستلزم تعداد زیادی وظایف میانی است که درقالب وظایفگوناگونیکه به طور غیرمستقیم به نتیجه فرایند کمک می کنند اجرا می شوند وفرایندیبا درجه وساطت پایین دارای چندین وظیفه است که مستقیماً و بدونوساطتاقدامات متوالی درنتیجه فرایند سهیم هستند.

میزان مشارکت بهدرجههمکاری میان وظایف از طریق تبادل اطلاعات وابسته است و دامنه و شدتتبادلاطلاعات می تواند از هیچ (فرایند با میزان پایین همکاری) تا گستردهوفراگیر (فرایند با میزان بالای همکاری) باشد.

محیطهای امروزایجابمی کند که شرکتها با سرعت توسعه پیدا کنند و تولیداتی را عرضه کنندکهنیازهای مشتریان را برآورده سازد. امروزه شرکتها چنانچه از فرایندهایدارایگامهای متعدد و مشارکت اندک استفاده کنند درنتیجه این محیطها باعثمیشوند که درجه و میزان وساطت (کارهای واسطه ای) کاهش یافته و میزانوابستگیو وظایف مشارکتی افزایش یابد.

حال سوال این است کهآیا فناوری اطلاعات می تواند این تغییرات را آسان کند؟ آیا فناوریاطلاعات می تواند درجه مشارکت را افزایش و درجهکارهای واسطه ای را کاهش دهد؟ جهت انجام این کار، سازمانها بایدفرایندهایی را که گامهای میانی (غیرمرتبط با نتیجهنهایی) فراوان دارند، به فرایندهایی تبدیل کنند که وظایف آنهامستقیماًمرتبط با نتیجه نهایی است و درجه مشارکت بالایی دارند. فناوریهاییکه این تعدیل را تسهیل می کنند ممکن است از مقولات زیر باشند:

(1ایجادپایگاه داده های اشتراکی یا تسهیم شده: به وسیله این پایگاههااجازهداده می شود که کارهای مختلف به صورت مستقیم و با استفاده از اطلاعاتموجود در پایگاه داده توسط اکثر افراد سازمان انجام شود؛

(2فناوریتصویری: به وسیله این فناوری افراد می توانند همزمان در حالی کهبیروناز سازمان هستند، با یکدیگر به صورت تصویری ارتباط داشته و رویگرافهاو تصویرها تجزیه و تحلیل انجام دهند.

(3تحلیلالکترونیکی داده ها و انتقال آن به افراد دیگر:فناوری اطلاعات علاوه بر دو مورد قبل، باعث می شود که کلیه افراد متخصص درارزیابی داده ها و اطلاعات دخیل باشند. فناوری اطلاعاتی که همکاری ومشارکت میان افراد مختلف را تسهیل می کند ممکن است جزء فناوریهای ارتباطاتیباشد. این فناوریها با استفاده از ابزارهایی نظیر پست الکترونیک، ویدئوکنفرانس و پروتکل انتقال فایل، انتقال اطلاعات را میسر می سازند.

درمورد فرایندهایتعریف شده، داونپورت و شورت رابطه فرایندمهندســی مجــدد کسب و کار و فناوری اطلاعات را بااستفاده از سه معیار

1) ابعاد

2 )هدف

 3 ) معیار فعالیتها پیشنهاددادند.

ازطریق ایـن معیارسه نوع فرایند را می توان تعریف کرد:

(1ابعاد:

 (2فرایندهای بین سازمانی؛

(3فرایندهایبین وظیفه ای (نقشی)؛

-(4فرایندهایبین کارکنان.

استفادهازفناوری اطلاعات از قبیل تبادل الکترونیکی داده ها و پایگاههای داده ایاشتراکی،هزینه مبادلات را کاهش داده و واسطـه هـا را در فرایندهای سازمانی حذفمی کند.

در فرایندهای بینوظیفه ای فناوری اطلاعات می تواند شبکه های ارتباطی تلفنی وغیرتلفنی را به وجود آورد و وظایف را در مکانهایمختلف، در فرایندهای به صورت همگن درآورد.

و در فرایندهایبینکارکنان فناوری اطلاعات می تواند با استفاده از فناوریهای تصویری،ادغاموظایف در جهت فرایندهای بین کارکنان انجام دهد.

هدف: اگرخواستهباشیم باتوجه به معیار هدف بررسی کنیم، باید سعی کنیم فرایندهایفیزیکیرا افزایش داده و به طرف کاهش نیروی کار پیش برویم که این کار رامیتوان با جایگزینی امکاناتی از قبیل (COMPUTER AIDED DESIGN)CAD وMANUFACTURING)CAM (COMPUTER AIDED ، وسایل ارتباطی و اطلاعاتی انجام دادودرنهایت برای رسیدن به هدف موردنظر فناوری اطلاعات می تواند مسیر راهموارترسازد.

معیار فعالیتها:معیار فعالیت خود شامل دو قسمت است: فعالیتهای مدیریتی و فعالیتهایعملیاتی. فناوری اطلاعات از قبیل تجارت الکترونیک، پایگاه داده هایاشتراکی، زمان و هزینه ها را کاهش می دهند و کیفیت برونداد در فرایندهایعملیاتی را بهبود می بخشند.

بهعلاوه،سیستم های خبره، نظامهای پشتیبانی تصمیم و پیاده سازی سیستم هایاطلاعاتیتکنیک های مفیدی در فرایندهای مدیریتی به شمار می روند.

گاناسکاران و ناتمهمترین فرایند در یک شرکت تولیدی یا خدماتی را طبقه بندی کرده و موارد زیر راتشخیص داده اند:

جریان سفارش،فراینداستراتژیک، فرایند محصول، بازاریابی یا فروش، خدمات، حسابداری، امور کارکنان ومسایل مربوط به فناوری.

جریان سفارش متشکلاز فعالیتهای عرضه، مونتاژ محصول، ساخت محصول، دریافت سفارش، حملو نقل و غیره است که معمولاً این فعالیتها در اکثر شرکتها اتفاق میافتد. در این مسیر فناوری اطلاعات می تواند موارد فوق را ازطریقبهوجود آوردن جریان اطلاعات در کل فرایند تسهیل کند. مانند: به کارگیریچندرسانهای ها، هوش مصنوعی، انتقالات داده های الکترونیکی و... این فناوریها نهتنها می توانند زمان جریان سفارش را کاهش دهند بلکه به حذف موانع خاصدرمیان وظایف مختلف کمک می کنند.

فرایند استراتژیکترکیبیاز وظایف رسمی و طراحی ساختار سازمانی است. برای اجرای فراینداستراتژیکفقط نیاز به تجزیه وتحلیل از خارج سازمان نیست، بلکه علاوه برآننیاز به تجزیه وتحلیل داخلی نیز هست.

به طور کلی فناوریاطلاعات از دو بعد به تعیین استراتژی شرکت کمک می کند:

به کارگیریفناوریهای جمع آوری اطلاعات، مانند ویدئو کنفرانس، پایگاه دادهها،شبکه های پست الکترونیکی و ارتباطی و سیستم های اطلاعاتی اجرایی؛

سیستم هــایاطلاعـاتی برای کمک در تصمیم گیریها مانند سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری و سیستمهای پشتیبانی هوشمند.

فرایند محصول توسطوظایف طراحی، مهندسی و طرح ریزی فرایند شکل می گیرد. (COMPUTER AIDEDENGINEERING),CAE و فناوری مهندسی همزمان وظایف برشمرده پیشین را بابه وجود آوردن بهبودهای قابل توجه در بهره وری و صرفه جویی هزینه تسهیلمی کنند.

در فرایند بازاریابیو یا فرایند فروش که شامل رضایتمندی خریدار، تحقیقاتبازار، پیش بینی و تصمیم گیری درمورد ترکیب محصول و موارد دیگر می شود.وظیفه اصلی فناوری اطلاعات در این مرحله به دستآوردن اطلاعات درمورد نیازهای خریدار و ترجیحات خریداران ازطریقوسایلیمانند مصاحبه های تلفنی به کمک کامپیوتر، ارتباطات خریدار و شرکتبهوسیله کامپیوتر (اینترنت) است.

فرایند خدمات ازطریقپشتیبانی محصول و خدمات پس از فروش شکل می گیرد، که در این زمینه سیستمهای دریافت مشتری (تحویل به مشتری) بسیار مفیدهستند.

فرایندهای حسابداریشاملنرخ گذاری تولید، بودجه بندی، تصمیمهای ساخت یا خرید که همه اینفرایندها،خود نیاز به اطلاعات مهمی دارد که ازطریق ابزارهای فناوری اطلاعات وسیستم های اطلاعات مدیریت تــامیـن می شود و به کارگیری سیستمهایادغامی که به کل شرکتهای مربوطه متصل می شــود و اطلاعات لازم را بهدستمی آورد.

کاربرد فناوریاطلاعات در مسائل مربوط به نیروی انسانی مانند استخدام، گزینش، آموزش وسیستم های جبران خدمت و ارزیابی عملکرد کارکنان است. درگذشته فناوریاطلاعات نقش کمی را در این فرایندها داشته است، ولی امروزه با آمدن روشهایجدید، کارکنان مایل هستند که ازطریق فناوریهای چندرسانه ای، شبکه ای و...مشارکت بیشتری در مسائلی که روی کار آنها موثر است داشته باشند. ستیل واگنو برنز مهندسی عملکرد انسانی را پیشنهاد می کنند که آن را روش جدیدیبرای سازماندهی، توسعه و تغییر منابع انسانی یک سازمان با استفاده از اصولهندسی و جبری - همانگونه که معمولاً در تحلیلهای مهندسی دیده می شود - باعناصر کارکردی عملکرد تعریف کرده اند.

بنابراین، فناوریاطلاعات برای تلفیق وظایف درگیر در یک فرایند، نقشی مرتبط طلب می کنــد پسبه طور خلاصه می توان این گونه بیان کرد که فرایند مهندسی مجدد کسب و کارتقاضای حذف موانع موجود داخلی هر محیط عملکردی را دارد که یکی از عواملمهم این کار، کاربرد فناوری اطلاعات است.

تسهیل کننده ها

تا به حال، اینمقاله به اهمیت فناوری اطلاعات به عنوان تسهیل کنندهبا عنصری که می تواند طراحی مجدد فرایند را تسهیل کند پرداختـه است.اما، فناوری اطلاعات تنها تسهیل کننده نیست و گروههای دیگری نیز وجود دارندکه امکاناتی عرضه می دارند.

لاو و گاناسکاراناعتقاد دارند که چهار عامل (تسهیل کننده) روی فرایند مهندسی مجدد کسب و کار آثاراساسی دارند که عبارتند از:

1 - سازمان 2 -مدیریت کیفیت فراگیر 3 - منابع انسانی 4 - فناوری اطلاعات که البته سازمان خود بهدو گروه تقسیم می شود:
الف- ساختار ب - مسایل فرهنگی

حاصلساختاربیشتر جهت به وجود آوردن نیاز به تغییر در قسمت نیروی انسانی نمودپیدامی کند و عمدتاً ازطریق تسهیم پاداش، افزایش تولید، آموزش و مواردیمشابهروی فرایند مهندسی مجدد کسب وکار اثرگذار خواهد بود.

به طورکلی سه عاملساختاری مهم وجود دارد:

- تیمهای کاریخود مدیر: این گروهها باتوجه به میل افراد به وجود آمده و دارای رهبران غیررسمیهستند.

