سرعت سرسام آور تولید اطلاعات از یك سو و ضرورت سامان دهی این حجم روز افزون از سویی ، بشر را با چالش های جدیدی روبرو ساخته است. پیشرفت های حاصل در فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی با همه مزایایی كه داشته اند برخی تنگناهای جدید برای جامعه كاربران به وجود آورده اند. هر چه حجم اطلاعات بیشتر و مجراهای دسترسی به آنها متنوع تر می شود امكان بازیابی كارآمد و به موقع اطلاعات دشوارتر شده و اطمینان از صحت و اعتبار آنها نیز كمتر می شود. در این میان اتخاذ یك استراتژی سودمند مستلزم شناخت جامعه كاربران و نیازهای اطلاعاتی آنان، ارائه آموزش های لازم، ریشه یابی مشكلات موجود و ایجاد ابزار های جدید برای مقابله با این مشكلات می باشد.
مقدمه
مدیریت اطلاعات امروزه به مفهومی پیچیده تبدیل شده است ، زیرا اطلاعات موجود حجمی ناباورانه به خود گرفته و روزبه روز بر این حجم افزوده می شود. همه ما با اصطلاحاتی چون « انفجار دانش » یا « انفجار اطلاعات» كم و بیش آشنا هستیم. این پدیده ، واقعیت بزرگی است كه منشاء تحولات و حتی انقلابی عظیم در عرصه حیات بشری گردیده است. نا گفته پیداست كه حجم وسیع تر اطلاعات باید منجر به عملكرد بهینه تر، هوشمندانه تر و با سرعت بیشتر گردد. مقاله حاضر به بحث پیرامون چالش ها و تنگناهای موجود در مدیریت اطلاعات با رویكردی بر اطلاعات تحت وب می پردازد.
تعریف مدیریت اطلاعات
واژه مدیریت اطلاعات در رشته ها و زمینه های مختلف علمی به كار برده شده است. از جمله در علوم كامپیوتر، بازرگانی، مدیریت و كتابداری و اطلاع رسانی. در این مقاله تاكید ما بر جنبه هایی از مدیریت اطلاعات است كه در علوم كتابداری و اطلاع رسانی مطرح است. در این علم مدیریت اطلاعات، موضوعی نسبتا نو ظهور می باشد كه روز به روز بر اهمیت آن افزوده میشود. در كتابداری و اطلاع رسانی، مدیریت اطلاعات به معنی توانایی در جمع آوری، نگهداری، بازیابی، اشاعه و در دسترس ساختن اطلاعات درست، در مكان و زمان مناسب، برای افراد شایسته با كمترین هزینه، در بهترین محمل اطلاعاتی برای به كار گیری در تصمیم گیری، می باشد. ظهور اینترنت و مجراهای اطلاعاتی آنلاین، مدیریت اطلاعات را با چالش ها و تنگناهایی مواجه ساخته است به بخش هایی از آن اشاره می كنیم.
مهم ترین تنگنا : اضافه بار اطلاعات
امروزه یكی از مهم ترین موضوعات در زمینه مدیریت اطلاعات ، مسئله ای است كه از آن به عنوان «اضافه بار اطلاعات» یاد می شود. اضافه باراطلاعات كه با ظهور اینترنت اهمیت آن دو چندان شد به باز یابی بیش از اندازه اطلاعات یا بازیابی اطلاعات ناخواسته مربوط می شود. لغت نامه آنلاین كتابداری و اطلاع رسانی () اضافه بار اطلاعات را چنین تعریف می كند : شرایطی كه اطلاعات بیش از اندازه برای موضوعی در اختیار باشد كه این حالت عموما درجستجوی آنلاین اتفاق می افتد، مخصوصا اگر پرسش در غالب واژه هایی كلی بیان شود.
واژه اضافه بار اطلاعات اولین بار توسط الوین تافلر در كتاب « شوك آینده» به كار برده شد و به مرور به یكی از مباحث مطرح در زمینه بازیابی اطلاعات- مخصوصا اطلاعات تحت وب- تبدیل شد. مطالعه در این زمینه مستلزم شناخت منابع اطلاعاتی مختلف و تعیین محل آنها در مخزنی نا منظم به نام اینترنت، ابزار های مناسب برای این كار و درك تفاوت این ابزارها و نیز نحوه استفاده از آنها می باشد. البته هنوز برای بسیاری این سوال مطرح است كه آیا مشكل اصلی مدیریت اطلاعات اضافه بار آن است ؟ شاید بهتر باشد مشكل را كثرت كانال های اطلاعاتی وارتباطی بنامیم .چرا كه بر خلاف دوران گذشته تكنولوژی های جدید «جایگزین» نمی شوند بلكه به گروه رسانه های موجود «اضافه» می شوند .
داده، اطلاعات و دانش
متاسفانه بسیاری از تجارب سنتی در زمینه مدیریت اطلاعات به صورت خطی و خاص می باشند: جریان هایی كه به رودخانه منتحی می شوند و نه به اقیانوس . شاید مشكل عمده نه اطلاعات بیش از اندازه ، بلكه اطلاعاتی باشد كه غیر مفید یا بی معنی هستند. برای تسلط بر اطلاعات باید ابتدا رابطه بین داده، اطلاع و دانش را درك نماییم : داده به واقعیت های خام اطلاق می شود. اطلاع ، داده هایی است كه در یك زمینه و مفهوم معنی دار سازمان یافته باشد. و دانش، داده های سازمان یافته ای است كه درك شده و به كار گرفته شود . نقش كاربران پس از درك تفاوت سه مفهوم فوق باید شناخت كافی از كاربران اطلاعات نیز داشته باشیم. همانطور كه می دانیم؛ منبعی مانند اینترنت به كاربر نیاز دارد تا از منابع وسیع خود مضمونی به دست دهد اما كاربران ممكن است به این دلیل كه اطلاعات به دست آمده با پیش زمینه ذهنی آنها سازگار نیست تصور كنند كه با اضافه بار اطلاعات مواجه شده اند حال آنكه چنین تصوری غلط است. یك روش برای حل این مسئله آن است كه كاربران اطلاعات جدید به دست آمده را در ساختار دانش موجود تفسیر كنند و مدل آنالوگ ذهنی خود را با جهان دیجیتال هماهنگ كنند.
شناخت نیازهای اطلاعاتی
دو عامل سرعت و كیفیت ، یك شتاب مصنوعی در بازیابی اطلاعات ایجاد كرده است. به وسیله پست الكترونیكی، پست صوتی، دورنما، و وب، جریان مداوم داده ها در طول 24 ساعت شبانه روز در محل كار و خانه و حتی در طول سفر امكان پذیر شده است. رضایت عمومی از بسیاری از این منابع باعث شده است تا توجه به نیازها و الویت ها فراموش شود : توجه به اطلاعات پراكنده ای كه با آن مواجه می شویم به جای چیزی كه واقعا نیاز داریم و به خاطر آن دست به جستجو زده ایم. ایده آل ترین اطلاعات آن است : كه به روز باشد، به موقع باشد و برای كاری كه در دست داریم كافی باشد نه اینكه لزوما كامل باشد. هدف از جستجوی اطلاعات باید پیدا كردن پاسخ سوالاتی باشد كه اصالتا معنی دار باشند.
ظهور اینترنت : چالش های جدید
وب به سادگی موانع طبیعی بین مردم و اطلاعاتی را كه در هیچ جای دیگر نمی توانستند بیابند از بین برده است. ما امروزه قادر هستیم اطلاعات را از مجراهای گوناگون مستقیما به دست آوریم. وقتی كه به یكباره با حجم وسیعی از اطلاعات بر روی وب بر می خوریم شاید گمان كنیم كه وب یك منبع فوری و آماده برای پاسخ به تمام نیازهای اطلاعاتی ما است ، حال آنكه باید ابتدا بدانیم چگونه این دریای وسیع را برای رسیدن به هدف خاص خود در نوردیم و این همان چیزی است كه مدیریت اطلاعات به ما می آموزد. سرعت و كیفیت بالا و سهولت دستیابی ، وب را به یك منبع اطلاعاتی جذاب تبدیل كرده است ، همان چیزی كه ورمن آن را «زیبایی فریبنده» نامیده است. واقعیت اینست كه نمایش گرافیكی باعث جذابیت اطلاعات اینترنت شده است. اما در هر صورت اطلاعات بازیابی شده زمانی معنی دار است كه با ایده ای مرتبط باشد ، نه وقتی كه بدون هدف و با حالتی خوشایند ارائه گردد. فراموش نكنیم كه امروزه شرایطی فراهم شده است كه هر كس ، هر اطلاعاتی را كه بخواهد می تواند به آسانی در وب قرار دهد. این در حالی است كه متاسفانه اكثر افراد تصور می كنند اطلاعاتی كه از طریق كامپیوترشان دریافت می كنند بسیار قابل اطمینان تر از سایر منابع است.
از طرفی آزادی عمل موجود در فضای اطلاعاتی وب عاملی برای جذابیت آن به شمار می رود . نبود كنترل كیفی مركزی و گسترش دسترسی همگان به اینترنت می تواند مزیتی برا ی آن محسوب شود اما به هر حال باید در نظر گرفت كه همواره طراحان وب می توانند آنچه را كه شما می بینید یا بازیابی می كنید دستكاری نمایند بنا براین كاربران نباید به راحتی هر آن چه می بینند را بپذیرند بلكه باید ایده های مختلف را به چالش بكشند ، آنان باید توان قضاوت در مورد كیفیت و صحت منابع را داشته باشند. به علاوه گسترش وب بیشتر از پهنا است و نه عمق . خوشبختانه بسیاری از منابع اطلاعاتی مورد انتقاد و ارزیابی قرار گرفته اند كه این امربرای تشخیص كاربران بسیارمفید است. هرچند وجود واسطه میان منابع و كاربران در محیط وب حذف شده است ولی نیاز به آن احساس می شود. ارزیابی منابع آفلاین را نیز نباید فراموش كرد.
