مديريت زمان و نقش آن در موفقيت كسب و كار

راه هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد.براي قرنها مردم از حركت ماه ، ساعت آفتابي ، اذان ، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعتهايي براي تنظيم فعاليتهاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند « وقت طلاست» گوياي اين توجه است.جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد ؛ اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن بصورت مؤثر بهره گيرد.تاريخ به ما مي گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است ، مسئله اي است كه فناوري آن را بوجود نياورده است و ان را نمي تواند حل كند.در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرآيندهاي اداري ، كمتر در پيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي شوند ، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما ، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي ، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي كنيم.ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي كند درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي كند كه مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود بكار بريد.پس از ارائه رهنمودهاي عمومي ، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت.ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي دهيم.
اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند.رهنمودهاي عمومي  وجود دارد كه مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه ، مدرسه و كار استفاده شوند.در اين بخش ، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم.ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت را مورد بررسي قرار مي دهيم.
احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي دانند  مديريت زمان چيست.دليل دوم سستي و تنبلي است ؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند.گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت ( دقيقه نود ) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هرگونه دليل يا توجيه را رد مي كند.مديريت زمان كمك مي كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمترين هستند.اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف كنيد.هم چنين مديريت زمان به شما كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليتهاي غير ضروري ، مدت زماني كه واقعاً كار مي كنيد را افزايش دهيد.يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است.كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.
چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد ، از همان زمان بايد شروع كنيد.اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد.اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود.ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد.نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد بلكه احساس خود ( خسته ، پر انرژي ، عصباني ، بي حال و ... ) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهيد ، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليت ها براي چند روز ، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند.خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است.ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ، فعاليت هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند ، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد.تحليل فعاليت هايتان كه  در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي ، يعني اولويت بندي فعاليت ها ، به شما كمك خواهد كرد.
اولويت بندي فعاليت ها
اولويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است.اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد.
براي تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد ، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد.خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي را كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد.اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد.
در حاليكه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد ، نيز مهم است كه آنرا خوب انجام دهيد.در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است.تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد.بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد ، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غير ضروري در زندگي خود را دور بريزيد .تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان خود مي دانيد تفويض كنيد.بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه خود را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد ، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.
برنامه ريزي
برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند.در برنامه ريزي شخصي ، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي شود.در برنامه ريزي حرفه اي ، برنامه ريزي پروژه محور است.برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد.ابتدا انتظارات خود را برآورده كنيد.به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد.
دوم ، مدت زماني را صرف خود كنيد.براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد.
نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
الف ) از مزاحمت ها جلوگيري كنيد
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد.بازديدكنندگان مي توانند موجب بهم ريختگي شوند و در نهايت منجر به كاهش بهره وري مي شوند. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد.هر روشي كه بكار مي بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت ها  جواب ندادن به تلفن است.تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند.تماس هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز مي دارند. تماس هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد.از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد.وقتي كارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چك كنيد.
ب ) كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد.كارهاي فهرست را اولويت بندي كنيد. با انجام اين عمل ، شما مي توانيد روز خود را كنترل كنيد.شما ابزاري داريد كه مي توانيد از كارهاي غير ضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت بندي كنيد.پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد . هم چنين شما مي دانيد كه چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.
د )سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي كنيد تنظيم كنيد.از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي كنيد مي توانيد ادامه دهيد.خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد.مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار ، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند.اين بخش به شما كمك مي كند كه اهداف شخصي خود را اولويت بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش « فقط بگو نه »  را ياد مي گيريد كه به شما در سبك كردن زمان بندي كمك مي كند.اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.
1-فقط بگو « نه »
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه « نه » مشكل داريم.اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود.به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غير مستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد.يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارد خلاصي يابد.اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست.اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت.به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت هايي به عهده داريد  كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد.شما متعجب خواهيد شد كه مي بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.
2- اهداف شخصي
الف – هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه » بگوييد ، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد.اهداف ، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند.اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي كنيم.هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد.
اهدافي  تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند.وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد ، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد.اين فرآيند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند. اين فرآينده كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چراكه يك فرايند تدريجي است.
ب – اهداف خود را اولويت بندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد ، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم.
اهداف را بصورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند.اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند.شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد.پيتر داكر مي گويد كه « انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست » .
اقتصاددان ايتاليايي ، ويلفردو پارتو ، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم.براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد ، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد.وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر  را حاصل مي كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
3 – تعلل
وقتي زمان مناسب  صرف هدفگذاري و اولويت بندي كرديد ، مي توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده ايد.تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود.
با تعداد زيادي كار انباشته شده بر روي هم ، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم ؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.
وقتي كار بزرگي روبرو مي شويد  آن را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كنيد . تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم.بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده ، كل كار بزرگ انجام شده است.
4 – مزاحمت كمال گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويت بندي كرديد ، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد.ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم.وقتي كاري را انجام داديد ، شما بايد به خود پاداش دهيد.پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است.اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم و شادتري خواهيم داشت.
5- وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم.يكي از اين حوزه ها وقتي است كه با همسر  خود مي گذرانيم.اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي كنند.افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پر تنش در مي يابند كه مي شد از آنها جلوگيري كرد.اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت كرده ايم فرض كنيم كه بدليل برنامه فشرده كاري ، همسر ما عذر ما را مي پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد . اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمان هايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد . روش ديگر رفتن به خريد است.
6-كارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي ، بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند.از آنجايي كه خود نمي توانيد همه اين كارها را انجام دهيد ، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.
7- وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند كه قرار دادن فرزندان در اولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است كه ديگر  اولويت ها را همراه با اين موضوع برنامه ريزي كنيد.
مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند كه برخي از كارهاي خانه را انجام دهند.خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حاليكه با هم هستيد.انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان ، استرس شما را كاهش مي دهد.تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد.
نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان ، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد.شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند.شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود كه به اهداف خود نرسيد.فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد.
8 – مديريت ميز كار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است .ميزكار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن ، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد.بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد.  با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد.وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كرده  جداگانه هريك را انجام دهيد.
روشي كه اتاق كار خود را بر اساس نيازها ترتيب مي دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است.حتي اگر نيازهايتان در پايين ترين حد لازم باشند ، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي كنند.اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد و نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چراكه باعث مي شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد.از ميزهاي داراي چند كشو و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده كنيد.
متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از صندلي مناسب استفاده كرد.نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد كه به شكل مناسب در آن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه با اندام شما تطابق داشته يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم ، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده به شانه ها ، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي كنيم.روشنايي مناسب ، كارآيي را بالا مي برد.سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه ها  نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد.اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده كنيد.بدين شكل مي توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد.حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي كامپيوتري نيز مي توانيد استفاده كنيد.
مديريت زمان و كسب و كار
محيط كسب و كار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد.در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي ، طول عمر كوتاهتري پيدا مي كنند. خبر تازه امروز ، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند.شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه مي توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم.متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي تواند آن را كنترل كند.به خاطر اين شرايط غير قابل كنترل ، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده مي كنيد تعيين كننده موفقيت شماست.با اين حال ، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد.در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد.اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.
الف ) مديريت زمان در كار
رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي توانند در محل كار شما به كار روند.اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت ، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است.
ب ) كار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي توان به تأخير انداخت.بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان ، يك فهرست اولويت بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد.در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم.انجام كارها براساس اولويت كمك مي كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
ج ) قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت بندي كنيد.هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي ، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد . براي مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي كنيد ، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هر يك مي دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.
د) ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2 ، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته ايد ، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده ايد را بشماريد.اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
ه ) از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد كه موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود. بنابراين جلسات را بر اساس نياز تشكيل دهيد نه بر اساس قاعده.دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنطيم دستور جلسه است.دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند. جلسات ساخت يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي كنند.اين كار منجر به جلسات كوتاه تر و پربارتر مي شود.توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه ، به افراد اين امكان را مي دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند.اين اقدامات باعث مي شود كه جلسات شما  مؤثرتر و آموزنده تر شوند.
سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت.براي مثال ، اگر شما مي دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعات پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند.نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غير معمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي شويد.
و ) به صورت مؤثر تفويض كنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد مي كند.اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست.در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند.اين به چند دليل رخ مي دهد.گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي كشد.اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال گرايي است.وقتي تفويض مي كنيد به افراد اجازه مي دهيد كه اشتباه كنند.اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند كه كار مورد تفويض را بصورت مناسب انجام دهند.دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است.اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود.به چيزي كه از تفويض بدست مي آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي دهيد.وقتي توانستيد بر ترس هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثر بخش تفويض كنيد.ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود.به فهرست اولويت بندي شده كارها نگاه كنيد.اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي كند.سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد.بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد.كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد.قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد.كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد.دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي دهد.
ز ) ميز خود را مرتب كنيد
فردي كه روي ميز شلوغ و در هم بر هم كار مي كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي گردد.عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز ، كاغذ است .كاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند ، يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند.نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد.بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشو ها برويد.مرتب كردن ميز كافي نيست ، هر روز آن را تميز كنيد.مرتب نگه داشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي كند.
ح) روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان ، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.
نتيجه گيري :
نتيجه عملي تمام اين كارها و سياست گذاريها در بخش زمان ، استفاده كردن از چيزي است كه ديگر برگشت پذير نيست و تكراري در آن نيست و دست يافتن به آن غير ممكن است چون هر فرد در هر لحظه فقط يكبار مي تواند باشد و نه بيشتر پس بايد از مدتها قبل براي استفاده از آن لحظاتي كه خواهند آمد برنامه ريزي و مديريت كند و اين نوع مديريت به نظر من از تمام مديريت ها در زندگي مهمتر است.

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام