کارگزاران تبلیغات و بازاریابی

”کارگزاران تبلیغات و بازاریابی“ را باید ابوالمشاغل نامید. روابط متنوع، جلسات پی‌درپی، مذاکرات طولانی برای انعقاد قرارداد، پی‌گیری فعالیت‌های جاری و در دست اجراء همگی سبب می‌شود برگه‌های جداگانهٔ یادداشت، و پوشه‌های گوناگون بر روی میزهای شلوغ و پر ازدحام آنان جا خوش کنند.
میزهای شلوغ مانع از ادامهٔ کار توام با رضایت است. فرصت‌های زیادی در این میان تلف می‌شود در حالی‌که کارگزارن تبلیغات و بازاریابی به شدت وقت کم می‌آورند و نیازمند زمان هستند. گریزپائی زمان در این وضعیت خود بر پیچیدگی کار می‌افزاید. چه باید کرد تا از این وضعیت رهائی یافت؟ پرسشی اساسی است.
چارهٔ کار، مدیریت زمان است. در این نوع مدیریت، رفتارهائی مورد توجه است تا از ازدحام میزها بکاهد، و شما را از روابط و مناسبات غیرکاری دور نگهدارد. اثر حاضر با چنین دیدی تدوین شده تا به‌عنوان ابزاری مناسب در خدمت کارگزاران تبلیغات و بازاریابی درآید.
”راهزنان شناخته شدهٔ زمان“ از موضوعات برجستهٔ این اثر است. به‌خوبی نشان می‌دهد شما در روز روشن با راهزنان همکاری می‌کنید تا مورد دستبرد قرار گیرد. شما بر گرفتاری‌های کار می‌افزائید تا زمان شما به سرقت برود. برای آنکه در سوک زمان از دست‌رفته ننشینیم، مدیریت زمان ضروریست. با این نگرش، مطالعهٔ این اثر شما را از دست سارقان زمان نجات می‌دهد و از ازدحام برگه‌های فراوان بر روی میز شما می‌کاهد.
هر قدر هم که هوشمند و بااستعداد باشید می‌توانید در مسائل کوچکی که به نظم شخصی و فعالیت‌های روزمرهٔ شما مربوط می‌شود، تأثیر بد بگذارید.
اگر شما شرکت شما معتقد به کم کردن میزهای کار نباشد شما احتمالاً میز کار یا ایستگاه کاری خود را دارید. چگونگی حفظ و نگهداری این قسمت می‌تواند چهرهٔ حرفه‌ای شما را روشن یا تیره سازد. اگر باید در یک محدودهٔ کاری با شخص دیگری مشترک باشید، دقت کنید که به فضای دیگری وارد نشوید. به همین ترتیب باید کاری کنید که نسبت به حق خود برای فضا و دسترسی به آنچه که لازم دارید جدی باشید.
▪ به‌طور منظم به مسائل بخش تحت مدیریت خود رسیدگی کنید. هر روز یا هر هفته وقتی را کنار بگذارید تا به برنامهٔ دیدارها، صورت هزینه‌ها، برنامهٔ سفرها، گزارش دیدار از محل‌ها، فروش و نظایر اینها رسیدگی کنید.
▪ وقتی را هم برای فکر کردن در نظر بگیرید. چنین کاری مشکل است اگر شما احساس می‌کنید که باید همیشه مشغول به‌نظر بیائید اما باید وقتی را صرف ارزیابی مجدد اولویت‌ها، بررسی بار کاری کنونی و طرح‌های آیندهٔ خود بکنید.
▪ دفتر امور روزانه‌ای را در دسترس داشته باشید و تمام تماس‌های تلفنی خود و همهٔ دیدارکنندگان و نیز کارهائی را که باید انجام شوند در آن ثبت کنید. روی هر صفحه تاریخ بگذارید. وقتی همهٔ کارهای یک صفحه انجام شد، با قلمی به رنگ دیگر آن را علامت بزنید.
▪ یک پرونده دم دست داشته باشید که تمام کاغذها و مدارک و هر چیز دیگری را که برای یک‌روز لازم دارید در آن قرار دهید. اگر صبح‌ها نمی‌توانید خوب کار کنید این کار را شب قبل انجام دهید.
▪ روی میز کار خود را پاک نگاه دارید. این خانهٔ دوم شما یا یک آشغالدانی باز نیست. شیشه‌های نوشابه، عروسک، حیوانات پشمالو و نشانه‌های یمن و برکت، میز را شلوغ می‌کند.
▪ پس از پایان هر روز کاری میز خود را مرتب کنید. صنعتگران اهمیت مرتب کردن میز کار خود را درک می‌کنند و ابزار خود را منظم کرده، مواد لازم را برای روز بعد بررسی می‌کنند. این جمع‌آوری و مرتب کردن نمادی از پایان روز کاری است و شما را برای شروع خوبی در صبح روز بعد کمک می‌کند.
▪ یک پرونده روزانه برای پرونده‌هائی داشته باشید که هر روز از آنها استفاده می‌کنید و حاوی مطالب حساسی نیستند. چنین پرونده‌ای بهتر از کپه‌ای از پرونده‌های روی هم انباشته است که هر آن امکان دارد فرو بریزد.
▪ اگر مکرراً از سر میز کار خود دور می‌شوید ترتیبی بدهید که یک منشی تلفنی پیام‌های شما را دریافت کند. به یک نفر بگوئید کجا هستید و در شرایط اضطراری چگونه می‌شود با شما تماس گرفت.
▪ پیام برای همکاران خود بگیرید اما کاری کنید که حتماً آن را دریافت کنند. پیام را بنویسید و نام، زمان و نوع پیام را هم ثبت کنید. هرگز موضوعی را که به تلفن‌کننده مربوط نیست به او نگوئید. فقط بگوئید الان ”آقا یا خانم...“ پشت میز خود نیست. من حتماً پیغام شما را به او خواهم داد. نکوشید تا قضاوت کنید پیام چقدر مهم است و یا به‌عنوان مفسر عمل نکنید. فقط در اولین فرصت ممکن پیام را به آنان دهید. مداخله در کار نکنید مگر آنکه کاملاً مطمئن باشید تلفن‌کننده را می‌شناسید. در بسیاری مواقع اعتبار و حیثیت افراد به واسطهٔ شوخی نابجا خدشه‌دار شده است. اگر در این مورد اشتباهی کردید فوراً عذرخواهی کنید.
▪ ترتیبی بدهید که همکارانتان بدانند شما مایلید پیام‌های خود را چگونه دریافت کنید.
▪ کاری‌که نمی‌توانید بکنید قول ندهید. تا جائی‌که به ضرب‌الاجل‌ها مربوط می‌شود مراقب خود باشید. اگر تعهدی کرده‌اید، هر چند هم غیرمهم باشد، حتماً آن را انجام دهید. اگر بتوان به شما در کارهای کوچک اطمینان کرد کارهای بزرگ هم آسان‌تر می‌شود.
یکی از قابل توجه‌ترین علل عدم پیشرفت افراد در کارهای حرفه‌ای خود، تأثیر روش شخصی آنها بر دیگران است. روش ارتباط شخصی تنها به پیام‌های گفتاری و نوشتاری محدود نمی‌شود بلکه، نحوهٔ لباس پوشیدن، طرز برخورد با همکاران، چگونگی انجام وظایف و مسئولیت‌ها و به‌طور کلی نحوهٔ سلوک شما با دیگران و انجام امور را در برمی‌گیرد.ـ جنبه‌های مثبت و منفی موارد زیر را در نظر بگیرید:
ـ همیشه خود را در اشتباه دانستن
ـ جنبهٔ مسخرهٔ چیزها را دیدن
ـ بلند صحبت کردن
ـ نگران بودن
ـ عذرخواهی غیرلازم کردن
ـ مشتاق بودن
ـ به دقت فکر کردن
ـ عدم تمایل به خطر کردن
ـ دست و دلباز باشید. خسیس بودن، چه از نظر معنوی و چه از نظر مادی، درها را می‌بندد.
