نکات کلیدی در مدیریت زمان

در اتاق کارم در حال صحبت با مشتری پشت تلفن بودم که ضربه‌ای به در خورد. به ساعتم نگاه کردم ساعت 4 بعدازظهر بود، زمانی که دخترانم از مدرسه برمی‌گردند. معمولا استراحت کوتاه در این زمان و گوش دادن به حرف‌های دخترانم و شنیدن در مورد مسائل روز آنها را دوست دارم.
من یک قانونی دارم که اگر در دفترم بسته بود آنها باید یک ضربه به در بزنند. اگر جواب دادم آنها می‌توانند داخل بیایند، ولی اگر جواب ندادم به این معنا است که دوست ندارم کسی مزاحم شود و آنها مجبورند تا زمانی که بیرون بیایم، منتظر بمانند. این بار برای اینکه دوست نداشتم مکالمه تلفنی‌ام به صورت غیرحرفه‌ای قطع شود، ساکت ماندم. اما آنها به در زدن ادامه دادند و بالاخره بدون اجازه وارد شدند، من شوک زده شده بودم که با وضعیت پیش آمده تکلیف قانون من چه می‌شود؟ با اشاره به آنها گفتم که ساکت باشند و تا زمانی که تلفن من تمام می‌شود در اتاق بمانند. بعد از پایان مکالمه‌ام پرسیدم که چرا قانون مرا زیر پا گذاشته‌اند. دخترم ایزابل به من یادآوری کرد که شما دوست دارید ما به اتاقتان بیاییم و ما این کار را دیروز و روزهای قبل انجام دادیم، اما شما ناراحت نشدید من اصلی ترین قانون خود را شکسته بودم، اینکه‌: «هرگز یک قانون را نشکنید».
چند روز قبل تر بعد از سخنراني‌ام در مورد مدیریت زمان در بین مدیران یک شرکت معظم داروسازی، یکی از مدیران ارشد (که ما او را سین خواهیم خواند) به من نزدیک شد و سوال کرد که او چگونه می‌تواند جلوی وقفه‌های گاه و بی‌گاهی که منشی‌اش وسط کار او ایجاد می‌کند را بگیرد؟ او توضیح داد که وقتی با جدیت در اتاقش مشغول کارش است، منشی‌اش بدون اجازه وارد اتاق می‌شود و سوالی می‌پرسد. به گفته او، در ابتدا این خیلی مهم به نظر نمی‌رسد، ولی این سوالات کوچک رشته افکارش را پاره می‌کند و به‌رغم اینکه چند بار به او تذکر داده او همچنان این کار را انجام می‌دهد.
البته با وجود این مشکل، سین یک مرحله از بقیه جلو‌تر است، چون چیزی را متوجه شده است که بیشتر ما به آن توجه نداریم و آن این است که «تمرکز دوباره بعد از پاره شدن رشته افکار خیلی سخت است». در پژوهش انجام شده توسط شرکت مایکروسافت، محققان 29 ساعت کاری افراد مختلف را ضبط کردند و سپس دریافتند که هر فرد به طور متوسط طی یک ساعت کاری 4 بار رشته افکارش گسیخته شده است و این اصلا جای تعجب ندارد.
چیزی که در این بین تعجب آور است آن است که در 40 درصد موارد، آنها قادر نیستند به کاری که قبل از وقفه انجام می‌دادند برگردند و هر چه کار پیچیده تر باشد، این احتمال کمتر می‌شود و بیانگر آن است که ما بیشتر مواقع، هنگام تکمیل کارهای مهم به دلیل وقفه‌های تحمیلی از سوی دیگران از ریل خارج می‌شویم.
از سین پرسیدم وقتی منشی‌ات مزاحم می‌شود، چه می‌گویی؟
پاسخ سین آن است که به منشی‌اش یادآوری می‌کند که فعلا مزاحم نشود و اضافه می‌کند که معمولا پاسخ می‌شنود این فقط یک ثانیه طول می‌کشد و بعد از آن سوالی می‌پرسد یا در مورد چیزی صحبت می‌کند.
می‌پرسم‌: خب، بعد؟
پاسخ می‌دهد‌: به هر حال وقفه در کار من ایجاد شده و دوست ندارم با گفتن حرفی بد جنس یا بی‌ادب به نظر آیم، بنابراین جواب سوال او را یا هر آنچه می‌خواهد را می‌دهم و سپس از او می‌خواهم مزاحم نشود.
اشکال کار من و سین و به احتمال زیاد شما در این است كه ما دوست داریم محبوب باشیم و دوست نداریم در برخورد با افرادی که کاری را که به آنها محول کرده‌ایم، ولی آنها کار محول شده را به درستی انجام نمی‌دهند، بی‌ادب به نظر بیاییم.
متاسفانه این یک استراتژی بد است، زیرا وضع یک قانون و اجازه دادن به دیگران برای نقض آن نه تنها باعث محبوبیت ما نمی‌شود، بلکه باعث نادیده گرفته شدن خود ما از سوی دیگران می‌شود.
اگر سین می‌خواهد که منشی‌اش به تذکرهای او گوش دهد باید محکم باشد و هیچ استثنایی را نپذیرد. از طرف دیگر او باید بفهمد که چرا منشی وی به طور مداوم مزاحم او می‌شود. سین همیشه در مسافرت است و در دفتر کارش حضور ندارد. بنابراین منشی او هرگز نمی‌تواند مطمئن باشد چه زمانی شانس دسترسی به او را دارد. اما وقتی سین در دفتر کارش است منشی می‌داند هر وقت خواست می‌تواند به او دسترسی پیدا کند. این کار نه تنها آزار‌دهنده نیست، بلکه نشان‌دهنده سخت کوشی اوست.
سین برای حل مشکل خود و متوقف کردن مزاحمت‌ها باید دو کار انجام بدهد‌:
1 - قرار ملاقات‌های منظم با منشی خود برای امضای نامه‌ها و جواب دادن به سوال‌ها تنظیم کند و به هیچ عنوان آنها را لغو نکند.
2 - وقتی منشی کاری خارج از قرار ملاقات‌ها با او داشت با جدیت بگوید که باید تا موعد مقرر صبر کند.
- سین پرسید‌: اگر او فقط سوال‌های کوتاهی مانند‌: «قرار ملاقات ناهار شما چه ساعتی است؟ «داشته باشد من باید چه کار کنم؟
پاسخ می‌دهم: می‌دانم این کار سخت و یا حتی احمقانه به نظر می‌آید، اما جواب نده بگو اصلا نمی‌خواهی رشته افکارت پاره شود و فقط سکوت کن. اگر می‌خواهی او به قانون‌هایت احترام بگذارد باید جدیت تو را در نشکستن قانون ببیند. ممکن است گاهی یک موقعیت لغزنده پیش بیاید که پیروی از قانون را با مشکل مواجه کند ولی شما اصلا نباید عقب‌نشینی کنید.
وقتی سین در ابتدا به حرف‌هایم گوش داد تلنگری در افکارش ایجاد شد و به فکر فرو رفت و گفت‌: که این کار در ابتدا اصلا آسان نیست.
گفتم نکته همین جا است. شما باید یک موقعیت رسمی وجدی ایجاد کنید و قرار گرفتن در این موقعیت او را وادار به پیروی از قانون خواهد کرد.
بعد از این شرایط سین می‌تواند توضیح دهد که چون کارش به تمرکز زیادی احتیاج دارد، مزاحمت‌های او و وقفه‌های کوتاه تمرکز او را به هم می‌ریزد و برگشتن به حالت اولیه زمان بسیاری لازم دارد، اما سین این توضیحات را نباید درست در موقعیتی که منشی مزاحم او شده بدهد زیرا توضیح در آن شرایط از جدیت موقعیت خواهد کاست.به این روش فکر کنید‌: در نهایت افراد دوست دارند که مرزها و خطوط قرمز را بشناسند. عملی کردن این روش در ابتدا سخت و خشن به نظر می‌آید. اما با گذر زمان این روش باعث کاهش استرس و نااطمینانی بین آنها خواهد شد زیرا افراد ترجیح می‌دهند جایگاهشان را بدانند.
من به دخترم ایزابل هنگامی که بدون اجازه وارد اتاق می‌شد می‌گفتم من خیلی بیشتر از شما دوست دارم که شما‌ها را ببینم، اما چون دوست ندارم قانون‌هایم را نقض کنم خودم را کنترل می‌کنم زیرا آنها خیلی برایم اهمیت دارند.روز بعد در حال کار در اتاقم بودم که طبق معمول ایزابل و سوفیا در زدند بدون اینکه منتظر اجازه من باشند وارد اتاق شدند.
سرم را بالا گرفتم و به آنها نگاه کردم و گفتم «بیرون»
-اما پدر...
پاسخ دادم «بیرون»
اما ما فقط...
یکبار دیگر با احساس بدی گفتم «بیرون». خیلی دوست داشتم که آنها را ببینم. حتی برای یک لحظه نگران شدم که شاید آنها واقعا به من نیاز دارند.با خودم فکر کردم اگر یکی از آنها صدمه دیده باشد چه؟ اگر آشپزخانه آتش گرفته باشد چه؟ اما عقب نشینی نکردم، زیرا همسرم در خانه بود. اگر اتفاق مهمی پیش آمده بود او به من می‌گفت.چند روز بعد آنها دوباره سعی کردند داخل اتاق شوند، ولی من این اجازه را به آنها ندادم و از آن به بعد آنها دیگر قانون‌ها را نقض نکردند.
منبع: Harvard Business Review‌
نويسنده: پیتر برگمن
مترجم: عاطفه کردگاری

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام