به‌عنوان يك رهبر بايد روي عملكرد ديگران به آنها بازخورد بدهيد و در ضمن در مورد كار خودتان بازخورد بگيريد. خيلي‌ها اصولا با اين ايده موافق نيستند و مي‌گويند كه اين كار تبعات منفي دارد و توليد ناراحتي مي‌كند. بازخورد دادن به ندرت بدخواهانه است. بازخورد دادن به كاركنان كمك مي‌كند تا بدانند چگونه مي‌توانند به برداشت‌ها و ادراكات بهتري برسند. برداشت‌ها و ادراكات لزوما هميشه با واقعيت‌ها هماهنگي ندارند.
قدم اول: مزايا را درك كنيد
دادن و گرفتن بازخورد يكي از انواع بي‌شمار برقراري ارتباط است كه همه روزه در محيط كار صورت تحقق پيدا مي‌كند. يكي از دلايل ناخوشايند بودن آن، اين است كه برخلاف بسياري از اطلاعاتي كه در محل كار مي‌گيريم، بازخورد به شدت مشخص است؛ بنابراين با دريافت‌كننده آن رابطه دارد. به‌عنوان يك رهبر اگر بتوانيد در مقام تشويق همكاران خود ظاهر شويد، هم به خود و هم به آنها خدمت مي‌كنيد. در اين مورد ترديدي وجود ندارد اما بدانيد كه: بازخورد به اشخاص نشان مي‌دهد كه ديگران درباره كار آنها چه نظر و چه برداشتي دارند. دريافت‌كننده بازخورد در موقعيتي قرار مي‌گيرد كه تصميم بگيرد آيا بايد در شيوه‌هاي خود تجديدنظر بكند يا خير.
قدم دوم: بازخورد سازنده ارائه دهيد
دادن بازخورد كار ساده‌اي نيست. بسياري از مواقع دادن بازخورد مي‌تواند سبب برداشت‌هاي انتقادآميز شود و لزوما تجربه‌اي خوشايند نباشد. به روش‌هاي مختلف مي‌توانيد بدانيد و بفهميد آيا بازخوردهاي شما سازنده هستند يا خير. براي مثال: مكان مناسبي را در نظر بگيريد. دقت كنيد كه جلسه بازخورد در مكاني خصوصي برگزار شود و شما بتوانيد فارغ از هرگونه مداخله و قطع صحبت نظر خود را با دريافت‌كننده بازخورد در ميان بگذاريد. اگر در اداره هستيد دستگاه تلفن خود را در شرايط پيام‌گير قرار دهيد و تلفن همراه خود را خاموش كنيد. مطمئن شويد كه از آمادگي لازم برخورداريد. نداشتن آمادگي بر شدت تنش‌هاي شما مي‌افزايد. مراقب باشيد كه همه اطلاعات لازم را در اختيار داشته باشيد. مطمئن شويد كسي كه مي‌خواهيد درباره كارش بازخورد بدهيد از آمادگي لازم برخوردار است. كسي را كه مي‌خواهيد درباره‌اش بازخورد بدهيد از قبل آماده كنيد. مثبت باشيد. جلسه را با تعريف و تشويق شروع كنيد كه نشان دهد متوجه برخي از رفتارها شده‌ايد و براي آنها ارزش قائليد. توجه داشته باشيد كه در همه جلسات بازخورد، روشي واحد، مناسب نيست. كاملا طبيعي است كه براي برخورد با اشخاص مختلف به روش‌هاي مختلفي احتياج داريد.
به جاي شخصيت به رفتار توجه كنيد. دقت كنيد كه همه بازخوردهاي شما به جاي منش و شخصيت، رفتار را مورد ارزيابي قرار دهد. هميشه ابتدا به موفقيت‌هاي ديگران بها بدهيد تا شخصي كه با او صحبت مي‌كنيد احساس نكند كه مورد حمله واقع شده است. بعد مي‌توانيد درباره آنچه اتفاق مي‌افتد، آنچه مي‌توانيد براي برطرف كردن ضعف‌ها بكنيد و چگونگي كمكي كه مي‌توانيد انجام دهيد، صحبت كنيد.
قبول مسووليت كنيد. به عنوان بخشي از نقش جديد خود به خاطر داشته باشيد كه تنها ازجانب خود حرف بزنيد. از عباراتي با فاعل «من...» استفاده كنيد. پاي ديگران يا گروهي ديگر را به ميان نكشيد. از طرف مقابل بازخورد بخواهيد. نشان بدهيد كه به آموختن علاقه‌مند هستيد. به توافق‌هايي كه در جريان جلسه به دست مي‌آيد پايبند باشيد. اگر قول داده‌ايد كه در پروژه مشاركت بيشتري خواهيد كرد، اگر قول آموزش داده‌ايد، اين توافق را مكتوب كنيد و پاي آن بايستيد.
قدم سوم: بازخورد را مثبت دريافت كنيد
هر اندازه كه در زندگي خود صاحب تجربه باشيد، دريافت بازخورد در زندگي مي‌تواند به شما كمك كند. طرز واكنش‌ها نشان مي‌دهد كه ما كيستيم؛ بسياري از اشخاص وقتي مورد انتقاد و داوري قرار مي‌گيرند تصور مي‌كنند كه به شخصيت آنها توهين شده است. اگر كسي از كارتان انتقاد كرد. انتقاد را به حساب اين بگذاريد كه ديگران شما را چگونه ارزيابي مي‌كنند. به اين نكته توجه داشته باشيد كه در بعضي از موارد بازخورد دادن بيش از اين كه شما را تحليل كند شخص بازخورد دهنده را تحليل مي‌كند، اما در هر صورت بهتر اين است كه كسي را كه شما را تحليل كرده گرامي بداريد و به او قول بدهيد كه بعدا بيشتر به اين موضوع فكر مي‌كنيد.
به هنگام دريافت بازخورد به اين نكات توجه كنيد: به دقت گوش بدهيد، حتي اگر خود را زير حمله احساس مي‌كنيد، بلافاصله حالت تدافعي نگيريد، سعي كنيد بازخورد را به طور كامل درك كنيد. به حرف‌هاي طرف مقابل خوب گوش بدهيد. شتابزده نتيجه‌گيري نكنيد. روش‌هاي گوش دادن پويا كه در فوق توضيح داده شدند ممكن است در اين جا براي شما مفيد باشند. بپرسيد تا بدانيد چه مي‌گويند و چرا مي‌گويند. اين حق شما است كه از آنها توضيح بخواهيد و بدانيد چرا چنين بازخوردي را داده‌اند. فرض كنيم كسي كه با او صحبت مي‌كنيد معتقد است كه شما در جلسات بايد بيشتر حرف بزنيد. مي‌توانيد در اين خصوص از او توضيح بيشتري بخواهيد. از آنها بخواهيد در صورت لزوم مثال بزنند. آرامش خود را حفظ كنيد. حتي اگر احساس تنش مي‌كنيد سعي كنيد وارد بحث و مشاجره نشويد. حرفي را كه زده شده بپذيريد و در زمان ديگري با احساسات خود كنار بياييد. آرام بمانيد و به بقيه بازخورد توجه كنيد. دريافت بازخورد بدين معنا نيست كه نتوانيد با كسي كه درباره شما نظر مي‌دهد حرف بزنيد. مي‌توانيد از او بپرسيد آيا نظر خاصي دارد كه شما بتوانيد انجامش دهيد. ممكن است او نداند كه شما تحت چه فشارهايي بوده‌ايد. شما مجبور نيستيد همه حرف‌هاي او را بپذيريد، اما وقتي از او سوال مي‌كنيد نشان مي‌دهيد كه موضوع را جدي گرفته‌ايد.
قدم چهارم: ببينيد چه مي‌توانيد بكنيد كه وضع بهتر شود
دادن بازخوردهاي خوب و صادقانه سبب مي‌شود كه اشخاص از روابط و مناسبات خوبي برخوردار شوند. بعضي از سازمان‌ها از نظام بازخورد سازنده فوري بهره‌برداري فراوان كرده‌اند. اين اقدام نه تنها سبب مي‌شود كه اشخاص از رفتارهاي مخرب فاصله بگيرند، بلكه وقتي طرفين نقطه‌نظرهاي خود را آگاهانه بيان مي‌كنند مي‌توانند از اين رفتار خود سود بجويند. اگر شما فكر مي‌كنيد اين روش به سود شما و سازمان شمااست آن را با رييس يا با گروه كاري خود در ميان بگذاريد.
منبع: كتاب رهبري موثر كاركنان
- مقالات مرتبط: