ده راهکار براي استفاده بهينه از داده‌ها

به نظر شما چطور مي‌توان به کمک آمار و داده‌ها موفقیت کسب کرد؟ در این مقاله به بررسی وضعیت مدیرانی مي‌پردازیم که داده‌ها و آمار تحلیلی را برای کسب برتری در میدان رقابت به کار می‌گیرند.
بهار سال گذشته در دانشگاه ام آی تی سمیناری برگزار شد که یکی از جلسات بحث و گفت‌وگوی آن «کسب پیروزی، از حاصل شکست‌ها» بود. یکی از سخنرانان این جلسه با لبخندی پر معنی فهرستی از نمونه‌هایی را ارائه کرد که در آنها شرکت‌های مختلف به کمک آمار و ابزارهای تحلیلی به دست آمده از فناوري‌های روز به تحولات مهمي‌دست یافته بودند. در این نمونه‌ها داده‌های آماری و تحلیل‌های آنها به گونه‌ای به کار گرفته شده بودند که مدیران شرکت‌ها را قادر سازند تا به درک بهتری از خواسته‌های مشتریان، رویکردهای بازار، فرآيندهای تصمیم‌گیری برای توزیع کالا و مدیریت ریسک برسند. به این‌ترتیب در سازمان‌ها و شرکت‌ها نوآوری پدید آمده و فرآيند مدیریت نیز مورد بازبینی قرار گرفته بود. به بیان دیگر همه این ابزارها برای ایجاد تغییر به کمک شرکت‌ها آمده بودند. این تغییر به لطف وجود فناوري‌های تازه و قابلیت‌هایی که از آنها به وجود آمده بود رخ می‌داد.
در همین جا بود که سخنران جلسه، به عنوان مدیرعامل یکی از شرکت‌های صنعتی بزرگ و چند ملیتی رو به حضار تاکید کرد : «نتیجه‌ای که از مطالعه این موارد مي‌گیریم، این است که اگر تمایلی به تغییر نداریم، باید آماده به حاشیه رفتن باشیم.»
حق با او بود. تغییر ناگزیر است و اگر نتوانیم با آن کنار بیاییم، در فضای رقابتی به حاشیه رانده مي‌شویم.
با این حال ممکن است آنچه را که واقعا در حال تغییر است تشخیص ندهیم. با این که فرآيند تغییر بسیار ظریف است و روز به روز هم هوشمندانه‌تر و پیچیده‌‌تر مي‌شود و بر پایه شناخت انسانی قرار دارد، اما نباید فراموش کرد که گاهی تمرکز ما بر تکنولوژی‌های تازه، ما را از مسیر اصلی منحرف مي‌کند. یعنی ممکن است فراموش کنیم که هر سازمانی مي‌تواند بدون استفاده از فناوري‌های خیلی جدید، هم تغییراتی داشته باشد. مثلا برخی از تغییرات مفید در سازمان‌ها را مي‌توان فقط با کمک سرمايه‌گذاري روی آن دسته از فناوري‌هایی ایجاد کرد که به سازمان کمک می‌کنند تا داده‌های آماری را جمع‌آوري کرده و براساس تحلیل‌ها اقدام کنند.
اریک براینولفسون، مدیر مرکز تجارت دیجیتال ام آی تی در مصاحبه‌ای این تغییرات را این‌طور تفسیر می‌کند:
« اگر چه بیشتر مطالبی که درباره آنها صحبت می‌کنیم به تغییرات در حوزه فناوری مربوط هستند، اما من معتقدم که بزرگترین تغییرات در واقع در شیوه استفاده از تکنولوژی در شرکت‌ها رخ خواهد داد. اگر فرض کنیم فاجعه‌ای جهانی رخ دهد و پیشرفت فناوري‌ها به مدت چند دهه کاملا در شرایط فعلی متوقف شود، به نظر من تغییر و تحولات سازمانی همچنان با همین سرعت فعلی ادامه خواهد یافت. زیرا با نگاهی به فناوري‌هایی که امروزه در دسترس هستند می‌بینیم که هنوز بسیاری از کاربردهای آنها محقق نشده اند. مخصوصا فرهنگ استفاده مفید و کارساز از داده‌های آماری ، تحقیقات و واکنش‌های مختلف به تغییرات محیطی و تقلید و تکرار آنها چیزی است که فارغ از دیگر پیشرفت‌هایی که در حوزه فناوری رخ خواهند داد، همچنان جریان خواهد داشت.
به نظر من در یک دهه آینده سازمان‌ها بسیار تعاملی‌تر از امروز خواهند بود، نو آوری‌ها بیشتر مي‌شود و اینها همه به کمک تحلیل‌های آماری رخ مي‌دهد.»
براینولفسون برای تحقیقات و پژوهش‌های تجربی اهمیت زیادی قائل است، اما این مشاهدات او بیشتر مناسب آن دسته از داده‌ها ‌است که ماهیت تحلیلی دارند. فناوری پیشرفت کرده است، داده‌ها را در اختیار داریم، سوالی که باقی مي‌ماند این است که شرکت‌ها و سازمان‌ها چطور مي‌توانند از این اطلاعات برای کسب موفقیت استفاده کنند؟
برای پاسخ دادن به این سوال موسسه بازرگانی ام آی تی برنامه تحقیقاتی را‌ترتیب داد که «سازمان‌های هوشمند نوین» نام گرفت.
به کمک نتایج حاصل از این پروژه تحقیقاتی مي‌توان به مدیران کمک کرد تا دریابند که چگونه مي‌توانند از داده‌ها و تحلیل‌ها و تاثیر آن بر فضای رقابتی استفاده کنند. ببینند چه فرصت‌ها و تهدید‌هایی برای شرکت‌ها وجود دارد. چه مدل‌های کاری تازه، رویکرد‌های سازمانی، استراتژی‌های رقابتی و فرآيندها و متدهای راهبری از آن به وجود مي‌آید و چگونه سازمان‌ها و شرکت‌های موفق خود را برای استفاده از فناوری، آمار و ابزارهای تحلیلی تغییر مي‌دهند تا بتوانند در فضای رقابتی به برتری برسند. به این‌ترتیب شرکت‌ها یاد می‌گیرند که نه تنها باید هوشمند‌تر باشند، که باید هوشمندانه‌تر هم عمل کنند. تحقیقات در این پروژه همچنان ادامه دارد و شامل مصاحبه‌های دقیق و مفصل با مدیران موفق در سراسر دنیا و مرور مقاله‌های دانشگاهی در این زمینه است. این مقاله به بررسی نتایج اولیه حاصل از این پروژه تحقیقاتی می‌پردازد و بر اساس اولین نظرسنجی سالانه این پروژه نوشته شده است که سه هزار مدیر مختلف از سراسر دنیا در آن شرکت کرده و اهداف اصلی مدیریتی خود و نحوه استفاده(و گاهی سوء‌استفاده) از داده‌های آماری و تحلیل‌ها برای دستیابی به آن اهداف و فرآيندهای مدیریتی در سازمان‌های خود سخن گفته‌اند. در اینجا مجموعه‌ای از نتایج به دست آمده را جمع‌بندی می‌کنیم.
توجه داشته باشید که آنچه در اینجا آمده است تنها بخش اولیه نتایج این پژوهش است و در مراحل بعدی باید اطلاعات به دست آمده تحت تحلیل‌های مفصل‌تر قرار بگیرد. اما در مراحل فعلی مواردی که در زیر مي‌آیند به عنوان مجموعه‌ای از نکات و راهکارها برای بازبینی مدیریتی ارائه مي‌شوند. همان‌طور که گفتیم: اگر تغییر را دوست نداشته باشید باید آماده به حاشیه رانده شدن باشید.
این ده نکته و مساله از دل مراحل تحقیقاتی بیرون آمده‌اند که هر کدام را به طور مختصر بررسی خواهیم کرد:
1-‌ نمای کلی سازمان را روزآمد کنید. (ضرورت نوآوری)
نتایج تحقیقات نشان مي‌دهند که داده‌ها و تحلیل‌ها باید کمک کنند تا مساله نوآوری و روزآمد سازی در سازمان‌ها حل شود. بسیاری از مدیران در نظرسنجی‌ها اعلام کردند که نوآوری برای دستیابی به برتری در فضای رقابتی از اهداف مهم آنها است. در کنار آن افزایش درآمدها، کاهش هزینه‌ها و جذب مشتری از دیگر اهداف مهم مدیران هستند که از این طریق قصد دارند به آن دست یابند. شرکت‌های موفق و پیشتاز، نسبت به دیگر شرکت‌هایی که در رده‌های پایین‌تر قرار دارند، اهمیت بیشتری برای نو آوری قائل هستند. این نکته که نوآوری در درجه بالای اهمیت قرار دارد نشان مي‌دهد که چرا مدیران تاکید زیادی به دستیابی به داده‌ها و تحلیل آنها دارند. به گفته براینولفسون :«آنچه در دهه‌های آینده شاهدش خواهیم بود، شرکت‌هایی هستند که فرهنگ سازمانی خود را برمبنای بهبود مستمر و تجربه و تحلیل بنا کرده‌اند. یعنی صرفا به فرآيندهای خاص اکتفا نمی‌کنند و به کل روش اداره یک سازمان توجه دارند. به نظر من، این نوآوری را مي‌توان با انقلاب علمی-صنعتی‌ای که در قرن گذشته رخ داد مقایسه کرد. تحولات مهم در حوزه علم همواره تغییرات مهمي‌را در عرصه ارزیابی و سنجش به همراه داشته است. اما حوزه مدیریت تا این لحظه روش دقیقی برای سنجش و آزمایش در اختیار نداشته است.» اما حالا به این روش‌ها دست یافته‌ایم.
سوال بعدی این است که : شرکت‌ها به کمک تحلیل داده‌ها چه راه‌های تازه‌ای را برای بهبود و نوآوری پیدا کرده‌اند؟
2-‌ تحلیل = عملکرد؟
در نگاه اول به نظر مي‌رسد که میان دو سوی این معادله ارتباطی وجود ندارد اما نتایج نظرسنجی‌ها و تحقیقات نشان داده است که در حوزه‌های مختلف صنعتی رابطه بسیار جالبی میان میزان پیچیدگی و سطح تحلیل‌ها در سازمان با برتری عملکردی در آن سازمان وجود دارد. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که عملکرد بهتری دارند سه برابر بیشتر از دیگران از شیوه‌های مفصل‌تر و پیچیده‌تر تحلیل داده‌ها استفاده می‌کنند.
مدیران در نظرسنجی‌ها اعلام کرده‌اند که پژوهش‌ها و مطالعاتی که در زمینه بهره‌وری انجام مي‌شوند نیز برای تحلیل داده‌ها به کمک مي‌آیند و ثابت می‌کنند که روی عملکرد تاثیر مثبت دارند. اینها نشان مي‌دهد که هر چه سازمان‌ها به سطح بالاتری از فناوری و اطلاعات دست پیدا می‌کنند، میزان بهره‌وری آنها نیز بالاتر مي‌رود.
چه عملکرد و تحلیل داده‌ها را رابطه‌ای علت و معلولی بدانیم یا دو کفه یک معادله، در هر دو حالت می‌دانیم ارتباط این دو به قدری نزدیک و مستحکم است که شاخه‌های مختلفی از تحقیقات و پژوهش‌ها امروزه روی آن متمرکز شده‌اند. یعنی یکی از راه‌های مسلم برای کسب برتری در فضای رقابتی این است که شرکت‌ها از تحلیل‌های ابتدایی به مرحله انجام تحلیل‌های پیچیده‌تر برسند.
به این‌ترتیب به این سوال می‌رسیم که : نقاط عطف این مسیر چیست؟ برای آن که یک شرکت در این مسیر به موفقیت برسد باید کدام خصوصیات سازمانی را تقویت کند یا به دنبال حذف کدام خصوصیات سازمانی باشد؟ وجود چه فرآيندهایی حیاتی است و تا کجا باید پیش رفت؟
3-‌ نمي‌توان بدون تغییر فرهنگ سازمانی تحلیل‌ها را با مدل‌های تجاری تطبیق داد
ظاهرا وارد کردن فرآيند تحلیل داده‌ها به یک محیط کاری اصلا کار ساده ای نیست. نباید تصور کرد که این کار مثل اضافه کردن یک اتاق به یک خانه بی‌نیاز از ایجاد تغییرات ساختاری مهم خواهد بود. فرهنگ و قابلیت‌های سازمانی از جمله مواردی هستند که در به‌کارگیری تحلیل‌های جامع مورد توجه قرار نگرفته‌اند. اما تحقیقات نشان مي‌دهد در فضاهایی که تحلیل‌های مفصل‌تر انجام مي‌شود، کاربران با دیگر فضاها متفاوت هستند. در مقایسه با دیگر شرکت‌ها ، آنها صاحب توزیع گسترده‌تر (اطلاعات، فرآيند تصمیم گیری و آزمایش باید در مراحل پایین‌تر سازمانی انجام شوند) و از سوی دیگر متمرکز‌تر هستند (یعنی داده‌ها قبل از آنکه در اختیار افراد قرار بگیرند مدیریت مي‌شوند). سازمان‌های سنتی با چنین فضایی به راحتی کنار نخواهند آمد.
سوال اینجا است که: کدام دسته از فرهنگ‌های سازمانی باید زودتر ایجاد شوند؟
منبع: MIT Sloan Management Review 
مترجم: سلما رضوان جو

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام