روش ها و شیوه های مدیریت عملکرد و ارزیابی

مدیریت عملکرد و سیستم ها و روش های مربوط به آن در سازمان های مختلف از جمله شاخه های مدیریت امروز است که بحث توانمندسازی و قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم مدیریت را برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی و قالب برنامه های اجرایی دنبال می کند.
در مقاله زیر که توسط رمضانعلی غریب کارشناس دفتر منابع انسانی شرکت توانیر به نگارش درآمده است ضمن تعریف ارزیابی عملکرد، فرآیند آن را مورد بررسی قرار داده و اهداف آن را مشخص می کند.
ارزیابی عملکرد فرآیندی به منظور سنجش و اندازه گیری عملکرد در دستگاه های دولتی در قالب عباراتی نظیر کارآیی، اثربخشی، توانمندسازی است که این مساله قابلیت پاسخگویی را در چارچوب اصول و مفاهیم مدیریت برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی و قالب برنامه های اجرایی برعهده دارد.
فرآیند ارزیابی عملکرد
هر فرآیندی شامل انجام مجموعه اقدامات و فعالیت های خاصی است که دارای ترتیب، توالی خاص، منطقی و هدفمندی است. ارزیابی عملکرد نیز از این قاعده مستثنی نبوده و مستلزم پیمودن مراحل یادشده است. مراحل مورد نظر در ارزیابی عملکرد به صورت تیتروار چنین است.
ؤ تدوین و یا بررسی رسالت ها، ماموریت ها، اهداف کلان و استراتژی ها
ؤ تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد و تدوین و برقراری معیارها (استانداردها) عملکردی مرتبط با شاخص های ارزیابی و ابلاغ و اعلام انتظارات شاخص های ارزیابی شونده و اندازه گیری عملکرد واقعی
ؤ مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای هر شاخص و اعلام نتایج و نحوه نیل به آنها به ارزیابی شونده و اقدام به منظور بکارگیری عملیات اصلاحی جهت بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخورد.
اهداف ارزیابی عملکرد
مهمتریناهدافارزیابی عملکرد عبارتند از:
- بهبود رضایت، ارتقای سطح کارکرد و در نهایت اثربخشی فعالیت های سازمان خواهد بود. به بیان دیگر اهداف اساسی مرتبط با انجام ارزیابی عملکرد در جهت رشد و توسعه بهبود عملکرد فعالیت های سازمان و افراد آن است که پدیده قضاوت و مچ گیری در آن جایگاهی نداشته باشد.برآیند این تلاش ها ایجاد خودارزیابی، برقراری سیستم تشویق و تنبیه به روش علمی و درست، هدایت سازمان به سمت تعالی و در نهایت تحقق سریعتر و بهبود اهداف سازمانی است. برای ارزیابی عملکرد روش های متفاوتی وجود دارد که تعدادی از این روش ها مستقل بوده و صرفاَ جهت سنجش عملکرد مورد استفاده قرار میگیرند و برخی از این روشها نیز به عنوان بخشی از یک سیستم جامع مدیریت عملکرد قرار می گیرند.
مهمترین این روش ها و سیستم ها عبارتند از:
ISO, TQM, MBO, MBV, BSC, BALDRIGE, ABC, HOSHIN, EFQM
- ISO: در سالهای اخیر مجموعه استانداردهای ۹۰۰۰ ISO به صورت محور اصلی تضمین کیفیت درآمده و این موضوع نه فقط در معدودی از کشورها بلکه در بیش از ۷۰ کشور جهان مورد توجه و استفاده قرار گرفته است.
مجموعه استانداردهای مزبور از دو جنبه زیر دارای شرایط خاصی شده اند:
و تضمین قابلیت رقابت و شرکت در مناقصات و مزایده ها و تضمین آینده برای سازمان یا شرکتهایی که موفق به اخذ گواهینامه آن شده اند.
نظام ایزو به چگونگی مدیریت فرآیندهای موثر بر کیفیت پرداخته و بر اندازه گیری کارایی و اثربخشی فرآیندها تاکید بسیار دارد.
مدیریت کیفیت فراگیر
Total Quality Management (TQM)
مدیریت کیفیت فراگیر TQM به عنوان یک نگرش و فلسفه است که براساس آن، مفهوم کیفیت و جلب رضایت مشتری در همه جای سازمان جاری می شود و با استفاده از تکنیک ها و ابزارهای آماری موارد را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد.مدیریت کیفیت فراگیر خواستار دگرگونی روش مدیریت سنتی است. این مدیریت در نظر دارد مسئولیت، اختیار و توان تصمیم گیری را در همه رده ها و بخش ها بوجود آورد. غربی ها اعتقاد دارند، واژه کنترل از یک بار معنایی تلخ برخوردار است، یادآور دیدگاه بازرسی انبوه است که این طرز فکر می خواهد آن را حذف کند و همین طور از آن مفهومی استنباط می شود که جنبه مثبتی ندارد، زیرا این مواظبت تنها شامل فرآورده نیست بلکه کارکنان را دربر میگیرد. به همین دلیل غربی ها بیشتر از واژه TQM استفاده می کنند.برخی حرف C در TQC را به Culture تغییر داده، از فرهنگ کیفیت فراگیر(Culture Total Quality) TQC نام می برند.از آنجا که این نگرش بر بهبود مستمر کیفیت تاکید دارد، اخیراَ واژه بهبود کیفیت فراگیرquality improvement (Tqi) Total نیز رایج شده است. در برخی از شرکت ها از واژه کیفیت مشتری محوریCustomer Driven Quality (Cdq) که نشان دهنده تاکید بر انگیزه بخش بودن کالا یا خدمت برای مشتری است، استفاده می شود.
Management by Objective (MBO) (مدیریتبرمبنای هدف)
مقصود آن است که سازمان با تمامی موجودیت و توان عملیاتی خود تلاش میکند به آن دست یابد، اهداف پیش از هر گونه اقدامی باید به وضوح تعیین، تفهیم و اعلام شود.اهداف با هدایت کردن تلاش کارکنان به سمت یک نقطه معین جهت حرکت سازمان را مشخص می کنند اگر اهداف سازمان، شفاف و قابل درک باشند، می توان براساس آن استانداردهای مشخصی را برای ارزیابی عملکرد سازمان وضع کرد. برای همین، اهداف را باید کمیت بندی کرد.
مدیریت براساس ارزش ها Management by Values (MBV)
در مدیریت بر مبنای ارزش ها همه طرح ها، تصمیمات و عملیات در سازمان براساس ارزش ها هدایت و رهبری میشوند. توجه به این نکته ضروریست که این سازمان ها نیستند که مدیریت براساس ارزش ها را موثر می سازند بلکه این کار کارکنان است که این تاثیر را ایجاد می کند. به عبارت دیگر دلیل اینکه مدیریت براساس ارزش ها موثر واقع شود آن است که تعیین ارزش ها و عمل براساس آنها یک عمل انسانی است.
اولین گام در به کارگیری مدیریت براساس ارزش ها در یک سازمان، پذیرش خالصانه فلسفه آن به وسیله عموم است، کارکنان باید ایمان بیاورند که MBV از جالب ترین موضوعات برای سازمان و گروه های سهامداران کلیدی در طی زمان است.کارت امتیازی متوازنBalance Square Card (BSC)
کارت امتیازی متوازن به عشنوان ابزاری برای استراتژی ها به سطوح عملیاتی و کارهای جاری افراد سازمان طراحی شده است. این ابزار که حدود یک دهه از عمر آن می گذرد نخستین بار توسط دکتر کاپلان و دکتر نورتن توسعه داده شده است.امروزه کارت امتیازی متوازن به عنوان ابزار مدیریتی نوین برای تدوین استراتژی و ارزیابی عملکرد معرفی شده است که تقریباَ تمام عوامل موثر در عملکرد یک سازمان را در مدل خود درنظر می گیرد. دیدگاه آینده شرکت هسته اصلی فعالیت های BSC است.
جایزه ملی BALDRIGE
جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج یک جایزه سالانه برای شرکت های آمریکایی به منظور دستیابی به اهداف کیفی و تجارت مناسب است. اهداف این جایزه، ارتقای آگاهی از کیفیت به عنوان یک عنصر مهم افزایش در رقابت، فهم نیازمندی های اجرای عالی و سهیم شدن در اطلاعات است.
معیارهای جایزه بالدریج، نگرش قابل قبولی برای مطابقت با مدیریت کیفیت جامع در هر سازمان را فراهم می آورد. این معیارها بر پایه ۱۰ مفهوم هستند:
۱- کیفیت مشتری گرا: کیفیت توسط مشتریان مورد قضاوت قرار می گیرد. بنابراین چنانچه در تمامی مراحل، مشتری در نظر گرفته شده باشد در این صورت محصول منجر به رضایت مشتری می شود بنابراین ضروری است که نیاز مشتری و بازار شناسایی شده توسط فاکتورهایی مورد سنجش قرار گیرد تا با فعالیت های لازم، منجر به رضایت مشتری شود.
۲- رهبری: نیاز است که فرد اول سازمان و جهت های حرکت سازمان را برای رضایت مشتری به صورت واضح با انتظارات والا تنظیم کند.
۳- بهبود مستمر و یادگیری: دستیابی به بالاترین سطح عملکرد سازمانی نیازمند داشتن یک شیوه برای بهبود مستمر است.
۴- اهمیت دادن به کارکنان: موفقیت سازمان در بهبود عملکرد، خود وابستگی کامل به مهارت و تحرک نیروهای سازمان دارد.
۵- واکنش سریع: هم اکنون پاسخگویی به مشتریان و نیاز آن ها و داشتن یک روش انعطاف پذیر برای ایجاد یک قابلیت، یکی از نیازهای اساسی هر سازمان است.
۶- کیفیت طراحی و پیشگیری: مدیریت باید تاکید زیادی روی مساله کیفیت طراحی و همچنین جلوگیری از اتلاف داشته باشد.
۷- چشم انداز وسیع آینده: مدیریت سازمان باید همواره به صورت کلان تمامی جوانب مرتبط با سازمان را در نظر داشته و تصمیمات و برنامه ریزیهای خود را مبتنی بر این نگرش ها کند.
۸- مدیریت با واقعیت: یک سیستم مدیریت پیشرفته باید بر پایه یک چارچوب اندازه گیری، اطلاعات و تجزیه و تحلیل باشد. اندازه گیری باید از استراتژی شرکت و از تمامی مواردی که روی فرآیند و خروجی ها تاثیر می گذارند، ناشی شده باشد.
۹- توسعه مشارکت: سازمانها باید مشارکتی با مشتریان، کارمندان، تامین کنندگان و سازمان های آموزشی ایجاد کنند. مشارکت ممکن است به صورت داخلی یا خارجی باشد.
۱۰- مسئولیت اجتماعی و شهروندی: ایجاد مسئولیت به انتظارات اولیه سازمانی بر میگردد که در ارتباط با مسائلی از قبیل ایمنی و سلامت محصول و همچنین سایر موارد در طول عمر محصول و یا خدمات انتظار می رود که این مسئولیت ها باید در نقاط مختلف سازمان و برای افراد مختلف تعیین شده باشد.
هزینه یابی بر مبنای فعالیت Activity Based Costing (ABC)
در این روش صرفاَ پارامترهای مالی مورد ارزیابی قرار می گیرند و سایر حوزه ها، نظیر فرآیندهای داخلی و نیز منابع انسانی مورد بررسی قرار نمی گیرند. یکی از پیشرفت های مهم و قابل ملاحظه ای که همزمان با شروع قرون بیست و یکم پدیدار گشته، ظهور سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت است که به عنوان یکی از فنون موفق مدیریت هزینه قلمدار می شود. گرچه مقالات و تحقیقات موضوعی بسیار زیادی راجع به ABC تا اواخر دهه ۸۰ انجام شده لیکن عملاَ تا سال ۱۹۹۰ هیچ کس ABC را به عنوان یک فن هزینه یابی موثر قبول نکرد. اما از دهه ۹۰ به بعد این تکنیک مورد توجه قرار گرفت و در این تکنیک هزینه های کارگری، مواد و هزینه سربار و ... به عنوان هزینه یابی بر مبنای فعالیت مورد توجه قرار گرفت.
نظام مدیریت هوشین: Hoshin
نظام مدیریت هوشین، نظامی برای ارایه چشم انداز و اهداف سازمان به روش های عملی و قابل سنجش است. هدف ها اساس تعیین فعالیت هایی هستند که باید انجام گیرند همچنین به ایجاد ضوابطی که برای ارزیابی کمی و کیفی فعالیت ها لازم است کمک میکند. بدین ترتیب تعیین هدف ها یکی از مهمترین عوامل در اجرای مدیریت موثر در سازمان هستند. البته فرآیند هدف گذاری باید متناسب با نیازهای هر سازمان باشد.
برخی از سازمان ها از یک ساختار رسمی خشک برای فرآیند هدف گذاری استفاده میکند در حالی که برخی دیگر از سازمان ها فرآیند غیر رسمی را ترجیح میدهند.
طرح ریزی
طرح ریزی فرآیندی برای انجام بخشی از فعالیت ها را برای رسیدن به هدف ترتیب میدهد. معمولاَ طرح ریزی مطالبی درمورد وظایف، مسئولیت ها و هزینه های شروع عملیات در قالب یک جدول سازمانی است و برای یک طرح ریزی کامل گام های زیر را برداشت.
۱- تعیین هدف ۲- تعیین نتایج ۳- فرضیه ها ۴- تعیین منابع مورد نیاز ۵- شناسایی محدودیت ها ۶- تعیین گام ها با وظایف اجرایی ۷- برنامه ریزی ۸- اجرا ۹- ارزیابی
در صورت رسیدن به اهداف بعدی و طرح ریزی های بیشتر برای یک مشکل به خصوص با ساده تر کردن یک گام از طرح ریزی های قبلی، این چرخه از گام اول تکرار می شود.EFQM مدل تعالی سازمانی
تغییرات بوجود آمده در اقتصاد جهانی و تلاش های انجام شده به وسیله سازمان جهانی (WTO) در جهت جهانی کردن اقتصاد و افزایش رقابت در این نکته را به اثبات رسانده که برای حضور و بقا در بازارهای منطقه ای، جهانی و حتی داخلی باید توان و قابلیت رقابت پذیری صنایع و سازمان های خود را افزایش دهند. مدل های تعالی سازمانی با سرآمدی کسب و کار، به عنوان ابزارهای قوی برای سنجش میزان استقرار سیستم ها در سازمان های مختلف به کار گرفته میشوند. جایزه اروپایی کیفیت که به وسیله بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت ایجاد شده و به مدل EFQM معروف و عمومیت و استقبال بیشتری در سطح جهان کسب کرده است، دیدگاه سیستماتیک قوی، توجه دقیق به مدیریت مبتنی بر فرآیندهای سازمانی و نتیجه گرایی مدل EFQM برای سازمانهای ایرانی که معمولاَ در این حوزه ها با مشکلات جدی روبرو هستند، بسیار آموزنده و اجرایی است.
مدل تعالی سازمانی EFQM به عنوان الگویی جامع در سنجش توان عملکردی سازمان ها از طریق طراحی و اجرای نظام ارزیابی عملکرد سازمان ها، میزان تحرک هوشمندانه آنها را در طراحی مطلوب مسیر حرکتی، اجرای بهینه اهداف، بررسی نتایج حاصله و سنجش اثربخشی اقدامات انجام شده، را مورد تحلیل قرار داده و سطح کامیابی سازمان ها را در نیل به تعالی مشخص میسازد.
مدل EFQM براساس ارزش های TQM بنا شده است و چارچوبی برای خود ارزیابی و بهبود مداوم ارائه می کند، معیارهای اصلی این مدل عبارتند از: رهبری، خط مشی و استراتژی، منابع انسانی، شراکت ها و منابع، فرآیندها، نتایج مشتریان، نتایج منابع انسانی، نتایج جامع و نتایج کلیدی عملکرد.
ارزش ها و مفاهیم بنیادی
ارزش ها و مفاهیم بنیادین تعالی بدون توجه به نوع فعالیت و اندازه سازمان ها، برای تمام آن قابل استفاده بوده و مدل تعالی سازمانی را پشتیبانی می کنند.
منطق امتیاز دهی:
در بطن مدل تعالی سازمانی، منطقی برای امتیاز دهی معیارها وجود دارد که شامل چهار عنصر زیر است:
۱- نتایج: آنچه که سازمان بدست میآورد.
۲- رویکرد: آنچه که سازمان برای اجرا برنامه ریزی کرده است.
۳- جاری سازی: آنچه که سازمان برای جاری سازی رویکردها انجام می دهد.
۴- ارزیابی و بازنگری: آنچه که سازمان برای بازنگری و بهبود رویکرد انجام میدهد.
تاریخچه ارزیابی عملکرد
تاریخچه ارزیابی عملکرد به قرن هفتم هجری بر می گردد که برای اولین بار به وسیله خواجه رشیدالدین فضل ا... مطرح شد. قرن ها پس از آن در سال ۱۳۴۹ برای نخستین بار در کشور مقرر شد که از نظر مدیریت و نحوه امور مورد ارزیابی قرار گیرند. به این منظور مرکز ارزشیابی سازمان های دولتی در نخست وزیری تشکل شد. در سال ۱۳۵۲ با آغاز برنامه پنجم عمرانی به موجب بند ۸ ماده ۵ فصل سوم قانون برنامه و بودجه کشور، وظیفه ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی به عهده سازمان برنامه و بودجه گذاشته شد و به همین منظور معاونت ارزشیابی سازمان های دولتی در این سازمان تشکیل شد.در سال ۱۳۵۴ (براساس اصلاحیه مورخ ۲۸/۱۲/۵۳) قانون استخدام کشوری و به موجب بند ۶ قسمت ب ماده ۶۰۴ قانون مذکور وظیفه ارزشیابی و کارایی در دستگاه های اجرایی کشور، به منظور ارشاد و راهنمایی آنها در جهت برقراری روش های صحیح اداری و اصول مدیریت و گزارش آن به نخست وزیر به سازمان امور اداری و استخدامی کشور منتقل شد و در پی آن دفتر ارزشیابی سازمان های دولتی تشکیل شد. در سال ۱۳۵۹ دفتر ارزشیابی سازمان های دولتی در سازمان امور اداری و استخدامی کشور منحل و به دنبال انحلال آن اقدامات مربوط به ارزیابی کارایی و عملکرد دستگاه های اجرایی تا سال ۱۳۷۶ متوقف شد.در سال ۱۳۷۹ نیز پس از ادغام دو سازمان برنامه و بودجه و امور اداری و استخدامی کشور و تشکیل سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور این وظیفه بر عهده دفتر ارزیابی عملکرد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور گذاشته شد.
نتیجه گیری:
ارزیابی و مدیریت عملکرد یکی از مباحث ویژه مدیریت منابع انسانی استراتژیک است و ابزار مناسبی برای ارتقای عملکرد کارکنان و سازمان به حساب می آید.
در صورتی که مدیریت عملکرد با ملزومات و پیش نیاز آن در سازمان طراحی و اجرا شود، می تواند بخشی از مسائل و مشکلات سازمان را شناسایی و در جهت حل آنها راه کارهای عملی ارائه کند، مدیریت عملکرد نگرش جامعی به عملکرد افراد و سازمان دارد و با ساز و کارهایی مشخص بین عملکرد فردی و سازمانی سینرژی ایجاد میکند.