هر یک از کارکنان سازمان برای سازمانی که برای آن مشغول فعالیت هستند دارای مهارت‌ها و دانش حیاتی است.
برای هر فرد از عنوان بهتری استفاده کنید.
در اداره ما، مسئولین پذیرش به سمت ”مدیر پذیرش“ ارتقاء پیدا کردند. چند
سال پیش هنگامی‌که فعالیت شغلی خود را آغاز کرده بودم، وظیفه مسئول پذیرش،
پاسخگوئی به تلفن و وصل کردن افراد تلفن‌کننده به افراد مورد نظر بود. اما
امروزه، وظیفه چنین فردی بسیار پیچیده‌تر و در نتیجه مهم‌تر است. چون
مشتری‌ها اول با مسئول پذیرش یا منشی تماس می‌گیرند، ویژگی‌های شخصیتی و
احساسی او از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
به مشتری‌های خود فکر کنید
مشتری بالقوه‌ای که به شرکت تلفن می‌کند، دقیقاً همان لحظه‌ای که به تلفن
پاسخ داده می‌شود، دیدگاهی نسبت به شرکت پیدا می‌کند. چون شرکت فعالیت‌های
مختلفی انجام میدهد، منشی یا مسئول پذیرش باید با دقت به این موضوع فکر
کند که به چه نحو می‌توان بهترین خدمات را به مشتری یا فرد تلفن کننده
ارائه کرد و بهترین کسی که در سازمان می‌تواند به تلفن پاسخ دهد کیست.
یک نفر می‌تواند تفاوت بزرگی به‌وجود آورد
در بسیاری از موارد، تقاضاهائی برای اطلاعات بیشتر مطرح می‌شود و اکثر
اوقات اولین کسی که پاسخ تلفن‌ها را می‌ٔهد منشی یا مسئول پذیرش شرکت است.
توانائی او در وصل کردن تلفن به فرد موردنظر درشرکت، گرفتن دقیق پیام‌ها
و عمل کردن به‌عنوان مهمترین فرد در شبکه ارتباطات باعث می‌شود شغل او
اهمیت بسیار زیادی پیدا کند و لازم باشد وی در تمام جلسات حضور یابد و از
همه چیز مطلع باشد.
اطلاعات ضروری را بگیرید.
شغل شما به‌عنوان مسئول پذیرش مسلتزم آنست‌که اطلاعات بسیار زیادی درباره
امور شرکت داشته باشید و آگاهی کامل از شغل خود پیدا کنید. سریع‌ترین و
کارآمدترین روش برای دریافت اطلاعات از امور و فعالیت‌های شرکت، ایجاد و
حفظ شبکه‌ای از ارتباط‌ها، تشکیل گروهی غیررسمی از افراد در محیط کار است
که اطلاعات مورد نیاز را در اختیار شما قرار می‌دهند و شما نیز آنها را
مطلع نگه می‌دارید.
مشارکت را تشویق کنید
روش قدیمی صدور دستور و کنترل کارکنان برای تضمین انجام دستورها هم‌اکنون
تنها در شرکت‌های قدیمی رواج دارد، شرکت‌هائی که صرفاً برای ادامه حیات
خود تلاش می‌کنند. امروزه مردان و زنان خواستار میزان بالای مشارکت در
میحط کار هستند. آنها مایلند فرصت گفتگو و بحث داشته باشند و دقیقاً
بدانند چرا مشغول کار هستند. کارکنان دیگر تمایل ندارند جزئی کوچک و
کم‌اهمیت در سازمان باشند و چشم‌بسته به فرامین عمل کنند. آنها عمیقاً
مایلند نقشی مهم در دستیابی به اهداف که خود در تعیین آنها نقش داشته‌اند،
داشته باشند.
گروهی کارآمد تشکیل دهید
حضور و مشارکت در گروه، دیگر اختیاری نیست. امروزه این امر ضروری است. اگر
مایلید به هدفی ارزشمند دست پیدا کنید باید از کمک و همکاری افراد زیادی
بهره ببرید. هدف اصلی شما، تدوین ساختار برای هر کاری است که انجام
می‌دهید، ساختاری که در آن امکان دریافت کمک از دیگران و کمک به آنها وجود
داشته باشد. زیرا در دنیای کنونی، شما در محیط کار دائماً با دیگران در
ارتباط و تبادل فکر هستید.
اقدام عملی
در ادامه به دو قدم اشاره می‌شود که با بهره‌گیری از آنها می‌توانید توصیه‌های بالا را عملی کنید:
۱. اعتقاد پیدا کنید که تک‌تک افراد برای عملکرد مناسب و مفید سازمان
ضروری هستند. در فواصل زمانی معین، با آنها درباره شغل‌شان صحبت کنید تا
درکی صحیح از نقش ایشان پیدا کنید.
۲. مشخص کنید کدام اقدامات شما، واقعاً بر کار دیگران تأثیر می‌گذارد. سپس
راه‌هائی بیابید که بتوانید طی انجام وظایف خود، به هر شیوه ممکن به
دیگران کمک کنید.