ضرورت توصیف اطلاعات : ابر اطلاعات
آنچه كه نیاز داریم داشتن اطلاعاتی در باره اطلاعات است كه آن را ابر داده یا ابر اطلاعات می نامیم . در واقع ابرداده بر چسب های الكترونیكی است كه در ورای ظاهر صفحات قرار داده می شود و به توصیف ساختاری و محتوای منبع اطلاعاتی می پردازد . تیم برنلی مبدع وب ، ابرداده را « اطلاعات قابل درك ماشینی در باره منابع وب» توصیف می كند. برای عینیتر نمودن مفهوم ابرداده میتوان به این نكته اشاره كرد كه اطلاعات ابرداده ای در مورد یك منبع الكترونیكی برای مثال در محیط وب عبارت است از اطلاعات مربوط به مولف، ناشر، تاریخ نشر، جزئیات مالكیت معنوی اثر، جزئیات رتبه بندی اطلاعاتی، كلید واژه های قابل جستجو برای هر منبع، كد ها و نشانه هایی برای رده بندی محتوایی مدرك و نیز جزئیات نوع اطلاعات موجود در منبع و ارتباط آن منبع با سایر اجزای اطلاعاتی. شایان ذكر است كه ابرداده تنها برای توصیف اطلاعات متنی نیست بلكه شامل اطلاعاتی در باره سایر فرمت ها ، مانند صوتی - تصویری، گرافیكی و .. می باشد.
نقش موتور های جستجو
با آنكه موتور های جستجو و نمایه ها ، برخی ابزارهای ساخت یافته برای بازیابی اطلاعات خاص را در اختیار ما گذاشته اند اما از بسیاری جهات دارای نواقصی هستند : آنها ممكن است در برخی موارد بیشتر از اندازه ای كه واقعا نیاز است به نمایه سازی اطلاعات بپردازند و به دلیل عدم تشخیص نوع و ارزش اطلاعات دسترسی همسان به هر نوع اطلاعاتی فراهم سازند. با آنكه گوگل در باز یابی به میزان استنادات توجه دارد اما واقعیت اینست كه موتور های جستجو توانایی استخراج اطلاعات تماما درست را ندارند. البته این امر می تواند به دلیل عدم رعایت استانداردها توسط وب سایت ها نیز باشد. اشكال دیگری كه بر كار موتورهای جستجو وارد است آنستكه توانایی عمده آنها در نمایه سازی اطلاعات متنی است و حجم عظیمی از اطلاعات غیر متنی نادیده گرفته می شوند. به علاوه بسیاری از آنها به انباشتن و انتقال اطلاعات می پردازند اما نمی توانند در درك اطلاعات نیز نقش داشته باشند. آنچه نیاز داریم علاوه بر دسترس پذیر كردن اطلاعات ، قابل درك كردن آنهاست.
نتیجه گیری
از آنچه تا به اینجا گفته شد چنین بر می آید كه مشكل مدیریت اطلاعات هم جنبه فنی دارد و هم جنبه انسانی. دو راه حل وجود دارد: از نظر فنی، ایجاد ابزار های بهتر و استفاده بهتر از آنها و از نظر انسانی، اصلاح مدل های ذهنی و تقویت ظرفیت برای تجزیه تحلیل ها و بازتاب های انتقادی. صلاحیت اصلی برای سواد اطلاعاتی اینست كه عادت كنیم تفكر انتقادی داشته باشیم و از ابزار های شبكه ای برا ی تقویت آن بهره بجوییم .
برخی استراتژی ها برای یافتن مسیر در جاده مه آلود داده ها به این شرح است : در جستجوی اطلاعات همواره یك صافی تعریف شده برای خود داشته باشید كه به وسیله آن بتوانید فقط اطلاعات مورد نظرتان را شناسایی كنید . در انتشار اطلاعات نیز، ببینید آیا تمامی اطلاعاتی كه منتشر می كنید واقعا ضروری است؟ اما در كل، هم در جستجوی اطلاعات و هم در انتشار آن باید در عین باریك بین بودن، دید وسیع هم داشته باشید. و بالاخره اینكه شیوه خاص یادگیری خود را شناسایی كنید و ببینید این شیوه چگونه می تواند شما را به اطلاعات مورد نظرتان هدایت نماید .
نویسنده: امین یوسفی