مهم نیست که چقدر شما به زمان نیاز فوری داشته باشید. عرضهٔ آن هیچ‌گاه نمی‌تواند برای پاسخ دادن به تقاضا افزایش یابد. اگر در سازمانی کار می‌کنید که معیارهای انضباط افراد پائین است، به راحتی می‌توانید تأثیری خوب بگذارید اگر وقت خود را به‌خوبی مدیریت کنید. به همین ترتیب در فرهنگی که برای بهره‌برداری درست از وقت شخصی و کاری ارزش قائل است، اگر مدیریت زمان خوبی نداشته باشید، تأثیر حرفه‌ای خود را کاهش می‌دهید. مدیریت خوب زمان به معنی تحت‌نظر داشتن روز کاری است. مقابله با دزدان وقت امری اساسی محسوب می‌شود. این راهزنان مطابق با نوع افرادی که با آنان کار می‌کنیم، به طرق مختلف از ما سرقت می‌کنند.
● راهزنان شناخته شدهٔ زمان
۱) افراد:
روسای بی‌ملاحظه: مثل آنانکه تمام صبح را در حال صحبت کردن با تلفن هستند، بعد برای یک ناهار دیرهنگام می‌روند و سپس در ساعت ۴ بعدازظهر وظایف کاری روز را تعیین می‌کنند؛
کارکنان ناتون: مثل آنانکه نمی‌توانند یک دسته نسخه را مطابق میل شما تهیه کنند؛
همکاران بی‌احساس: که از وقت کار به‌عنوان وقت معاشرت اجتماعی استفاده می‌کنند؛ یا آنانکه درک نمی‌کنند شما می‌خواهید به کار ادامه دهید اگر چه زمان استراحت آنهاست، یا آنکه می‌خواهند با شما درددل کنند.
۲) عوامل خارجی:
جلسات: جائی‌که حضور شما برای منظورهای اداری یا تشریفاتی لازم است؛
کاغذ: یک انسان تنها می‌تواند تعداد محدودی از مدارک را در یک روز مطالعه کند؛
تماس‌های تلفنی: فقط به این دلیل که تلفن زنگ می‌زند شما نباید به آن جواب بدهید؛
معاشرت: مخلوط کردن کار و تفریح همیشه وقت‌گیر است.
۳) عوامل دخلی:
▪ نامنظم بودن: چیزی را پیدا نکردن، دیر سرکار آمدن، آماده نبودن
▪ افراط در کارهای عادی
▪ به دیگران مسئولیت ندادن
▪ فقدان اعتمادبه‌نفس؛ مرور دوباره و دوبارهٔ کارها
▪ کارها را دائماً عقب انداختن
▪ افسرده، بی‌علاقه و بی‌میل بودن
▪ عدم توانائی در نه گفتن
▪ نگرانی دربارهٔ وظایف به عوض انجام دادن آنها
چگونه با این موارد برخورد کنیم؟
▪ هدف‌های خود را دربارهٔ هر کاری تعیین کنید و سپس قدم‌ها و زمان‌بندی برای هر کاری را مشخص سازید.
▪ هر از گاهی نقش و مسئولیت‌های خود را روشن کنید تا به کارهائی کشیده نشوید که رئیستان آنها را حاشیه‌ای و غیرعمد می‌داند.
▪ مثبت باشید.
▪ خلق‌وخوی خود را بشناسید. اگر با آهنگ کاری خود آشنا باشید می‌دانید چه زمانی از روز برای کارهای عادی یا فعالیت‌های خلاق‌تر مناسب است؛ همچنین زمان‌هائی را می‌شناسید که احساس پویائی یا خوش‌بینی بیشتری می‌کنید و می‌توانید موضوعات پیچیده را حل و فصل کنید.
▪ بررسی کنید که وقت شما در واقع صرف چه می‌شود.
▪ قاطعانه بخشی از وقت خود را به‌طور متناسب و واقع‌بینانه کنار بگذارید تا بتوانید بدون مزاحمت و وقفه بیندیشید، برنامه‌ریزی کنید یا به‌کارهای خاصی برسید.
▪ بپرسید ”آیا این‌کار برای پیشرفت وظیفهٔ من لازم است؟“
▪ بپرسید ”اگر آن را انجام ندهم چه خواهد شد؟“
▪ از دیگران بپرسید که آیا شما کاری می‌کنید که وقت آنان را تلف کنید.