عوامل حفظ انگیزش گروهی

● انگیزش
ما اغلب این واژه را می‌شنویم. عموماً این لغت را در مورد رفتار انسان به‌کار می‌بریم یعنی حالتی ذهنی که ما را به انجام کارها وادار می‌کند. طی سال‌های متمادی تحقیق در زمینه همکاری در محیط کار، انگیزش یکی از مهم‌ترین واژه‌ها و مفاهیم بوده است زیرا بزرگترین نتیجه آن، مشارکت و کارائی بالای نیروی انسانی است. به‌دلیل رشد بهره‌گیری از گروه‌های کاری، پرسشی که هر روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند این است که چطور می‌توان گروه‌ها را در بلندمدت با انگیزه نگه‌داشت.
● مشخصات و ویژگی گروه‌هائی که انگیزش بالائی دارند چیست؟
بسیاری از تحلیل‌گران معتقدند این احساس در اعتقاداتی ریشه دارد که موجب کار و فعالیت کردن ما می‌شود. برای کسانی که در گروه‌ها مشغول فعالیت هستند، در ادامه به نکاتی اشاره کرده‌ام که به ایشان کمک فراوانی خواهد کرد:
●‌ چه چیز ما را به انجام کار تشویق می‌کند؟
این شاید نخستین پرسشی باشد که در بحث درباره انگیزش باید مطرح کرد. چرا شما هر روز صبح از بستر خارج شده و به محل کار می‌روید؟ چرا داوطلبانه به یک سازمان ملحق شدید؟ و چرا از آن یکی خارج شدید؟ و... . هر روز صدها تصمیم بزرگ و کوچک اتخاذ می‌کنید و همه این تصمیم‌گیری‌ها در اثر امید به کسب نفع یا دوری از ضرر تداوم می‌یابد. تقریباً تمام تصمیم‌های ما در اثر یک یا هر دو این عوامل اتخاذ می‌شود. روانشناسان متخصص محیط‌های صنعتی، این فرایند را نیاز تعریف کرده‌اند. نیاز ما به امنیت، احساس تعلق، به رسمیت شناخته شدن، رشد و پیشرفت، تغذیه سالم و دستیابی به اهداف، انگیزه‌ها یا سائق‌های مهم رفتار انسان هستند. موضوع انگیزش همزمان هم ساده و هم دشوار است. ساده از آن جهت که توضیح‌دهنده اکثر اعمالی است که از انسان‌ها سر می‌زند و پیچیده از آن جهت که گاه ما رفتارهای متناقض و غیرقابل توصیف در افراد مشاهده می‌کنیم یا هنگامی‌که انگیزه‌های مختلف، تناقض‌هائی را در شخص به‌وجود می‌آورد. برای مثال نیاز به تغذیه بسیار قوی است و ما را به انجام کارهای مختلف وادار می‌کند خصوصاً اگر دچار گرسنگی شدید باشیم اما چطور می‌توانید اعتصاب غذا را توصیف کنید؟ چطور رفتار فردی را توضیح می‌دهید که تصمیم می‌گیرد غذا نخورد و در اثر این تصمیم جان خود را از دست می‌دهد. روانشناسان می‌گویند در این موارد، موضوعی مهم‌تر وجود دارد یعنی نیازی بزرگ‌تر که باعث می‌شود فرد از زندگی و حیات خود در جهت ارضای آن نیاز بگذرد و مرگ را بپذیرد. بنابراین هنگامی‌که قصد داریم انگیزش را درک کنیم باید به ظرایف شخصیت و رفتار انسان‌ها توجه کرده و بر آندسته از اصول کلی انگیزش تمرکز کنیم که کاربردی گسترده‌تر دارند. در نهایت اگر بتوانیم برخی از این اصول را درک کنیم، راحت‌تر و سریع‌تر می‌توانیم گروهی از افراد بسیار با انگیزه تشکیل داده و انگیزه را در ایشان حفظ کنیم.
● چرا باید عضوی از یک تیم بود؟
هنگامی‌که از شما خواسته می‌شود در یک گروه وارد شده و وظیفه‌ای را انجام دهید، بلافاصله روند تصمیم‌گیری شما کار خود را آغاز می‌کند:
۱) هدف تیم چیست؟
۲) آیا این موضوعی است که بدان علاقه دارم؟
۳) دیگر اعضاء تیم چه کسانی هستند؟
۴) چه اختیاراتی خواهیم داشت؟
۵) آیا این امر برای مدیریت مهم است؟
۶) پاداش مشارکت در فعالیت‌های تیم چیست؟
۷) خطر (مجازات) عدم مشارکت چه خواهد بود؟
۸) تیم چه مدت فعالیت خواهد کرد؟
۹) آیا اگر در تیم حضور پیدا کنم وضعیت بهتری پیدا خواهم کرد؟
اینها برخی از پرسش‌هائی است که اگر به یک تیم دعوت شویم از خود می‌پرسیم. اما آیا این پرسش‌ها فراگیر و عام هستند؟ ... مسلماً. آیا آنها به انگیزه‌ها در مشارکت ربط پیدا می‌کنند؟ ... حتماً. اما گاهی اوقات اجازه نداریم از حضور در یک گروه اجتناب کنیم. برای مثال اگر در شرکتی کار کنیم که تغییر ساختار داده است و اکنون به شکل مجموعه‌ای از گروه‌های خودگردان کار می‌کند چنین وضعیتی برای ما پیش خواهد آمد. در هر حال تحت‌تأثیر مجموعه‌ای از عوامل، انگیزش ممکن است افزایش یا کاهش یابد.● عوامل مؤثر بر انگیزش اعضاء تیم
۱) هدف
طی سال‌های متمادی از افراد گوناگون سؤال کرده‌ام ویژگی‌های موفق‌ترین و رضایت‌بخش‌ترین تجارب کار تیمی خود را توصیف کنند و تقریباً همه پاسخ‌دهندگان از هدف به‌عنوان مهم‌ترین عامل نام بردند. اما هم‌چنین برای انگیزش بلند‌مدت، باید هدف گروه با تیم با نیازها و خواسته‌های شخصی افراد سازگار باشد. ممکن است از کسی خواسته شود به‌طور موقت در یک گروه کار کند. اگر هدف شفاف باشد او می‌تواند طی این مدت در صورتی‌که هدف برای او مهم باشد، انگیزه خود را حفظ نماید اما اگر هدف تناسب و سازگاری خاصی با نیازها و خواست‌های او نداشته باشد، انگیزه او پس از مدتی اندک کاهش خواهد یافت و از میان می‌رود. چند سال پیش در یک پروژه ساخت و ساز، گروهی از برق‌کارها را برای تسریع در روند کار برق‌کشی و ساخت پایانه‌های برق ساختمان گردهم آوردم. چون همه آنها برق‌کار بودند تصور می‌کردم به کارشان علاقه فراوانی نشان خواهند داد اما پس از یک ماه، سرعت کار کاهش یافت و هنگامی‌که دلیل این امر را پرسیدم متوجه شدم این افراد دارای دو یا سه تخصص مختلف هستند و کسانی که تخصص‌شان مستقیماً به کار ما ربط نداشت، انگیزه و علاقه‌ای برای انجام آن نداشتند. درسی که این مورد برای من داشت این بود که فقدان انگیزه حاصل عدم سازگاری اهداف تیم و نیازها و خواسته‌های اعضاء گروه بود. در این مورد، یک راه‌حل متوقف کردن کار، بازبینی اهداف تیم و مطمئن شدن از این است که آیا این اهداف با خواست‌ها و نیازهای افراد تیم سازگاری دارد یا خیر. حتی در مورد تیم‌هائی که به‌نظر می‌رسد انگیزه بالائی دارند، بهتر است در فواصل زمانی معین این بازبینی صورت گیرد.
۲) چالش
یکی دیگر از واژه‌هائی که در زمینه انگیزش تیم‌ها بارها شنیده‌ام، چالش است. انسان‌ها شبیه بسیاری از حیوانات دارای مکانیزم حفظ حیات هستند که جنگ یا سندروم جنگ نامیده می‌شود. هنگامی‌که با خطر مواجه می‌شویم، مکانیز‌های دفاعی ما به‌کار افتاده و ما را به اقدام وا می‌دارند... که فرار کنیم یا با آن روبه‌رو شده و مسئله را حل نمائیم.
بسیاری از افراد می‌گویند خوشایندترین تجربه کار تیمی‌شان، مقابله با یک چالش و حل آن بوده است. بسیاری از گروه‌ها را مشاهده کردم که با موفقیت تمام با چالش پیش آمده مبارزه کرده و به هدف رسیده‌اند. در این موارد، چالش، خود عامل انگیزه‌ساز بود. در محیط کار، چالش‌ها دائماً به‌وجود نمی‌آیند. تیم‌ها هر روز به چالش‌های انگیزه‌ساز روبه‌رو نمی‌شوند بنابراین پرسش اصلی این است که چطور می‌توان در فواصل زمانی کوتاه‌تر، چالش‌هائی را برای تیم به‌وجود آورد.
