●هنوز وقت طلاست
فقدان مدیریت وقت باعث میشود تا فرد
همیشه در آخرین لحظات به جلسات برسد، آن هم به جلساتی که دست
کم چند بار در مورد حضور در آنها تأکید شده و قرار قبلی
گذاشته شده است و در عین حال به خاطر تأخیر هیچ چیزی از
حضور در چنین جلساتی عاید نمی‌‌شود.
فقدان مدیریت وقت باعث میشود تا روزها بدون بهره‌وری سپری
شوند و بحران‌ها در زمانی بروز کنند که هرگز توقع آنها را
نداشته‌ایم. زندگی در چنین فضایی به افزایش استرس و به تضعیف
کارها و عملکردها می‌‌انجامد.
مدیریت ضعیف وقت در عین حال می‌‌تواند نشانه نوعی اطمینان بیش
از حد به خود نیز باشد و در چنین مواردی روش‌هایی که باید
برای کار با پروژه‌های کوچک مورد استفاده قرار گیرد، در مورد
پروژه‌های بزرگ به‌کار گرفته میشود.
●مجموعه‌ای از ابزارها
مدیریت وقت درواقع مجموعه‌ای از ابزارهاست که به شما اجازه میدهد تا:
۱- از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
۲- برای حضور در جلسات آماده باشید.
۳- از مواجه شدن با کارهای فراوان و فشار کار زیاد بپرهیزید.
۴- پیشرفت پروژه را تعقیب کنید.
۵- وقت را در تناسب با نوع و حجم کار هزینه کنید.
۶- اطمینان حاصل کنید که پروژه‌های بزرگ مورد غفلت قرار نگرفته‌اند.
۷- برای هر روزتان برنامه‌ریزی مؤثر داشته باشید.
۸- برای هر هفته‌تان برنامه‌ریزی مؤثر داشته باشید.
رسیدن به موارد فوق در گرو اندکی انضباط و دیسیپلین است و از
آن‌جایی که مدیریت وقت در واقع مدیریت فرآیندهاست باید برای آن
برنامه‌ریزی داشت، بر آن نظارت کرد و پیوسته آن‌را مورد بازبینی
و ارزیابی قرار داد.
●رویه کنونی
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای مدیریت وقت داشتن یادداشت است تا
از طریق آن بتوان برهه‌ای طولانی از زمان را مدیریت کرد.
(مثلاً یک هفته)
شما باید یک جدول زمانی ساده داشته باشید و کارهایتان را در
آن وارد کنید و بعد از یک هفته به بررسی آنها بپردازید و
ببینید آیا به‌طرز مؤثری با آنها برخورد داشته‌اید یا خیر؟
● حذف موارد وقت‌گیر
ما در این‌جا به دنبال این نکته نیستیم که الزاماً از راه‌های
جدیدی برای مدیریت زمان حرف بزنیم و مقوله‌های تازه‌کاری را
مطرح سازیم، بلکه هدف ما حذف موارد وقت‌گیر در عملکرد روزانه
است. بنابراین به برنامه یک هفته‌ای کارهایتان دوباره نگاهی
بیندازید و ببینید نقاط ضعف آن کجاست و در چه مواردی
می‌‌توانسته‌اید از وقت خودتان به طرز مؤثرتر و بهتری استفاده
کنید.
موارد عدیده‌ای وجود دارد که می‌‌تواند باعث اتلاف وقت شود.
یکی از این موارد مکالمات تلفنی بی‌‌مورد است، مورد دیگر گپ و
گفت‌وگوهای دوستان رهگذر است و مورد بعدی هم بحث‌های موقع چای
خوردن با همکاران است.
البته باید توضیح داد که حذف همه امور غیرکاری، اصلاً عاقلانه
نیست (و همه به استراحت نیاز داریم) اما فرضاً بین دو موقعیت
گپ زدن با یک دوست و پرداخت به موقع یک قبض باید دومی را
در جدول زمانی و در مدیریت وقت لحاظ کرد. کار دیگری که
می‌‌توان صورت داد بررسی این نکته است که با تماشای جدول کاری
یک هفته‌ای خود به این موضوع برسیم که آیا وقتی که صرف هر
یک از فعالیت‌هایمان کرده‌ایم ارزش آن فعالیت را داشته است یا
نه.
یکی دیگر از ریشه‌های فقدان مدیریت وقت عقب انداختن کارهای
غیردلخواه است. پس دوباره به جدول زمانی یک هفته‌ای خود نگاه
کنید و ببینید آیا کاری بوده است که به دلیل کسل‌کننده بودن
و یا به دلیل دشوار بودن، به عقب انداخته شده باشد.
یکی از مواردی که باعث تلف شدن وقت میشود، همان فاصله تغییر
کارها است، یعنی فاصله‌هایی که شما از کاری به‌کار دیگری
می‌‌پردازید. بنابراین باید کارهای مشابه را در زمان واحد انجام
دهید و به این ترتیب از دست زمان آماده‌سازی کار بعدی نجات
یابید و وقت را ذخیره کنید.