یكی از مسایلی كه سبب ارتقای‌كار مدیریت و بهبود آن می‌شود داشتن
وقت كافی و لازم برای انجام‌امور است اما برخی از مدیران دارای
وقت كافی برای انجام دادن امورمربوطه نیستند به همین دلیل كار
آنان‌به تعویق می‌افتد.در مقاله زیر كه به وسیله
جوادقربان‌زاده‌مقدم از كاركنان برق‌شهرستان قاینات وابسته به
شركت‌توزیع نیروی برق جنوب خراسان‌تنظیم و ارسال شده راههای
برخورد بامساله راهزنان وقت مدیران موردبررسی و تجزیه و تحلیل قرار
گرفته وراهكارهای مربوطه ارایه شده است.زمانی كه به صحبتهای
بعضی ازمدیران گوش فرا دهید متوجه می‌شوید كه‌اغلب آنها از كار زیاد
و كم آوردن وقت‌گله‌مند هستند و همیشه به دنبال‌راهكاری جهت برون
رفت از بن بست‌كمبود وقت و مشغله زیاد كاری هستند.از دست دادن
زمانی كه مناسب وموثر برای انجام امور است، اتلاف وقت‌نامیده
می‌شود. به عنوان مثال حضور درجلسات غیر ضروری، پذیرش چند شغل‌در
یك زمان، ماموریتهای غیرضروری،تلفن‌های بیهوده و... از مصادیق آن
به‌شمار می‌روند.هر امر باارزشی ممكن است موردسوء استفاده واقع شود
یا به وسیله راهزنانی در معرض تعارض و سرقت قرارگیرد.
بنابراین
عقل سلیم حكم می‌كند كه‌امور باارزش مورد مراقبت و حراست ویژه‌قرار
گیرد. یكی از دارایی‌های ارزشمند كه‌هیچكس در اهمیت و ارزش آن
شكی‌ندارد زمان است. وقت متاع باارزشی‌است كه اغلب قدر و منزلتش
شناخته نمی‌شود و وجودش ضایع و تباه می‌شود.در این تباهی، راهزنانی
با نقاب‌های‌گوناگون و ظاهر فریب، نقش اساسی دارند.آنچه در زیر بدان
اشاره می‌شودمواردی از نقشهای متفاوت راهزنان وقت‌است كه شناخت و
دفع آنها از صحنه‌رقابتهای كاری، موجب بهبود عملكرد ونتایج
فرایندهای مدیریتی، خواهدشد.
۱- نداشتن برنامه‌ریزی
نداشتن برنامه‌ریزی، در انجام كارهای‌بدون اندیشه قبلی و به
مقتضای انجام‌دادن هرچه پیش آید، خلاصه می‌شود.برای برنامه‌ریزی
باید هداف روزانه رامشخص كرده و با توجه به اهمیت هر یك،آنها را
اولویت‌بندی كرد و بخشی از زمانی‌را به آنها اختصاص داد. همچنین
لازم‌است برای تفكر در كارهای غیرقابل پیش‌بینی نیز زمانی را در نظر
گرفت.
۲- تماس‌های تلفنی دیگران
یك تماس تلفنی ممكن است موجب‌تخریب تمركز فكر شود، به طوری
كه‌برنامه عادی كار از كنترل فرد خارج شود.بسیاری از تماس‌های
تلفنی نابهنگام‌است. چنین تماسهایی باید در كمترین‌زمان ممكن به
پایان برسند و یا به زمان‌مناسب دیگری موكول شوند.
۳- واگذاری كار به دیگران
اگر كار به نحو موثر به دیگران واگذار نشودو یا كار به افراد بی
كفایت ارجاع شودپیگیری فرد مسئول ضروری خواهد بود وبدین طریق وقت
زیادی تلف می‌شود.
۴- دیدارهای تصادفی
دیدارهای تصادفی یكی از بزرگترین‌ضایع كنندگان وقت است، زیرا
مقاومت دربرابر میهمانهای ناخوانده بسیار دشواراست میهمان ناخوانده
ممكن است یك‌دوست باشد. دوستی كه انسان را از كار بازمی‌دارد تا
گپی كوتاه بزند و یا ممكن است‌همكاری باشد كه نیاز به راهنمایی
دارد.راه چاره این است كه سخن را حتی‌المقدوركوتاه كرده، قرار
ملاقات را به وقت دیگری‌موكول كرد. در این زمینه بهتر است‌ایستاده
سخن گفت و میهمان را نیز دعوت‌به نشستن نكرد و از ابتدا، محدودیت
وقت‌خود را به وی گوشزد كرد.
-۵ ارتباط ضعیف
اگر ارتباط شفاهی یا كتبی نتواند در انتقال‌پیام مفید واقع شود، ایجاد
ارتباطی دیگرگریزناپذیر است و این امر ضمن‌پیچیده‌تر كردن روابط،
افراد را وادار می‌كندكه برای آشنایی با سابقه كار، مدتی راصرف
مطالعه ارتباطات انجام شده قبلی‌كنند.
۶- بی نظمی فردی
شلوغ بودن میز و محل كار و در جای خودقرارنداشتن اوراق، اسناد و
پرونده‌هامی‌تواند تمركز فكری فرد را از بین ببرد ونشاط و شادابی را از
او سلب كند. هر فردباید روزانه مقداری از وقت خود را صرف‌مرتب كردن
و پیداكردن یادداشتهای‌روزمره كند.
۷- كارهای امروز را به فردا افكندن
فرصت‌های طلائی امروز را نباید از دست‌داد زیرا موكول كردن انجام كار به انتهای‌ضرب‌الاجل تعیین شده تنش‌زا است.
۸- جلسات
در بسیاری از جلسات قسمت عمده وقت‌افراد صرف امور بیهوده و خارج از
دستورجلسه می‌شود. اداره نامناسب جلسات‌باعث می‌شود تا جلسه به
اهداف مورد نظرنرسد و لزوم تشكیل جلسات دیگر نیزاحساس شود و بدین
ترتیب اتلاف وقت‌ادامه پیدا كند. برای جلوگیری از كاهش‌كارایی
جلسات باید قبل از تشكیل جلسه،زمان و مطالب مورد بحث را هماهنگ
وتنظیم كرد. مسئول جلسه نیز موظف‌خواهد بود مطابق آن برنامه، جلسه
را اداره‌كند.
۹- آشفتگی در مسئولیتها و اختیارات
زمانی درمورد افراد و مسئولیت‌های مربوطه‌ابهام وجود داد و یا میان
مسئولیت و اختیارافراد تناسبی نیست، زمان و انرژی‌بسیاری برای
انجام صحیح آن كار تلف‌می‌شود.
۱۰- كار را ناتمام رها كردن
وقتی كه كاری به طور ناتمام رها شده وفعالیت جدیدی آغاز می‌شود،
بازگشت‌دوباره به فعالیت قبل و تكمیل آن نیاز به‌صرف وقت بیشتری
دارد چرا كه ایجادمجدد آمادگی ذهنی به منظور بررسی آن‌مساله ضروری
است. چه بسا رهاكردن كارباعث شود مقداری از ضروریات امر كه قبلا
مورد تفكر و تعمق قرار گرفته، فراموش‌شود.
۱۱- به تعویق انداختن كارها
بعضی از افراد معتقدند اگر از نظر زمانی‌تحت فشار باشند كار را بهتر
انجام‌می‌دهند، لذا كارها را در آخرین زمان مقررانجام می‌دهند. بعضی
دیگر در دام منیت‌گرفتارند و برای وانمودكردن مشغله زیاد،كارها را به
تعویق می‌اندازند. بعضی نیزكارهای آسان را در ابتدا و امور دشوار را
درپایان انجام می‌دهند. در این حالت ممكن‌است كارهای دشوار مهمتر
بوده و فرصت‌انجام آن پیدا نشود.
۱۲- اطلاعات ناقص
اگر اطلاعات مورد نیاز برای انجام امور به‌طور مناسب و در زمان لازم
موجود نباشند،انجام امور مربوطه تا زمان رسیدن‌اطلاعات معوق می‌ماند
و این تاخیر به طورمسلسل باعث عقب ماندن امور دیگر می‌شود.
۱۳- كارهای كتبی
تردید و بی تصمیمی درمورد كارها، انباشته‌شدن آنها و نبود یك سیستم و
روش‌مناسب برای انجام هر یك از امور باعث‌اتلاف وقت می‌شود، لذا
باید سعی شودكارهای مربوط به نامه‌های رسیده را در همان زمان،
مطالعه كرده و بررسی‌های‌اولیه را انجام داد و آن را به زمانی
دیگرموكول نكرد. در اكثر موارد در نهایت همان‌تصمیم ابتدایی در
مطالعه اولیه اتخاذخواهد شد، لذا واگذاری آن به زمان دیگرفقط سبب
اتلاف وقت می‌شود.
در پایان می‌توان گفت: هر كس یا هرچیز كه به هر عنوان وقت افراد
را بگیرد ومانع از آن شود كه طبق برنامه به تلاش‌برای رسیدن به
اهداف خویش ادامه دهند، راهزن وقت آنهاست.