۵S ایده‌ای است که تا همین اواخر به‌عنوان حرکتی جزئی و کم‌اهمیت در زمینه
تولید و بهره‌وری به شمار می‌رفت و آن را صرفاً جالب، اما نه ضروری، در
نظر می‌گرفتند ولی امروزه مدیریت دیدگاه خود را نسبت به ۵s تغییر داده و
آن را محور تفکر و فلسفه خود قرار داده است. امروزه ۵s روشی کلیدی در
مدیریت و در واقع برنامه‌ای برای مشارکت همه‌جانبه تمامی کارکنان است.۵s
یک رویکرد قدم‌به‌قدم برای تمیز کردن و ساماندهی محیط کار است و نقطه شروع
بهبود بهره‌وری و کیفیت به‌خصوص در صنایع ساخت و تولید به شمار می‌رود.
نتایج زیر از گسترش فعالیت‌های ۵s متصور است:
ـ محیط کاری تمیزتر و سامان‌یافته‌تر خواهد بود.
ـ عملیات روزانه افراد ساده‌تر و ایمن‌تر انجام خواهد یافت.
ـ نتایج برای همه قابل رؤیت خواهد بود. بنابراین امکان ارائه ایده‌های جدید و بیشتر در امر بهبود وجود دارد.
فعالیت‌های ۵s یک رویکرد اساسی برای ایجاد فرهنگ مثبت و منضبط کاری در
سازمان است و مزایای محسوبی همانند مشارکت بیشتر افراد، افزایش تعداد
پیشنهادات، استفاده بهتر از فضا، کار در جریان و موجودی‌های کمتر، جریان
بهتر و روان‌تر عملیات، نرخ‌های پائین حوادث، خرابی‌ها و دوباره‌کاری‌ها
را به همراه دارد. برای به‌کارگیری موفق ۵s و ایجاد مدیریت بهره‌وری باید
موارد ذیل را به‌طور مناسب موردنظر قرار داد:
ـ اعتقاد به‌کار گروهی و مداوم برای بهبود
ـ اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان
ـ وجود رهبری و مدیریتی توانا و لایق برای ایجاد تغییر
ـ همکاری و مشارکت کارکنان
ـ برقراری سیستم ارتباطی مؤثر در سازمان
ـ تناسب تغییرات با توان و امکانات سازمان
ـ برقراری سیستم‌های پاداش و سهیم کردن افراد در منافع حاصل از بهبود
ـ امنیت شغلی و ایجاد شرایطی که شغل کارکنان بخشی از زندگی آنها باشد
ـ آموزش مداوم سطوح مختلف افراد سازمان
هر مدیر خلاق به منظور توانمندسازی کارکنان و بالفعل ساختن استعدادهای
آنها در محیط‌کار در جهت ارائه خدمات و افزایش کارائی آنها، لازم است
موارد ذکر شده را جزء اولویت‌های کاری سازمان قرار دهد چرا که موفقیت کاری
یک مدیر تا حدود زیادی به میزان اهمیت و توجه او به این نکات بستگی دارد.
همچنان که مدیرکل یک شرکت بزرگ امریکائی می‌گوید: تمام دارائی‌های من را
بگیرید، اما همه افراد سازمان را در اختیار من قرار دهید، در عرض پنج‌سال
تمام این دارائی را به شما برمی‌گردانم. موفقیت در کار هیچ‌گاه یک اتفاق
یا یک حادثه نیست، بلکه از طریق تلاش‌های یک مدیر صادق و قابل انعطاف تحقق
می‌پذیرد، بنابراین ۵s تجسمی از توانائی‌های افراد در مشارکت همه‌جانبه
است و به همین دلیل است که از ۵s به‌عنوان شاخصی از میزان کارائی مدیریت
شرکت‌ها و سنگ ترازوئی برای سنجش میزان شرکت همه‌جانبه کارکنان آنها نیز
یاد کرده‌اند.اکنون پس از بررسی ضرورت اجرای OS در امر مدیریت و محیط کار
لازم است که این اصول به‌صورت دقیق مشخص شود. ۵s به‌طور کلی عبارتند از:
ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی، انضباط.ساماندهی: از
دیدگاه ۵s ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری، اتخاذ تصمیمات
قاطع، اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهائی از غیرضروری‌ها از طریق شناسائی
و حذف علل و عوامل آنها در همان مراحل اولیه و پیش از تبدیل شدن آنها به
مشکلات واقعی است.نظم و ترتیب: یعنی قرار دادن اشیاء در مکان‌های مناسب یا
به ترتیب مطلوب، به‌نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم
و ترتیب راهی است برای یافتن و به‌کار بردن اشیاء مورد نیاز بدون انجام
جست‌وجوهای بیهوده.نکته اصلی در اینجا استفاده از مدیریت کارکردی و حذف
جست‌وجو است. هنگامی‌که هر چیز با توجه به کارکرد آن و با در نظر گرفتن
کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل‌کار همواره
مرتب خواهد بود.پاکیزه‌سازی: در معنای عام کلمه، همان تمیز کردن اشیاء
است. از دیدگاه ۵s پاکیزه‌سازی عبارت است از دور ریختن زواید و پاکیزه
کردن اشیاء از آلودگی‌ها و موادخارجی. پاکیزه‌سازی از دیدگاه ۵s نوعی
بازرسی است. بدین‌ترتیب، بازبینی و پاکیزه‌سازی محیط‌کار برای حذف
آلودگی‌ها و زواید، موضوعات عمده و مورد تأکید در پاکیزه‌سازی‌اند. با
وجود این، پاکیزه‌سازی، اخیراً به جایگاه و اهمیت روزافزونی که شایسته آن
است نائل شده است. کیفیت بالاتر، دقت بیشتر و تکنولوژی‌های پردازشی بهتر،
سبب گشته که کوچکترین جزئیات نیز، تأثیری حیاتی و سرنوشت‌ساز در کارها
داشته باشند به همین‌دلیل باید در پاکیزه‌سازی کامل و فراگیر محل کار
بسیار سخت‌گیر و مصمم بود.استانداردسازی: تأکید اصلی در استانداردسازی،
متوجه مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است. با استفاده از نوآوری و
مدیریت دیداری، شرایط و اوضاع در محیط‌کار به‌نحوی کنترل می‌شوند که
می‌توانید با سرعت و دقت مطالعه کنید.
مدیریت دیداری اخیراً به‌عنوان
وسیله‌ای مؤثر در اجراء کایزن (پیشرفت دائمی) مورد توجه و استفاده گسترده
قرار گرفته است و اکنون از آن برای نظارت بر تولید، ایمنی و... استفاده
می‌شود.انضباط: در معنای عام عبارت است از آموزش و توانائی بر انجام وظیفه
هر چند که این وظیفه‌کاری دشوار باشد. انضباط به معنی ایجاد توانائی لازم
برای انجام امور به شیوه مطلوب و موردنظر است. نکته اصلی در اینجا شکل‌دهی
و ایجاد عادات صحیح به‌جای عادات نادرست است. این‌کار را باید از طریق
آموزش شیوه‌ای درست و کارهای لازم به افراد و تمرین دادن آنها در این
زمینه انجام داد. این تمرین‌ها از طریق وضع مقررات و پیروی از آنها صورت
می‌گیرد.بدین‌ترتیب هر مدیری با اجراء این اصول به شیوه درست می‌تواند
رفتار سازمانی کارکنان را تنظیم کرده و برای بهبود کیفیت‌کاری سازمان قدم
بردارد اجراء دقیق کمک می‌کند که بسیاری از مشکلات را از پیش‌پا برداریم
۵s همچون یک آئینه منعکس‌کننده عادات و الگوهای رفتاری بوده و عدم رعایت
آن نشانه‌ای از تنبلی و رخوت فکری است.