پورتال های سازمانی در مدیریت شبكه

گسترش كاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت‎های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارائه راه حل ها و راهكارهای مختلف شده ‎است. طبیعی است كه هر یك از این روشها و ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشكلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبكه یا اصطلاحاً شبكه محور طراحی و بكارگیری شده‎اند. امروزه كمتر مؤسسه یا سازمانی را در كشورهای پیشرفته و در حال توسعه می‎توان یافت كه از فناوری پورتال بی بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نكرده باشد. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی كه در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمركز ارائه می كنند، فرصت‎های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. این بدان مفهوم است كه پورتال های سازمانی زمینه همكاری‎های متقابل و امكان بهره‎برداری از توانائیهای حرفه‎ای و سرمایه‎گذاری مشترك را در فعالیت‎های بازرگانی فراهم می‎سازند. آنچه در پی می آید، تشریح نقش و كاركرد پورتال های سازمانی در مدیریت شبكه محور است.

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات كلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی كه تمامی جوامع ناگزیر از رویكرد به آن شدند . اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد كه در آن تولیدكنندگان، تامین‎كنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندركار یك چرخه اقتصادی قادر شدند در یك فضای مجازی مشترك با یكدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است كه یكی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله كسب و كار است.

    به جرات می‎توان گفت كه تجارت الكترونیكی یكی از نمودها و كاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اكنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در كشورهای پیشرفته به شیوه الكترونیكی صورت می‎پذیرد. مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاكنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشكیل و تاسیس شده‎اند. پورتال های سازمانی به عنوان یكی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبكه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال های سازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند كه معمولاً شامل مواردی نظیر كاوش، سرویس پست الكترونیك، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امكان تعامل دو سویه میان مدیران و كاربران (كارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر كاربران عضو در یك پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را كه در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است.

2. پیدایش پورتال

همچنان كه استفاده از اینترنت در اوایل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا كرد. این پدیده كه به خودی خود تقویت می شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای كمك به امر ناوبری یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «فهرست های راهنما» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند .

فهرست های راهنما، راهنمایان وب بودند كه متشكل از ویراستاران انسانی بوده و بر اساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند. نتیجه نهایی، معمولاً یك «پیوند» به یكی از صفحات معین وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.

از طرف دیگر، موتورهای جستجو كلمات كلیدی را از روی صفحات وب در بانكهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می كردند كه جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یك چالش مطرح بود كه چگونه دقیقاً چیزی را به كاربر بدهیم كه او می‎خواهد؟ روند تكاملی وب سایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع كاربران» به «سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرست های راهنما و جستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال 1997، هالسی مینور5 كه در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع كرد. این كلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است .

در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ كرد. در ساده‎ترین معنا، پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سكوی پرتابی است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یك صفحه مبدا از آن استفاده كند. مارشاك6 معاون گروه پاتریشیا سیبولد7 می‎گوید: «پورتال ها باعث كاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می شوند» . در عین حال پورتال ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی كامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الكترونیكی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو. از اینرو پورتال ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها متشكل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای كاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.

3. از پورتال تا یك محل كار الكترونیكی

پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبكه گسترده جهانی پدید آمد. كاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و كاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می شدند. در نتیجه وب سایت های كاوش نظیر Yahoo وAOL پدید آمدند تا به كاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان كمك كنند. این پورتال های اولیه هیچگونه امكان تنظیم شخصی را به كاربران خود ارائه نمی كردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند كه كاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.

پورتال ها این وضعیت را با ارائه امكانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و كاربران آنها می توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمركز و در یك جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال ها سبب شد تا كاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا كنند و هر كاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت های كاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امكان ارسال سریع پیام های كوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم های عكس های شخصی و خانوادگی و سرویس های رایگان پست الكترونیكی كارایی و بهره وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی كاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد كه كاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می كنند .

كاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند كه از همان قابلیت های پورتال های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند كه البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت كار دشواری به نظر می آمد. افزودن ابزارهای همكاری، تعامل با سیستم های تبادل، گسترش امكانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب كاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شركاء و تامین كنندگان به یك وب سایت مشترك، سبب شد تا پورتال در مسیر تكاملی خود تبدیل به یك فضای كسب و كار الكترونیكی شود. این امر راهی را برای كاربران فراهم می كند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش یك سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت كنند.

4. پورتال های سازمانی

از اوایل سال 1997 كه استفاده از پورتال ها در عرصه‎های مختلف كاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فكر طراحی و ایجاد پورتال های سازمانی برای خود و پرسنل و كاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شركت‎هایی مانند مایكروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند كه این رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمركز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال های سازمانی از یك سو امكان مدیریت متمركز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎كنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر كاربران و مشتركین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های كاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و كارمندان و مشتریان یا كاربران را ایجاد می‎نمایند. محیط شبكه‎ای پورتال های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود كه یك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یك محیط تجاری یا كاری می‎یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی كه در این محیط به سر می‎برد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می نماید. یكی دیگر از ویژگی‎های پورتال های سازمانی این است كه كاربران با مشاركت در فعالیت‎های مبتنی بر شبكه خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امكانات تنظیم شخصی‎ كه معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی كاربران در كار با امكانات شبكه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای كاربردی ایجاد می‎نماید.

قابلیت‎های موجود در پورتال های سازمانی نظیر كاوش، فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد برای یافتن شركت‎های محلی، سرویس‎های یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن‎ها یا آدرس‎های پست الكترونیكی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیش‎بینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهی ها و پیشنهادهای تجاری، دفترچه‎های آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎های كاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبكه‎ای كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی كنند. این به معنی وابسته نمودن كاربران به یك محیط خاص شبكه‎ای نیست، بلكه به معنی ایجاد اعتماد در كاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یك محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است. امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال های سازمانی حدود یك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یك سوم را صرف پیامها و مشاركت در تالارهای گفتگو و یك سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات می‎كنند . امكانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام كوتاه كارایی پورتال های سازمانی را چند برابر ساخته است. كاربران این پورتال ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیكی در محل كار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلكه می توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واكنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشتركین خود شده‎اند. همه اینها كارایی پورتال های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته اند.

5. چارچوب یك پورتال

یك فضای كاری پورتال صرفاً با قرار دادن یك طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع محتوایی و كاربردهای مربوط به آن كه قبلاً كاوش در آنها به سختی صورت می گرفت، حاصل نمی گردد. در واقع چالش ساختن یك پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط كاربر آن نیست، بلكه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و كاری یكپارچه ای است كه از میان بسیاری از سامانه های فناوری اطلاعات می گذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یك مجموعه واحد درآورند و قابلیت های كاوش جامع، دسترسی و یكپارچه سازی كاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همكاری، مدیریت محتوایی شبكه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل كمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینه های منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای كه شما برای خرید خودتان انتخاب می كنید، باید بتواند كلیه این قابلیت ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شركاء فراهم نماید تا آنها را با یكدیگر تركیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد كه این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.

    این یكپارچه سازی ممكن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتوای اصلی آن شامل انبوهی از نرم افزارهای میانجی است كه با ساختارهای شبكه ای موجود درگیر و تركیب می شوند و شرایطی را به وجود می آورند كه در بهترین شكل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل می نماید و می تواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یك محصول فراهم نماید. این رویكرد فراتر از انتظار شركت هایی نظیر IBMبوده است .این شركت در ایجاد خانواده پورتال Websphere خود به چیزی فراتر از این دست یافت. مزایایی كه از طریق استخراج ارزش های كاملاً جدید پورتال نظیر كاربردهای جاری، محتوا و ویژگی های تخصصی آن عاید كاربر می شد، در واقع مجموعه ای از دارایی های محتوایی پورتال را تبدیل به یك فضای كاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الكترونیكی ساخت. هر یك از پیاده سازی ها و كاربردهای پورتال متمركز بر هدفی خاص می باشد. پورتال های تجارت به كارمندان (B 2 E) متمركز بر یكپارچه سازی كاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همكاری برابر هستند در حالیكه پورتال های تجارت به تجارت (B2B) تمركز خود را معطوف بر امنیت اكسترانت و كاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) كرده اند. پورتال های تجارت به مشتری (B 2 C) متمركز بر قابلیت های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند. در راس هر یك از پورتال ها می تواند تمركز بر خود پورتال باشد، ضمن آنكه مجموعه ای از ویژگی های بیشتری را ممكن است در یك پورتال صنعتی تجاری بیابیم كه هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یك شركت تولید كننده دارو می تواند پردازش فرایندهای تایید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگی ها از طریق چندین پورتال برای یك سازمان فراهم می شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می گردید كه هر یك به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، می توان گفت كه یك بانك تجاری بزرگ از یك پورتال (B 2 C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می كند كه مشتریان تجاری از طریق آن می توانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند. علاوه بر اینها، بانك مذكور از یك پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده می كند كه از طریق آن پرداخت وام های كوتاه مدت از بانك های تجاری بزرگ به بانك های كوچكتر مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. مدیریت این روابط چندگانه فروشنده - خریدار، یك كار چندگانه و تركیبی را برای تیم فناوری اطلاعات سازمان به وجود می آورد.

پورتال ها به چارچوب یكپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی كه به عنوان راهی برای استقرار محتوا آغاز شد، اكنون مبنایی شده است كه از طریق آن تبادلات چندگانه صورت می گیرند، مدیریت شبكه محور را امكان پذیر ساخته است و با مشاركت كنندگان بسیاری در تعامل می باشد. همانطور كه ملاحظه می شود، تعریف كاربردی از پورتال متمركز بر نیازهای چندگانه بازار است: E 2 E، B 2E، B 2 C، B 2 B. یك پورتال باید به سرعت مستقر شود، اما در عین حال باید به نحو گسترده ای در میان كاربران مختلف به صورت شخصی تنظیم شود، گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همكاری لازم را میان كسانی كه در ارتباط با یك موضوع خاص نیاز به كمك و مشاركت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف كافی برخوردار باشد و بالاخره اینكه یك فضای كاری الكترونیكی مناسبی را برای كاربران خودش به وجود آورد. به طور كلی، پورتال فضای كاری سنتی و محصول محور را به یك فضای پرتحرك تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشاركت با مشتریان بیشتر تكامل و ارتقاء می دهد. برای اغلب افراد اوج خلاقیت های الكترونیكی آنها در عرصه های كاری و شغلی، در ارسال یك فایل الكترونیكی به وسیله پست الكترونیكی خلاصه می شود. این افراد تنها از 5 درصد از امكانات قابل ارائه در یك پورتال استفاده می كنند. 95 درصد دیگر از امكانات موجود در یك پورتال منتظر كسانی است كه به سراغ آن می آیند و از این امكانات در جهت ارتقای شغلی و حرفه ای خود استفاده می كنند.

اسفاده از فناوری اطلاعات در انجام امور اداری، دارای دو تاثیر عمده ملی است: یكی «رشد اقتصادی»و دیگری «افزایش بهره‎وری». بررسی‎های انجام شده بیانگر این مطلب است كه بازگشت سرمایه فناوری اطلاعات در كشورهای مختلف، رقمی بین 50 تا 100 درصد می‎باشد. در كشورهای پیشرفته همچون آمریكا، سرمایه‎گذاری در فناوری اطلاعات باعث بازگشت سرمایه 6/70 درصدی در تولید ناخالص داخلی می‎شود؛ در واقع سهم بالایی در رشد اقتصادی به نسبت سایر سرمایه‎گذاری‎های كشور دارد . به علاوه باعث افزایش چشمگیر بهره‎وری شده كه از طریق مشاركت در سیستم‎های تولید و فروش (بازار) جهانی كه پایه همگی، فناوری اطلاعات می‎باشد، حاصل می‎گردد.شبكه‎های رایانه‎ای، بازگشت سرمایه و ارزش استفاده از فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. قدرت اقتصادهای شبكه‎ای در این است كه متناسب با افزایش حجم و اندازه شبكه، ارزش به‎كارگیری فناوری اطلاعات را افزایش می‎دهند. برای توضیح بیشتر مطلب، می‎توان مشاهده كرد كه یك رایانه شخصی به تنهایی، بهره‎وری را به میزان محدود و مشخصی افزایش می‎دهد. حال اگر این رایانه به شبكه‎ای متصل گردد كه بتواند با به اشتراك گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همكاری‎های سازمانی را نیز میسر سازد، بالطبع بهره‎وری آن چندین برابر می‎شود. در همین حال، وقتی به میلیونها رایانه دیگر در جهان نیز متصل می‎گردد و امكانات گسترده شبكه‎ای، تجاری، سازمانی و غیره را مورد بهره‎برداری قرار می‎دهد، بهره وری آن نیز بسیار افزایش می‎یابد. به علاوه، هنوز شاهدیم كه تمامی پتانسیل‎های شبكه اینترنت، مورد شناسایی و بهره‎برداری قرار نگرفته است. پورتال های سازمانی تنها به عنوان یكی از راه‎حل‎های ممكن در جهت بهره‎وری هر چه بیشتر در عرصه فعالیت‎های اداری و تجاری طراحی و ارائه شده اند. آنچه كه در این میان مهم به نظر می‎رسد، فرایند و چگونگی اجرای مدیریت در این پورتال هاست. پورتال های سازمانی به لحاظ برخورداری از ویژگیها و قابلیت‎های خاص توانسته‎اند محیط مناسبی را برای انجام امور اداری فراهم سازند. بخش اعظمی از فعالیت‎های سازمانی میان فروشنده و خریدار در چارچوبی صورت می‎گیرد كه مورد توافق طرفین می‎باشد ضمن آنكه تجارب علمی و فنی طرفین به خودی خود نوعی ارزش افزوده محسوب می‎شود. در یك جمع‎بندی كلی از فرایندهایی كه در یك پورتال سازمانی در ارتباط با اجرای مدیریت صورت می‎گیرد، می‎توان به این مراحل اشاره نمود: ارتباط مدیر با حوزه مدیریت در پورتال آگاهی از آخرین وضعیت و اطلاعات مربوط به كاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)

بررسی فرصتهای تجاری و تعیین گزینه‎های برتر

دریافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه

اعلام نظر و صدور دستورات

تصمیم‎گیری و تصمیم سازی

خرید، سرمایه‎گذاری یا معرفی خدمات

دریافت مبالغ و هزینه‎های مربوط از طرق الكترونیك

ارزیابی از فعالیت‎های صورت گرفته برای برنامه‎ریزی‎های آتی

اقتصاد دانان اخیراً دریافته‎اند كه هزینه توسعه تكنولوژی‎های پیشرفته، سالانه 10 درصد افزایش می‎یابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه یكبار دو برابر می‎شود. در این شرایط حتی كشورهای ثروتمندی مانند آمریكا، انگلیس و غیره نیز مجبور هستند برخی پروژه‎های خود را با كشورهای دیگر شریك شوند. بنا‎بر‎این رویكرد مشاركت به ویژه در حوزه‎های اقتصادی كه اصطلاحاً سرمایه‎گذاری مشترك نامیده می شود، یك واقعیت اجتناب ناپذیر است.

مهمترین شرط توفیق سرمایه‎گذاری مشترك، برخورداری از همكاری گروهی و اشتراك مساعی برای دستیابی به اهداف مشترك است. پورتال های سازمانی با ایجاد فضاهای گروهی بر روی شبكه در درجه اول امكان فعالیت‎های گروهی را فراهم می سازند و در درجه بعد با استفاده از قابلیت ‎های الكترونیك انجام تجارت الكترونیكی را عملی می‎نمایند. درج آگهی ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎های سرمایه‎گذاری، سرمایه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوی منابع و مراجع مربوطه هدایت می‎كند. این قابلیتی است كه به صورت پویا و فعال در یك پورتال سازمانی پیش‎بینی و ایجاد می‎گردد.

از آنجایی كه دستورالعمل واحد و جهان شمولی برای سازماندهی پروژه‎های مبتنی بر سرمایه‎گذاری مشترك وجود ندارد، سازماندهی آنها كار آسانی نیست و تیزبینی و دقت زیادی می‎طلبد. یكی از ویژگی‎ها یا به عبارتی هنر پورتال های سازمانی این است كه فضای مبتنی بر شبكه آنها سازماندهی سرمایه‎گذاری مشترك را به شیوه‎ای آسان عملی می سازد، ضمن آنكه كلیه طرفهای ذینفع در این سرمایه‎گذاری می‎توانند به طور روزانه از كلیه تغییرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خریداری شده و سود حاصل از آن آگاه شوند. در واقع پورتال های سازمانی در قالب یك بنگاه مشترك الكترونیك محلی برای میزبانی سرمایه‎گذاران و فعالان اقتصادی هستند كه اقدام به سرمایه‎گذاری مشترك در حوزه‎های مورد علاقه می نمایند. معمولاً سرمایه‎گذاری مشترك به دو صورت قراردادی و سهامی شكل می‎گیرد. پورتال های سازمانی قابلیت عقد قراردادهای الكترونیك و فروش الكترونیك سهام را در خود دارند. راه‎اندازی پورتال های سازمانی علاوه بر تسهیل امور تجاری سازمانها به جذب فرصتهای سرمایه‎گذاری برای سرمایه‎گذاران بومی و داخلی كشورهای در حال توسعه كمك شایان توجهی می كند. موضوع ظریف دیگری كه نباید مورد غفلت قرار گیرد این است كه در پروژه‎های سرمایه گذاری مشترك، پس از خاتمه پروژه و حتی در حین انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشی از دارایی‎های الكترونیك شركت‎های متولی یا سرمایه‎گذار محسوب می‎گردد كه این به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعالیت‎های تجاری الكترونیك می شود. بدیهی است پورتال در پایان فعالیت خود بر اساس آنچه كه اصطلاحاً چرخه حیات پورتال نامیده می‎شود در قالب بخشی از دارایی های مبتنی بر شبكه شركت‎های وابسته به فعالیت‎های عادی و عمومی خود ادامه می‎دهد و زمینه‎ای بالقوه برای اعلام سرمایه‎گذاری‎های مشترك در آینده خواهد بود.

علیرغم تعهداتی كه سازمانها نسبت به مشتریان خود در خصوص بازگشت سرمایه آنها در زمینه سرمایه‎گذاری مرتبط با فناوری می‎سپارند، محاسبه مقادیر بازگشتی كاری مشكل است. هزینه پیاده‎سازی یك پورتال سازمانی برای سازمانهای بزرگ بالا است و در حین استقرار بالاتر هم می‎رود كه این به خاطر نیاز روزافزون سازمانها و پدیدار شدن نیازهای جدید همزمان با طراحی و استقرار پورتال است. اما اگر فرایند طراحی و استقرار پورتال به درستی در یك سازمان صورت گیرد، منافعی كه در كوتاه مدت و دراز مدت عاید سازمان می سازد به مراتب بیشتر از هزینه‎های صرف شده خواهد بود. بر اساس یك محاسبه به عمل آمده در ایالات متحده مجموع هزینه‎های راه اندازی یك پورتال سازمانی (شامل نرم افزار برای ساخت صفحات مشتری پسند و یكپارچه‎سازی داده‎های ورودی در طول مدت نصب و راه‎اندازی پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سیصد هزار دلار متفاوت است. اما برای انجام یك پروژه در عرض یك دوره دو ساله، شركت‎ها خود را آماده می‎سازند كه بیش از یك میلیون دلار سرمایه‎گذاری كنند و این تازه صرف یكپارچه سازی داده‎های پروژه می شود كه از منابع مختلف گردآوری شده است.

هزینه ایجاد یك پورتال سازمانی تقریباً برای 50 یا 500 نفر كارمند یكسان است، بنابراین هزینه آموزش كارمندان برای استفاده از پورتال با كاهش تعداد آنها تقلیل می‎یابد. ایجاد یك پورتال سازمانی برای یك سازمان با پرسنلی كمتر از 500 نفر مفید است، اما به لحاظ اقتصادی چندان به صرفه نیست. اگر تعداد كاربران یك پورتال سازمانی به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ایجاد چنین پورتالی به صرفه خواهد بود . وقتی تعداد كاربران یك پورتال از پرسنل شاغل در یك سازمان فراتر می‎رود و مجموعه‎ای از چند سازمان را در بر می‎گیرد و كاربرانی به تعداد حد اقل 2000 نفر می‎یابد و افراد بیشتری از آن استفاده می‎كنند، می‎توان گفت كه چنین پورتالی به اهداف اقتصادی خود بیش از هر زمان دیگری نزدیك شده است.

معمولاً كاربران یك پورتال سازمانی نگران عمر و تداوم خدمات پورتال هستند. هزینه خدمات پورتال و پشتیبانی فنی می‎بایست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شركت یا شركت‎های سرمایه‎گذار و یا از طریق دریافت حق اشتراك و هزینه درج آگهی‎های تجاری از مشتركان و مؤسسات دریافت شود. اگر قرار باشد كه پورتال سازمانی تبدیل به محلی برای نشان دادن تغییراتی شود كه در سازمان بروز می‎یابند، ایجاد یك زیرساخت مدیریتی برای پورتال ضروری خواهد بود تا اطمینان لازم حاصل شود كه پورتال مرتباً خود را با نیازهای سازمانی تطبیق می‎دهد.

اصطلاح پورتال امروزه واژه ای مشترك از زبان رایج در فضاهای اداری شده است. تعریف پورتال از دیدگاههای متفاوتی امكان پذیر است، زیرا كاربران امكانات زیادی را برای آن متصور می شوند. تا كنون تعابیر گوناگونی از پورتال ارائه شده است. همانطور كه گذشت یك پورتال به عنوان یك فضای كاری برای مدیریت مبتنی بر شبكه با امكان تنظیم شخصی و محتوایی و برخوردار از قابلیت های مشاركت با دیگر همكاران و دسترسی بی سیم تعریف شده است. اما آنچه كه در حوزه مدیریت به ویژه مدیریت مبتنی بر شبكه برای یك پورتال مطرح می باشد، عبارت است از تمركز بر روی آنچه كه پورتال ها می توانند برای یك سازمان فراهم كنند و اثربخشی آنها را افزایش دهند. استفاده از واژه جمع «پورتال ها» نیز اتفاقی نیست چرا كه سازمانها برای مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه های مدیریتی معمولاً بیش از یك پورتال دارند. نقش پورتال های سازمانی در انجام امور اداری و اعمال مدیریت، آن را تبدیل به یك محل كسب و كار الكترونیكی برای كاربران آن به ویژه مدیران نموده است. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی كه در سازمانها ارائه می كنند، فرصت‎های بازرگانی نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. نمونه بارز این گونه فعالیت ها در آنچه كه امروزه تحت عنوان سرمایه گذاری مشترك مطرح می باشد، قابل مشاهده است. 

نویسنده: سید علیرضا حجازی