محدوديت‌هاي سازمان‌هاي مجازي

سازمان مجازي در فرهنگ مديريت واژه‌اي نو است كه يك شكل و گونه جديد از سازمان را معرفي مي‌كند. در زمانه ما كه عصر پديداري تازه‌ها و نوآوري‌ها است، نوع جديدي از سازمان در حال ظهور است. اين سازمان كه آن را سازمان مجازي ناميده‌اند از نوعي تلفيق ميان گروه‌ها و واحدهاي پراكنده‌اي كه به مدد شبكه‌هاي ارتباطي با هم پيوند خورده‌اند و تشكل جديدي را به وجود آورده‌اند، شكل گرفته است.
به كارگيري فناوري‌هاي اطلاعاتي نظير اينترنت، پاينت (خريد الكترونيكي) پست الكترونيكي و همچنين فراگير شدن استفاده از رايانه باعث شده تا شكل‌هاي سازماني جديدي پا به عرصه وجود بگذارند.
سازمان مجازي نمونه‌اي از سازمان‌هاي آينده هستند كه در آنها پيچيدگي، وسعت و حجم عمليات به گونه‌اي است كه ديگر نمي‌توان آنها را به صورت سازماني متمركز و واحد اداره كرد، بلكه براي ادامه كار آنها نياز به سازمان‌هاي ديگر است. در مجموع سازمان‌هايي كه با هم سازمان مجازي را تشكيل مي‌دهند هر سازمان اثربخشي خود را در ارتباط با سازمان ديگر به دست مي‌آورد و آنچه به آنها معني مي‌بخشد نوعي اتفاق و اتحاد موقت است.
• تعريف سازمان مجازي
سازمان مجازي را شبكه موقتي از واحدها و سازمان‌هاي مستقلي دانسته‌اند كه شامل توليدكنندگان، مشتريان و حتي رقبا ست. اين واحدها به كمك تكنولوژي اطلاعات با يكديگر پيوند مي‌خورند و قدرت مي‌يابند تا از فرصت‌هاي جديد نهايت استفاده را ببرند.
خصوصيت اصلي سازمان‌هاي مجازي گردآوردن بهترين تخصص‌ها و تجربه‌ها، اتكاي سازمان‌ها به يكديگر و ايجاد توان بالا، نبود مرزبندي‌هاي سنتي و محدوديت‌هاي ناشي از آن و بالاخره برخورداري از قدرت انعطاف و بهره‌گيري از فرصت‌هاي محيطي است.
البته بايد به خاطر داشت كه سازمان مجازي مفهومي‌ متفاوت با اداره مجازي است. در اداره مجازي تكنولوژي جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيكي واحد مي‌شود، در حالي كه سازمان مجازي با تامين و تدارك فعاليت‌ها از خارج سازمان، هدف‌هاي سازمان را محقق مي‌كند.
كاركناني كه از تكنولوژي استفاده مي‌كنند ديگر به محل كار ثابت نياز ندارند و كاركنان متحرك جايگزين كاركنان ثابت شده‌اند. در عمل، انعطاف‌پذيري، استقلال بيشتر در كار و كاهش هزينه‌ها از مزاياي اداره مجازي است.
انواع ادارات مجازي
1. موردي: كاركنان داراي دفاتر ثابت هستند، اما در مواردي كارها را در خانه انجام مي‌دهند.
2. مهمانخانه‌اي‌: كاركنان دفاتر ثابت ندارند، اما وقتي به دفتر نياز دارند آن را از اداره مركزي درخواست و دفتري را براي مدتي معين براي خود ذخيره مي‌كنند.
3. وابسته: كاركنان دفاتر ثابت ندارند و در حركتند، اما بايد در فواصل زماني مشخصي به واحد اداري مراجعه كنند و گزارش دهند.
4. كار در خانه‌: كاركنان هيچ نوع دفتر كاري ندارند و در خانه مشغول كار هستند.
5. كاملا متحرك: كاركنان كاملا متحرك هستند و حتي در خانه هم محل كار خاصي ندارند.
معايب و مزاياي ادارات مجازي
مزايا
1. انعطاف‌پذيري
2. استقلال بيشتري در كار احساس مي‌كنند.
3. كاهش هزينه‌ها
معايب
1. كاركنان روابط چهره به چهره با يكديگر ندارند.
2. كاركنان كمتر خود را متعلق به سازمان مي‌دانند.
3. مديران به‌دليل آنكه كاركنان در كنارشان نيستند، احساس ‌مي‌كنند، نمي‌توانند نظارت كاملي بر كارها داشته باشند.
انواع سازمان مجازي
1. سازمان پارندي‌: به مديريت قدرت مي‌دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينه‌هايي متمركز ‌كند كه سازمان مزيت رقابتي دارد.
2. سازمان شبكه‌اي: گروهي از واحدهاي سازمان‌هاي مختلف است كه براي نيل به هدف استراتژيك مشتركي با هم فعاليت مي‌كنند.
3. سازمان بدون مرز: در اين ساختار جريان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهاي خارجي، مشتريان، توليدكنندگان و ساير واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بيرون هيچ‌گونه مرزي را نمي‌شناسد.
ويژگي‌هاي سازمان مجازي
1. رقابت جهاني
2. ايجاد انگيزه در نيروي انساني
3. استفاده بيشتر از فناوري اطلاعات
4. تغيير طرح سازمان
5. كارآفريني
6. طراحي مجدد مشاغل
7. تاكيد بر نرم‌افزار به جاي سخت‌افزار
8. پويايي فرآيند خط مشي‌گذاري
مزايا و معايب سازمان مجازي
الف) مزايا
1. در سازمان‌هاي مجازي بعد مسافت و فاصله جغرافيايي مانع از انجام كارها، برگزاري جلسات و كنفرانس‌ها نخواهد شد.
2. آثار و بلاياي فيزيكي از قبيل آتش‌سوزي، انفجار، زلزله و ساير حوادث روي روند كاري به حداقل خواهد رسيد.
3. بهره‌وري و سودآوري افزايش مي‌يابد.
4. توجه بيشتر بر جنبه انساني كارها و تاكيد كمتر بر اجزاي مكانيكي، تكراري و روتين كارها
5. برآورده كردن نيازهاي بيشتري از مشتريان
6. كاهش هزينه‌هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف‌پذيري در كار
7. افزايش وابستگي به سرمايه فكر و انديشه افراد سازمان
8. كاهش مسائل زيست محيطي به علت تردد كمتر افراد
9. مشاركت اجتماعي: اين امكان براي شركت فراهم مي‌شود تا افرادي را كه فرصت كاري ندارند، استخدام كند. افراد معلول، سالخورده و والديني كه كودك خردسال دارند، مي‌توانند در خانه به كار بپردازند در نتيجه موقعيتي به وجود مي‌آيد تا وجدان اجتماعي سازمان نشان
داده شود.
ب) معايب
1. از آنجايي كه مرز بين زندگي كاري و زندگي در منزل كمرنگ خواهد شد امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.
2. امكان انزواي كاركنان از نظر اجتماعي به علت كاهش محرك تماس شغلي و بازخورد.
3. اگر رابطه اجتماعي طراحي مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغيير نكند كاركنان دانش‌ محور با ارزش، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست مي‌دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت.
4. ريزش بالاي كاركنان
5. وقتي كاركنان به طور مستقيم با همكاران خود در تماس نباشند، احساس مي‌كنند كه عضو مهمي ‌از سازمان نيستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت.
اطمينان و تضاد
پيشنهاددهندگان سازمان مجازي، بي‌نظمي، تضاد و نوسان را در محيط‌هاي تجاري مشاهده مي‌كنند، اما اين موضوعات را واقعيت‌هاي اجتماعي مي‌دانند و اعتقاد دارند كه هر فردي تمايل دارد كه با ديگران در يك روش منسجم همكاري كند و ساده‌لوحانه است كه فكر كنيم در يك جامعه مدرن همه شركا به صورت ناگهاني و بدون هيچ زمينه‌اي به يكديگر اطمينان كنند.
بلكه بايد از لحاظ فرهنگي اين مساله بررسي شود و سپس براساس آن همكاري صورت گيرد؛ چرا كه كليد اصلي موفقيت در سازمان‌هاي مجازي اطمينان و اعتماد متقابل است. زماني كه دو شريك تصميم به همكاري مشترك مي‌گيرند با ايجاد ارتباط و وابستگي متقابل در فعاليت‌هايشان به سمت اعتمادسازي پيش مي‌روند و در حقيقت يك پارادايم جديد را پايه‌گذاري مي‌كنند.
اطمينان يا عدم اطمينان به تعدادي عوامل وابسته است. اين عوامل شامل ريسك، هزينه شكست و تجربيات گذشته است. بنابراين اطمينان يك سرمايه اجتماعي است كه نيازمند اطمينان دو سويه از طرف هر يك از شركا است. چون ايجاد اطمينان كاري، مشكل و زمانبر است. پس مي‌توان گفت كه يكي از مشكلات سازمان مجازي به وجود آوردن راه‌هايي براي ايجاد اطمينان بين شركا است.
كلي‌نگري و جزئي‌نگري
در سازمان مجازي هر يك از شركا در يك مجموعه قرار مي‌گيرند تا كارشان را به بهترين نحو انجام دهند. سپس اين مولفه‌ها با يكديگر تركيب مي‌شوند تا عمليات مجازي را با استفاده از مجموعه‌اي از فرآيندها با در نظر گرفتن مزيت‌هاي رقابتي هر يك از شركا انجام دهند.
به عنوان مثال موفقيت يك ورزشكار به عوامل خود فرد، مربيان تكنولوژي يا تسهيلاتي كه براي وي آماده شده است، به تنهايي وابسته نيست، بلكه به كل عوامل وابسته است. مشكل ديگر اين است كه هدف واضح و مشخص نيست و دليلي وجود ندارد كه شركا همكاري با يكديگر در سازمان مجازي را بپذيرند.
بنابراين بايد هدف بازنگري مجددا تعريف شود تا فرآيند يكپارچه‌سازي شركا و مزيت رقابتي آنها به بهترين نحو انجام شود.
دانايي
دانايي مهم‌ترين دارايي يك سازمان است. با وجود اين به سادگي نمي‌توان تعيين كرد كه دانايي در كجاي سازمان قرار دارد. ممكن است دانش در تكنولوژي، مديران، سيستم‌هاي اطلاعاتي، ساختار سازماني يا همه اين موارد باشد. بيشتر نويسندگان معتقدند كه دانش سازماني يك دانش ضمني است. دانش ضمني آن چيزي است كه ما آن را به كار مي‌بريم اما قادر به تعريف كردن آن نيستيم. يعني نمي‌توانيم آن چيزي را كه مي‌دانيم، توضيح دهيم و تنها مي‌توانيم آن را به كار ببريم. دانش ضمني پايه دانش سازماني است. مهارت‌هاي ضمني تنها از طريق يك فرآيند اجتماعي انتقال مي‌يابد.
زبان
براي اينكه در دنيا سهمي‌ داشته باشيد بايد زبان مشترك داشته باشيد.
براي برقراري ارتباط بين شركا در سازمان مجازي به يك زبان مشترك نيازمنديم. مشكلي كه در يك سازمان مجازي امكان دارد به وجود آيد اين است كه دانش در اختيار يكي از شركا باشد و آن شريك براي انتقال و به اشتراك گذاردن دانش خود نياز به يك زبان مشترك دارد تا مقصود خود را بيان كند.
اگر در برقراري ارتباط زباني مشكل داشته باشد بالطبع مجموعه سازمان مجازي با مشكل مواجه مي‌شود. مشكل ديگر تفاوت فرهنگي بين شركا است. بنابراين استفاده از زبان رسمي ‌و بين‌المللي تا حدود زيادي اين مشكلات را برطرف خواهد كرد.
سیامک میراحمدی

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام