زمانی که شما رهبر یک کسب‌وکار باشید، زمان برای شما تبدیل به یکی از ارزشمندترین منابع‌تان خواهد شد. گروه‌های مختلف ذی‌نفعان چشم به تصمیمات شما و شیوه راهبری شرکت در بازه‌های زمانی مشخص دارند. اگر نتوانید زمان و انرژی خود را به شیوه‌هایی هوشیارانه مدیریت کنید، به زودی برنامه کاری شما پر از تماس‌های تلفنی و قرار ملاقات‌های بی‌پایان خواهد شد، روزهایتان هم پر از آشوب و هرج‌مرج خواهد بود. در ۴۵ سالی که در سطوح بالای بسیاری از شرکت‌های موفق بازار به فعالیت مشغول بوده‌ام، راه‌هایی برای مدیریت بهتر زمان خود آموخته‌ام تا بتوانم برای افراد بیشتری، مفید باشم. تمایل دارم که این آموخته‌هایم را با شما به اشتراک بگذارم.
دو برابر مدیران دیگر زمان داشته باشیم
جلسات را بهتر مدیریت کنید
بسیاری از مردم در محیط‌های کاری مدرن، یک رابطه عاطفی صفر و یک با جلسات دارند. یا عاشق جلسات کاری هستند یا از آن تنفر دارند. از یک طرف، ما پتانسیل‌های آنها را به رسمیت می‌شناسیم و می‌دانیم که اگر آنها به خوبی مدیریت شوند، می‌توانند بهره‌وری و انرژی بالایی داشته باشند. به‌طور نظری، جلسات برای به سرانجام رسیدن کارها، ضروری هستند. اما در واقعیت تلخ قرن ۲۱، همین جلسات تبدیل به سوهان روح و عامل اتلاف زمان می‌شوند. چرا؟ به این دلیل که دیر برگزار می‌شوند، بیش از حد ادامه می‌یابند، سازمان نیافته هستند یا افراد (چه شرکت‌کنندگان در جلسه و چه مدیر) به اندازه کافی برای آن آماده نشده‌اند. لزومی ندارد که وضعیت به همین شکل باقی بماند. برای آنکه جلسات کاری را از عوامل اتلاف وقت، به فرصت‌هایی برای به سرانجام رسیدن کارها تبدیل کنید، کافی است که فرآیند آن را به‌طور روشن و مناسب مدیریت کنید.
نخست، خط‌مشی‌ها را مشخص کنید. زمانی که خط‌مشی‌ها را مشخص کردید، آنها را با نظم و انضباط به پیش ببرید تا نشان دهید چه اندازه به زمان خود (و دیگران) احترام می‌گذارید. (اگر شما، از کارکنان رده‌پایین‌تر یک سازمان هستید، باز هم می‌توانید از این راهکارها در مشارکت با مدیران رده بالاتر و همکاران خود استفاده کنید تا بهترین عملکرد را در جریان جلسات داشته باشید.)
برای مدیریت بهتر و ارزش نهادن به زمان می‌توان از اصول اولیه زیر پیروی کرد:
منطقی باشید. جلسات را در ساعات اداری و بین ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر برگزار کنید. زمان همه افراد ارزشمند است و هر کدام از ما در خارج از ساعات کاری، اولویت‌ها و مسائل مهمی داریم که باید به آنها رسیدگی کنیم.
وقت‌شناس باشید. وقت‌شناسی یک ضرورت است. من حتی اگر جلساتم هم دیر شروع شوند، آنها را در زمان مشخص شده به پایان می‌رسانم تا همه بتوانند به تعهدات و قرارهای بعدی خود برسند.
مختصر و مفید باشید. اگر پیش از جلسه، به خوبی آماده شده باشید، این توانایی را خواهید داشت که درباره هر موضوعی (حتی صلح جهانی) در مدت نیم ساعت به بحث و نتیجه‌گیری برسید. البته استثناهایی وجود دارد اما من مایل هستم که این زمان نیم‌ساعته را مانند یکی از استانداردهای تغییرناپذیر خود بدانم.
شفاف باشید. به افراد بگویید انتظارتان آن است که بتوانند به سه سوال ساده مطرح شده در جلسه، جواب‌های واضح و شفافی بدهند. این سوال‌ها به این ترتیب هستند. چه کاری نتیجه‌بخش خواهد بود؟ چه اقدامی نتیجه نمی‌دهد؟ در مرحله بعد چه باید کرد؟
تلاش کنید تا از این خط‌مشی‌ها برای الهام گرفتن در جلسات خود استفاده کنید. هر رویه‌ای که برای جلسات خود در پیش می‌گیرید، آن را با انسجام و بدون نوسان ادامه دهید.
حافظ «مقدسات» باشید
شما ممکن است انواع مختلفی از سخنان قصار و ضرب‌المثل‌ها درباره اهمیت زمان را شنیده باشید. «آنچه بیشترین اهمیت را دارد، نباید هیچ‌گاه فدای مساله‌ای شود که کمترین اهمیت را دارد.» این سخن هم به نویسنده آلمانی، گوته و هم به متفکر محبوب من در زمینه رهبری، استفان کاوی نسبت داده می‌شود. پیام آن ساده به نظر می‌رسد اما بیشترین اهمیت را برای مدیریت زمان دارد. برای بیشترین اثرگذاری، لازم است مهمترین مساله برای رهبری خود را شناسایی کنید. برای من مهمترین مساله افزایش سطح مشارکت و اشتیاق کارکنان برای کارشان و رساندن آن به سطوح جهانی بود. برای رسیدن به این هدف، می‌دانستم که باید مشارکت فعال در کارها، تبدیل به مهمترین اولویت من شود. اگر من می‌خواستم کارکنان، در تمام امور مشارکت کنند، نمی‌توانستم خود را در دفترم حبس کرده و از کار عملی فاصله بگیرم. من باید راهی پیدا می‌کردم تا با تمام کارکنان تعامل مستقیم داشته باشم و باعث شوم آنها هم نگرش مرا به کار و شرکت داشته باشند.
روی کاغذ به قدری برنامه کاری من فشرده بود که ممکن بود تصور کنید زمان کافی برای انجام کارهایم پیدا نخواهم کرد. اما اگر خود را مصمم به انجام کارها بدانید و نسبت به زمان‌بندی‌هایتان سختگیر باشید، به شیوه‌هایی خلاقانه، زمان کافی را ایجاد خواهید کرد. دستیار من گام‌شماری برای من تهیه کرد که با استفاده از آن، روزی یک ساعت از زمان خود را صرف قدم زدن بین ساختمان‌های مختلف دفتر شرکت و کارخانه آن می‌کردم. من این گام‌شمار را به کتانی خود وصل کرده و به سرعت به هر گوشه و کناری از شرکت سر می‌زدم تا در نهایت، به ۱۰ هزار قدم برسم (این مقدار به وسیله انجمن قلب آمریکا برای قدم‌زدن‌های روزانه توصیه شده است).
این اقدام من، دو اثر مثبت داشت. نخست آنکه به من اجازه می‌داد همانگونه که در اولویت خود قرار داده‌‌ام، از نزدیک با کارکنان شرکت در ارتباط باشم و به‌طور عملی مشارکت بیشتر آنها را در امور شرکت تشویق کنم. از طرف دیگر، مشخص است که وضعیت سلامت مرا هم بهبود می‌داد و سالم زیستن و فعالیت سالم در شرکت را نهادینه می‌کرد. در این سفر یک ساعته، به هر واحد و ساختمانی که سر می‌زدم، باید در چهره خود نشان می‌دادم که برای زمان خود ارزش زیادی قائلم و نمی‌توانم زمان زیادی را با آنها سپری کنم. کارکنان چند دقیقه زمان داشتند تا با من موفقیت‌هایشان را جشن بگیرند، نگرانی‌هایشان را به من انتقال دهند یا با من صمیمی‌تر شوند و قدری از زندگی خصوصی خود به من بگویند. مهم‌تر از همه، آنها می‌توانستند ببینند که من به آنها اهمیت می‌دهم، توجهم را به آنها معطوف می‌کنم و همان چند دقیقه را به‌طور کامل بر مشکلات آنها متمرکز می‌شوم. شاید بی‌توجیه به نظر برسد که یک مدیر، یک ساعت کامل از هر روز خود را صرف قدم زدن و گفت‌وگو با کارکنان خود کند. اما این اقدام، روند تغییر در سازمان من را تسریع می‌کند و به افزایش مشارکت کارکنان که هدف نهایی من است، می‌انجامد.
زمان بگذارید و ۱ تا ۳ هدف مورد نیاز برای کسب موفقیت در رهبری خود را شناسایی کنید. چه اقداماتی می‌توانید انجام دهید تا رسیدن به آن سه هدف را تضمین کنید؟ مشخص کنید که کدام یک از این اقدامات «مقدس» هستند؛ با تمام هزینه‌ها و توان خود آن را حفظ کنید و اجازه ندهید خللی در آن رخ دهد. برای آنکه این فرآیند را تقویت کرده و شانس موفقیت خود را افزایش دهید، توصیه می‌کنم که چند نفر را به‌عنوان همراهان خود در این مسیر انتخاب کنید.
رفت‌وآمدهای پربار داشته باشید
رایج است که بسیاری از مدیران، زمان‌های رفت‌وآمد را زمان‌های «تلف شده» به حساب می‌آورند. این احساس به این دلیل دست میدهد که معمولا در زمان سفر و رفت‌وآمدهای شغلی، نمی‌توانید چیزی از فهرست کارهای روزانه خود را خط بزنید. قابل‌درک است چه در هواپیما و چه در قطار و خودرو، موارد مختلفی مانند ترافیک و سروصدا مانع از تمرکز عمیق بر کار می‌شوند و نمی‌توان چندان مفید بود. اما این سخن به معنای آن نیست که تمام سفرها و رفت‌وآمدهای خود را بیهوده بدانیم. بله، سفر کردن برای برخی از انواع وظایف و کارها، شرایط مناسبی نیست (هر چند ممکن است بین افراد، تفاوت‌هایی وجود داشته باشد). با این حال، خارج شدن از دفتر کار شرکت، یک فرصت و موهبت برای جدا شدن از محیط داخلی و تجربه فضایی متفاوت است. شما فقط باید کارهایی را که می‌توان در رفت‌وآمد انجام داد، شناسایی کرده و زمان خود را به شیوه‌ای هوشمندانه برای انجام آنها مدیریت کنید.
من در شرکت‌های نابیسکو و کمپل، بخشی از وقت خود را به نوشتن یادداشت‌های تشکر دست‌نویس برای تمام کارکنان در نقاط مختلف جهان اختصاص دادم. این پیام‌ها، فقط پیام تشکر خشک و خالی نبودند و دستاوردها و نقش افراد را در موفقیت‌های شرکت به رسمیت می‌شناختند. این پیام‌ها همچنین ارزش بسیاری برای من و فرد دریافت‌کننده داشتند. برای من بسیار مهم بود زمانی را برای نوشتن این یادداشت‌ها پیدا کنم. به این نکته پی برده بودم که بهترین راه برای نوشتن این یادداشت‌های تشکر، نوشتن آنها در زمانی است که در رفت‌وآمد هستم و کار دیگری نمی‌توانم انجام دهم. من هر روز، در خودرو به‌طور مسوولانه‌ای این برنامه را ادامه دادم. این فرآیند حتی تبدیل به یک فعالیت الهام‌بخش برای من شده بود که لذت زیادی از آن می‌بردم. بسیار عالی بود که بتوانم از دستاوردهای ارزشمند کارکنان شرکت در سراسر جهان قدردانی کنم. این فرآیند تنها به این دلیل دوام آورد که می‌دانستم در حال انجام کاری هستم که ارزش آن را دارد و به‌طور همزمان نیز می‌توانم زمانی را که در خودرو هستم به آن اختصاص دهم.
فرض کنید یکی از اهداف رهبری شما، توسعه ارتباطات شخصی است. این موضوع معمولا با سنگین شدن حجم کارها، برای تمام رهبران پیش می‌آید. اما زمانی که صرف رفت‌وآمد می‌شود، می‌تواند فرصتی باشد که به این هدف خود برسید. شاید بتوانید کتابی در این زمان بخوانید یا یک پادکست آموزشی پیدا کنید که اطلاعات شما را برای حل مشکلتان افزایش دهد. چه با خودرو به سر کار می‌روید یا از اتوبوس و مترو استفاده می‌کنید، اکنون فقط باید به کارهای ارزشمندی بیندیشید که در این زمان می‌توانید آنها را انجام دهید.اکنون شما از سه استراتژی مدیریت زمان من اطلاع دارید. این استراتژی‌ها برای من بسیار موثر بوده‌اند و امیدوارم برای شما هم مفید باشند. با این حال، بدون شک این استراتژی‌ها تمام کارهای شدنی برای افزایش زمان افراد نیست و شما هم راهکارهایی می‌توانید برای مدیریت زمان خود پیدا کنید و آنها را در اختیار دیگران هم قرار دهید.
نویسنده: داگلاس کونانت مترجم: مهدی نیکوئی منبع: لینکدین