اگر تا کنون در پروژه هاي مختلف فعاليت کرده
باشيد يا در جلسات مقدماتي يک مناقصه حضور پيدا کرده ايد حتما عبارتRFP
بارها به گوش شما خورده شايد هم در آگهي هاي مناقصه يا در روزنامه ها و مجلات اين
عبارت را شنيده باشيد.RFP يا درخواست طرح پيشنهادي خلاصه اي از عبارت
سه کلمه اي Request for Proposal
مي باشد.
زماني که يک شرکت قصد دارد يک پروژه داخلي
انجام دهد يا پروژه اي را به منابع بيروني سازمان ارجاع دهد به پيمانکار نياز پيدا
مي کند شرکت براي برگزاري مناقصه و جمع آوري پيشنهادات پيمانکاران مختلف بايد
درخواست طرح پيشنهادي خود را تهيه کند. RFP به شرکت ها کمک
مي کند به تشريح جزييات مورد نظر و نياز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از اين
طريق بتوانند بهترين پيمانکار را شناسايي نمايند. در واقع تهيه
RFP
روش رسمي تشريح اسناد يک پروژه مي باشد که به شرکت هاي
پيمانکار کمک مي کند چگونه طرح خود را تهيه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدينوسيله
آنها را از روش بررسي طرح ها با خبر مي سازد. با تهيه راهنماهاي لازم کار شرکت ها
براي مقايسه پيشنهادات بسيار ساده مي شود چراکه چهارچوب کلي در دفترچه هاي راهنماي
مناقصه منتشر و به صورت يکسان در اختيار تمامي متقاضيان مناقصه قرار ميگيرد.
هيچگونه استاندارد مشخصي براي تهيهRFP
وجود ندارد اما نهاد هاي دولتي معمولاً چهارچوب هايي را براي هدايت کردن مسير طرح
هاي پيشنهادي اعمال مي کنند.
شرکت هاي پيمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پيشنهادي خود به تشريح توانايي هاي خود براي تامين نياز ها
و درخواست هاي لحاظ شده و تعيين شده براي چهارچوب پروژه مي کنند.
هنگام نوشتن طرح پيشنهادي شرکت متقاضي شرکت
در مناقصه بايد با دقت تمام از راهنمايي ها و چهارچوب تعيين شده درRFP
را دنبال کند تا از دور شدن از مسير اصلي پروژه اجتناب کند.
محتواي يک طرح پيشنهادي شامل موارد زير است:
- خلاصه مديريتي- خلاصه اي از تمام
پروژه که در يک يا چند صفحه اطلاعات کلي و لازم را در اختيار خواننده مي گذارد.
- شرح ضرورت- تشريح ضرورت انجام پروژه و
تاثيرات آن در کسب و کار
- تشريح پروژه- تشريح چگونگي اجرا
و ارزيابي پروژه
- اطلاعاتي در مورد سازمان
- برنامه زماني پروژه
- بودجه
- نتايج پروژه
نکته قابل توجه اين که شرايط شرکت هاي کوچک
با شرکت ها و سازمان هاي بزرگ براي تهيه طرح هاي پيشنهادي تفاوت مي کند نوشتن طرح
براي يک شرکت کوچک به محض اعلام نياز بسيار ساده تر از نوشتن طرح براي يک پروژه
بزرگ دولتي است و نياز به مطالعات و بررسي ها و امکان سنجي هاي گسترده دارد.
يک EFP مي تواند در دو
صفحه يا در حجم يک کتاب تهيه و منتشر شود نمونه هاي بسياري از RFP
ها در وب وجود دارد که مي توانيد با جستجو آنها را بيابيد.
چگونه يک RFP براي پروژه هاي
وب بنويسيم
شايد يکي از بزرگترين دلايل اشتباهات که
موجب مشکلاتي بين مشتري ها و شرکتهاي توسعه دهنده خدمات اينترنت و وب هستند
اطلاعات ناکافي در درخواست طرح پيشنهادي نوشته شده باشد.معمولا براي مشتري ها بيان
اينکه دقيقا چه چيزي مي خواهند و از انجام يک پروژه چه انتظاراتي دارند
بسيار ساده است اما قسمت دشوار کار براي آنها نوشتن و مکتوب کردن اين نياز هاست.
اغلب اتفاق مي افتد که مشتري ايده هاي کوچکي در مورد آنچه مي خواهد و نياز دارد به
شما ارائه مي دهد. مثلاً اگر قرار است براي او يک وب سايت طراحي کنيد او يک ديد
کلي نسبت به آنچه مي خواهد به دست آورد دارد اما در بيان جزييات ايده هايش عاجز
است.
گاهي اوقات مشتري از نداشتن ايده و ديدگاه
خاصي آگاه است و گاهي مي داند که چه مي خواهد ولي تجربه توسعه دهندگان را در آن
شاخه خاص بيش تر از خود مي داند.آماده کردن يک RFP
با هدف دريافت طرح هاي مطالعه شده و سنجيده براي پروژه هاي شماست. با اين
کار شما مي توانيد در زمان بر خوردن به پروژه هاي گران و پيچيده با آرامش و دقت و
ديد بازتري تصميم گيري نماييد.
بخش بزرگي از مسئله تهيه RFP دشواري نوشتن همه جزييات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن
ايده اي خاص نسبت به آنچه نياز داريم و چگونگي عملکرد پروژه در وب است.همچنين بايد
خاطر نشان کرد که توسعه پروژه هاي تحت وب چند سالي است که به صورت جدي مطرح شده
اند و از اين رو نبايد تعجب کرد که بسياري از مشتريان اين گونه پروژه ها
دانش و تجربه لازم را براي نوشتن انواع RFP
براي اينگوه پروژه ها نداشته باشند.
نوشتن RFP
براي ساختن يک پل و يا نصب کردن شبکه کاملا با RFP
هاي پروژه هاي تحت وب فرق مي کند. مطلوب ترين حالت براي يک شرکت يافتن يک مشاور
زبردست است تا قبل از نوشتن RFP تصوير و تشريحي
نسبت به آنچه پروژه بايد داشته باشد بوجود آورد. يک مشاوره خوب مي تواند منجر به
نوشته شدن يک RFP خوب شودکه در نهايت باعث تسهيل در روند
اجراي پروژه به نفع هر دو طرف خواهد شد.
من دو مرحله براي روند اجراي طرح پيشنهاد مي
کنم در مرحله اول به جستجوي شرکت هايي بپردازيد که بتوانند در مناقصه RFP
شما شرکت کنند. ترجيح بر اين است که 3 يا 4 شرکتي که فکر مي کنيد بتوانند از
عهده اين کار برايند را انتخاب کنيد.
براي اين کار لازم است مجموعه اي از اطلاعات
اجمالي که شرکت هاي علاقه مند به همکاري با شما ممکن است به آنها نياز پيدا کنند
را تهيه کنيد. اين اطلاعات ابتدايي بايد بر روي اهداف و ديدگاه ها تاکيد کند-
مثلاً شما مي خواهيد سايتتان چه کاري انجام
دهد؟ دلايل شما براي راه اندازي يک وب سايت چيست؟ لازم نيست خيلي طولاني درباره
اين مسائل توضيح دهيد متني مانند نمونه زير کفايت مي کند:شرکت............به دنبال
يک همکاري براي ساختن يک وب سايت با ويژگي هاي زير دارد: ساختن و تقويت کردن نام
تجاري....... در دنيا، فروش محصولات...................، قابليت پشتيباتي مشتريان
شرکت. شرکت هاي علاقه مند مي توانند با...............................تماس بگيرند.
شرکت خود و فعاليت ها و محصولات آن را معرفي
کنيد و مقداري اطلاعات در باره زماني که در ذهن خود براي پرژه در نظر گرفته ايد را
اعلام کنيد و منابعي را که قصد داريد براي پروژه صرف کنيد معرفي کنيد.
با افرادي که پاسخي براي شما ارسال مي کنند
صحبت کنيد و با کساني که مايل به دريافت اطلاعات بيشتر هستند ملاقات داشته باشيد.
در اين شرايط شما مي توانيد کار تهيه RFP خود را آغاز
نماييد.شما بايد تعداد شرکت کنندگان در مناقصه را به 3 تا 4 شرکت محدود کنيد.
طرح هاي پيشنهادي بايد شامل بخش هاي زير
باشند:
خلاصه مديريتي که شامل شرح مختصري از مسير
اجراي پروژه و هزينه ها مي باشد.
اطلاعات شرکت به همراه جزييات مالي
تصديق نامه هايي از مشتريان قبلي که براي
آنها پروژه هايي انجام داده ايد به همراه اطلاعات تماس و وب سايت هاي مربوط به
آنها
- تشريحي از روند توسعه
- روش ارائه پيش نويس
- کنترل کيفيت
- آزمايش
- تيم اجرايي و پتانسيل هاي آنها
- برنامه زمان بندي
- جزييات هزينه ها و پرداخت ها
- زمان و شرايط
اطمينان حاصل کنيد که در RFP برنامه زمان بندي مناسبي را براي طرح پيشنهادي و يا روند اجرايي پروژه تنظيم
کرده ايد. چيزي شبيه به نمونه زير:
- 10 ارديبهشت- اتمام زمان دريافت درخواست هاي
همکاري
- 20 ارديبهشت- بررسي صلاحيت ها
- 22 ارديبهشت- تهيه ليستي از شرکت کنندگان
منتخب مناقصه
- 30 ارديبهشت- ارسال RFP
به شرکت هاي منتخب
- 15 خرداد- بررسي پاسخ هاي رسيده
- 20 خرداد- گزينش برنده منقصه
- 22 خرداد- نخستين جلسه براي کار بر روي
پروژه
- 30 خرداد- آغاز به کار فعاليت شرکت منخب بر
روي پروژه
- 20 تير – گزارش پيشرفت مرحله اول
- 10 مرداد- گزارش پيشرفت مرحله دوم
- 30 مرداد- پايان کار پروژه و گزارش نهايي
ممکن است برنامه زمان بندي شما از جزييات
بيشتري نيز برخوردار باشد ولي به هر حال بايد اطلاعات کلي لازم را در اختيار شرکت
همکار خود قرار دهيد.
تمرکز مناسب بر روي شرکت هاي پيشنهاد دهنده
در مناقصه مي تواند باعث پوشش کامل اهداف و ديدگاههاي شما در RFP شود
بهترين کار براي دستيابي به اين منظور محدود نکردن شرکت هاي مزبور است تا بتوانند
با ذهنيت بازتري راه حل هاي مناسب را براي پروژه شما پيشنهاد کنند.