یک شرط دیگر چالش، میزان یا سطح دشواری آن است. اگر مشکل پیش آمده بیش از حد سخت باشد و حل آن غیرممکن به‌نظر رسد، اعضاء گروه حتی قبل از شروع، ناامید می‌شوند. با این حال اگر اعضاء گروه احساس کنند مشکل پیش آمده بسیار آسان است نیز ممکن است همین وضعیت پیش آید. برای دستیابی به چیزهای آسان انرژی کمی لازم است.
بنابراین تحریک‌های دوره‌ای و با فواصل زمانی معین به شکل ایجاد چالش‌های نه بسیار دشوار و نه بسیار آسان، روشی است که با بهره‌گیری از آن می‌توان انگیزش را در بین اعضاء تیم حفظ کرد. در سال ۱۹۸۳ مدیریت گروهی کاری را برای یک شرکت عمرانی برعهده داشتم.
این پروژه‌ای بلندمدت (ده‌ساله) بود و مدیریت ارشد درباره ساخت محلی باز برای سکونت نیروی انسانی بحث کرده بود اما مدیریت همیشه با این ایده مخالفت می‌کرد - علت این مخالفت، نگرانی از هماهنگ کردن پروژه ساخت تأسیساتی بود که هفت هزار کارگر و خانواده‌شان را شامل می‌شد. گروه من از این ایده مطلع گردید و خواستار برعهده گرفتن اجرای آن است.
اشتیاق و علاقه فراوانی در بین اعضاء گروه وجود داشت و با برنامه‌ریزی، گروه توانست با موفقیت کامل پروژه را اجراء کرده و ده هزار نفر را در مجتمع مسکونی ساکن نماید. چالش یاد شده برای گروه من بسیار بزرگ اما قابل رفع بود.
این چالش انگیزه‌ای بزرگ به‌وجود آورد و موفقیت گروه باعث حفظ انگیزه کاری برای مدتی طولانی شد.
۳) دوستی و صمیمیت
واقعیت این است که در دوره‌های آموزشی MBA در زمینه ایجاد انگیزه در گروه‌ها، دروس کمی ارائه می‌شود. اما این وضعیت در حال تغییر است.
با تحقیق بر روی گروه‌های بسیار مؤثر و کارا به این نتیجه می‌رسیم که موفق‌ترین گروه‌ها در بلندمدت، هم به نیازهای فنی و هم نیازهای فردی اعضاء پاسخ می‌دهند. این گروه‌ها همزمان در دو حوزه کار و نیز روابط بین شخصی موفق و کارا هستند. در این گروه‌ها، توازن به شکلی موفقیت‌آمیز بین مسائل فنی و انسانی برقرار گردیده است. عامل دیگری که در تحقیقات خود درباره تیم‌های موفق کشف کردم، صمیمیت، دوستی و وفاداری بود. در این گروه‌ها، اعضاء واقعاً یکدیگر را دوست دارند و برای ایجاد و حفظ ارتباط‌هایشان تلاش می‌کنند. اگر چه اعضاء گروه نمی‌دانند که تحقیقات این رفتار را تأیید می‌کند اما ظاهراً به این نتیجه رسیده‌اند که در صورت وجود روابط خوب، حمایت از یکدیگر در درون تیم بسیار آسان‌تر است. نتیجه این نوع ارتباط نزدیک عبارت است از ارتباط باز و مستقیم، تحسین نقش یکدیگر و حمایت از دیگر اعضاء گروه.
بنابراین وجود علاقه بین اعضاء گروه بسیار سودمند است اما اگر چنین وضعیتی وجود نداشت چه باید کرد؟
اکثر اوقات اینکه ما از کسی خوشمان می‌آید یا نمی‌آید، نتیجه چگونگی و میزان شناخت ما از طرف مقابل است و چون نظام آموزشی ما در این زمینه ضعف دارد، هنگامی‌که وارد دوران بزرگسالی می‌شویم از فرهنگ‌ها، عادات، ویژگی‌های شخصیتی، اعتقادات، ارزش‌ها و مذاهب افرادی که با ایشان ملاقات می‌کنیم اطلاعات کافی نداریم.
یکی از راه‌های غلبه بر این مانع، افزایش اطلاعات خود از هم‌نوعان‌مان است. آموزش و تمرین ما در هر چه بهتر درک کردن دیگران کمک خواهد کرد. اما راه‌حل میان‌بر را فراموش نکنید. گاهی اوقات بازی‌های گروهی نقشی بزرگ در ایجاد این دوستی و صمیمیت دارند.۴) مسئولیت
در مجموع، افراد با پذیرش مسئولیت، دارای انگیزه می‌شوند. مالکیت بخشی خاص از کار، انگیزه‌ای بلندمدت به اعضاء گروه می‌دهد. البته ایفای مسئولیت دشوار است. باید دانست برای ایجاد تغییرات لازم، مسئولیت باید با اختیار همراه باشد. گروه‌هائی که مسئولیت و اختیار دارند برای مدت بیشتری انگیزه خود را حفظ می‌کنند. البته اگر پیامدهای اشتباه یا عدم ایفای صحیح مسئولیت بسیار بزرگ و وخیم باشد، مسئولیت انگیزه‌ها را از میان می‌برد. برای مثال اگر در سازمان، اشتباهات با مجازات همراه هستند، اعطاء مسئولیت، فرایندی منفی محسوب می‌شود. عملکرد کوتاه‌مدت ممکن است خوب باشد (به یاد داشته باشید ترس عامل ایجاد انگیزه است) اما در بلندمدت انگیزه ضعیف خواهد بود. اگر انرژی گروه تحت‌تأثیر ترس از عواقب اشتباه هدر رود، حفظ عملکرد مطلوب بسیار دشوار است.
۵) رشد
در نهایت، رشد شخصی و گروهی، مبنای دیگری برای انگیزش مداوم و مستمر است. هنگامی‌که افراد احساس می‌کنند در حال پیشرفت هستند، مفاهیم جدیدی می‌آموزند و مهارت‌های جدید می‌آموزند، انگیزه بسیار بالاست. رشد شخصی، ارزش فرد را افزایش می‌دهد و باعث رشد احساس خودارزشمندی در افراد گروه می‌شود. بدین‌ترتیب، اعضاء و رهبران گروه باید به دنبال فرصت‌هائی برای افزایش دانش و مهارت‌های خویش باشند. یک تکنیک خوب پرسیدن از اعضاء و شناخت حوزه‌های علاقه آنهاست. سپس باید در حوزه‌هائی که متناسب با نیاز و اهداف گروه است، زمینه آموزش افراد فراهم گردد.
۶) رهبری
رهبر خوب در کوتاه‌مدت برای گروه انگیزه ایجاد می‌کند اما بهترین رهبران کسانی هستند که شرایط لازم را فراهم می‌کنند تا تیم خود برای خودانگیزه به‌وجود آورد. انگیزه باید از درون افراد بجوشد. اگر فرد یا یکی از اعضاء گروه برای داشتن انگیزه به دیگری متکی باشد، نمی‌تواند برای همیشه انگیزه خود را برای فعالیت کارآمد و مؤثر حفظ کند. رهبران بزرگ به دیگران کمک می‌کنند توانائی‌های درونی‌شان را مشاهده کنند و از این طریق بر احساس خود ارزشمندی افراد افزوده و رفتار مناسب را در زیردستان برای تحقق و به حالت بالفعل درآوردن این توانائی‌ها، تشویق می‌نمایند.
البته رهبران بزرگ و کارا به اهمیت هدف، چالش، صمیمیت، مسئولیت رشد واقف هستند و وقت خود را عمدتاً صرف ایجاد شرایطی می‌کنند که این عوامل تأثیرگذار وجود داشته باشند. آنها می‌دانند که اعضاء گروه نیازهائی دارند و برای داشتن انگیزه برای رشد و حفظ این انگیزه، فعالیت‌های گروه باید طوری باشد که به تأمین این نیازها منجر شود.
گروهی که اعضاء آن با اهداف گروه سازگار هستند، چالشی را در انجام وظایف خود احساس می‌کنند، در بین‌شان صمیمت وجود دارد، در مورد هدف احساس مسئولیت می‌کنند و به‌عنوان یک تیم رشد خود را مشاهده می‌نمایند - چه رشد گروه و چه رشد شخصیتی - معمولاض برای مدت زمان بسیار طولانی با انگیزه خواهند ماند. مسلماً گاه مشکلاتی به‌وجود می‌آید و خواسته‌ها و نیازهای اعضاء تغییر می‌کند. در این موارد باید تغییراتی به‌وجود آورد. عضوی که احساس می‌کند تیم دیگر توجهی به نیازهای او ندارد احتمالاً باید با خروج از تیم، راه خود را برود. اما شیوه‌ها و عوامل بالا بیش از هر عامل دیگری می‌تواند در حفظ بلندمدت انگیزه اعضاء تیم مؤثر واقع شود.