- تیمهایعملکردی (وظیفه ای): این گروهها چندین وظایف را با هم به عهده می گیرند و بر مبنایعملکرد به وجود می آیند.

- تیمهای حلمسئله: این گروهها چندمنظوره هستنــد و از افراد بخشهای مختلفتشکیلمی شوند و مسئول حل موضوعهای مختلف در دوره های زمانی خاص هستند.

ازطرفدیگرعوامل فرهنگی شامل هنجارها، ارزشها و عقاید درباره چگونگی انجام دادنکارهاهستند. مهندسی مجدد فرایند نیازمند تغییراتی است که به طور همزمانمستلزممشارکت، نوآوری و ارائه ایده های جدیــد هستنــد. تمــام اینها رابایدمدیریت به تدریج طوری به پرسنل القا کند که در زمان طراحی مجددفرایندها،آنان بتوانند در آن مشارکت کرده و با میل پذیرای آن باشند. درشرکتیکه در‌ آن فرهنگ خشک حکمفرماست و همه چیز باید توسط یک سرپرستپیشنهادشود، تغییرات فرایند بسیار سخت تر صورت می گیرد.

گروه سومتسهیلکننده ها منابع انسانی است. اگر شرکتی به کارکنان با انگیزه ای نیازداشتهباشد که تغییرات را بپذیرند،‌ایده های جدید ارائه دهند، همکاری کنندوبتوانند شیوه کارشان را تغییر دهند، آنگاه نیمی از تلاش باید پیرامونمدیریتمنابع انسانی متمرکز گردد. بنابراین، آموزش عمیق و جنبه های انگیزشبایدموردتوجه و مطالعه قرار گیرد. از یک سو لازم است کارکنان طی کارتیمی،دانش کسب و وظایف جدیدی را انجام دهند و ازسوی دیگر، شرکت بایدکارمندانشرا ازطریق سیستم های انگیزشی و با صدور اجازه برای شرکت آنان درفرایندتصمیم گیری برانگیزاند.

سرانجام، مدیریتکیفیت جامع عاملی است که می تواند طراحی مجددفرایند را آسان کند زیرا قادر است ایده تغییر موردنیاز در شرکت را ایجاد کند.با وجود این،مدیریت کیفیت جامع ممکن است مستقیماً روی نتایج فرایند مهندسیمجدد کسب و کار اثرگذار نباشد.

نتیجه گیری

مهندسیمجددفرایند کسب وکار روشی است که به وسیله آن پیشرفتهای (بهبودهای) مهمیبهدست می آید، اگر چه نیازمند تغییرات بزرگی در سازمان و شیوه کار است.اینروش، مستلزم نیاز به تغییر یا حتی افزایش شیوه های کاری، وظایف شغلی،دانشموردنیاز و ارزشهای سازمانی است. بدین ترتیب، مهندسی مجدد نیازمندصرفوقت طولانی، منابع و تلاش است و با استفاده از عناصری به نام تسهیلکنندهها ساده تر می شوند.

این مقاله به اهمیتو نقش حیاتی فناوری اطلاعات به عنوان یک تسهیل کنندهپرداخته است زیرا به شرکتها اجازه می دهد فرایند رابه دو طریق افزایش درجه همکاری (مشارکت) و کاهش میزان وساطت ازطریقبه کارگیری پایگاههای داده ای اشتراکی و فناوریهای ارتباطاتی تغییردهند.از این رو، فناوری اطلاعات می تواند به شرکت در کسب بهبودهای مهم درمتغیرهاییمانند هزینه ها، کیفیت وزمان تحویل کمک کند. اگرچه اینها تنهاعناصر(ارکان) مهم نیستند، اما باید تغییرات ساختاری، فرهنگ شرکت و منابعانسانیرا نیز مدنظر قرار داد.