استفاده از سیستم های اطلاعاتی كه بتواند همه فعالیت ها و وظایف موجود در یك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده كنندگان آن قرار دهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های امروز است. بدون برخورداری از این سیستم ها افزایش قابلیت های سازمان، بهبود عملكرد، تصمیم گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی غیرممكن است.
استفاده از سیستم های اطلاعاتی كه بتواند همه فعالیت ها و وظایف موجود در
یك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در
اختیار استفاده كنندگان آن قرار دهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های
امروز است. بدون برخورداری از این سیستم ها افزایش قابلیت های سازمان،
بهبود عملكرد، تصمیم گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی غیرممكن است. در
این میان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) از جدیدترین ابزارهای
مدیریتی بوده كه قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از
فناوری اطلاعات در تمام حوزه های فعالیت سازمان به طور منسجم و یكپارچه
جمع آوری كرده و اطلاعات و نتایج بدست آمده از آن را در اختیار استفاده
كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد.این سیستم ها را می توان
جدیدترین فناوری های اطلاعاتی در یك دهه گذشته دانست، ثمره ای كه به سرعت
در حال دگرگونی و تكامل است. در این مقاله با بیان ساده، مفهوم، ویژگی ها
و مزایای برنامه ریزی منابع سازمان، سیر تكامل و مراحل اجرای آن در سازمان
را توضیح می دهد.
● مفهوم و مزایای ERP
در بیشتر مراكز
تولیدی، مشكلات موجود ناشی از كمبود تلاش كاركنان نیست بلكه كمبود همكاری
و هماهنگی در استفاده از منابع در دسترس كارخانه (كاركنان، اطلاعات، مواد،
ابزار) و در نتیجه عدم مدیریت موثر در كار، عوامل اصلی به وجود آورنده این
مشكلات است. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ابزار نوینی است كه رفع
ناهماهنگی یاد شده را با تاكید بر بهبود فرایندهای سازمان و تصمیم گیری
صحیح تر و آسان تر مدیران، هدف قرار داده است.
به بیان دیگر:
▪ ERP یك راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است كه به منظور ارتقای
مدیریت فرایند و عملیات سازمانی منابع سازمان را به وسیله یك سیستم به هم
پیوسته، به سرعت و با دقت و كیفیت بالا در كنترل مدیران سطوح مختلف سازمان
قرار می دهد.
▪ سیستم های ERP سیستم های مبتنی بر كامپیوتر هستند كه برای فرایندهای یك
سازمان طراحی شده و برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به مشتریان را یكپارچه
می كند.
ERP دو مزیت عمده ارائه می كند كه در سیستم های سازمانی غیریكپارچه وجود ندارند:
۱) یك نگرش یكپارچه سازمانی از كسب و كار كه در برگیرنده تمام فعالیت ها (وظایف سازمانی) و بخش ها است.
۲) یك پایگاه داده ای سازمان كه تمام فعالیت های كسب و كار در آن، وارد،
ضبط، پردازش، نظارت و گزارش می شود. این نگرش یكپارچه مستلزم گسترش همكاری
و هماهنگی بین بخش های مختلف است اما سازمان را در رسیدن به اهداف خود و
ارتقای قابلیت پاسخگویی، توانا می سازد.
● ویژگی های سیستم های ERP
هدف اصلی و اولیه بسته های نرم افزاری ERP ، گردآوری بخش ها و حوزه های
مختلف یك سازمان در داخل یك سیستم یكپارچه است، به گونه ای كه این سیستم
بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش های متفاوت یك سازمان باشد. در یك جمع
بندی می توان گفت سیستم های ERP ، تنها حاصل اجتماع فرایندها و وظایف
مختلف سازمانی در قالب یك بسته نرم افزاری نیست بلكه حداقل باید دارای چند
مشخصه كلیدی باشد تا بتواند به عنوان یك راه حل درست مطرح شود.
▪ این ویژگی ها عبارتند از:
ـ انعطاف پذیری:
سیستم های ERP باید بتوانند به نیازهای متغیر سازمان ها و شركت های
استفاده كننده پاسخ دهند. همچنین این سیستم باید به گونه ای باشد كه هر
جزیی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تاثیر در روش های دیگر در هر
سازمانی، تغییر كرده، اضافه یا حذف شود.
ـ فراگیر بودن:
سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی كنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند.
ـ فرا شركتی:
این سیستم ها باید به صورت online به سازمان های دیگر و سایر شركای تجاری
از جمله تامین كنندگان و مشتریان متصل باشند. بهترین روش های موجود:
مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربه شده در جهان باید در
این نرم افزارها گردآوری شده باشد.
ـ شبیه سازی واقعیت:
بنای طراحی و استفاده از این نرم افزارها، شبیه سازی اقدامات و فرایندهایی است كه در سازمان انجام می گیرد.
ـ سایر ویژگی ها:
علاوه بر موارد كلیدی مطرح شده، می توان به ویژگی هایی همچون كاهش كارها،
حذف دوباره كاری و بهینه سازی منابع، محیط كاربر پسند (شامل راهنمایی
online و رابط گرافیكی مناسب)، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین كشورها
(در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات)، دسترسی آسان به
اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهای اطلاعاتی،
اشاره كرد.
● سیر تكامل ERP
سیر تكامل ERP را به صورت مختصر از ابتدای دهه۱۹۶۰ تاكنون نمایش می دهد.
حروف اختصاری MRP (Material Resource Planning) به معنای برنامه ریزی
نیازمندی مواد، در سه مفهوم متفاوت ولی وابسته به هم به كار برده می شوند.
هر یك از این مفاهیم، درجه ای از میزان پیشرفت و تحول MRP را نشان می دهند.
▪ MRPI برنامه ریزی نیازمندی مواد
▪ MRP با حلقه بسته
▪ MRPII برنامه ریزی منابع تولیدی
MRPI اولین مرحله تكاملی در MRP بود. سیستم MRP یك سیستم برنامه ریزی مواد
زمان بندی شده مشروح است. این سیستم برنامه كلان تولید را به مجموعه ای
مشروح از مواد مورد نیاز كه می تواندبرای برنامه ریزی،زمان بندی و كنترل
تولید در سطح كارخانه به كار گرفته شود، تبدیل می كند. MRP با حلقه بسته،
مرحله منطقی تحول MRP بود كه منجر به یك سیستم كنترلی تولید شد. یكی از
اساسی ترین فرضیات یك سیستم MRP ، نامحدود بودن ظرفیت است. این فرض در
عمل، ضعیف بود. بنابراین سیستم MRP با حلقه بسته برنامه ریزی احتیاجات
ظرفیتی خود، به عنوان كنترل كننده میزان پیشرفت برنامه تولید محسوب می
شود. در این سیستم، عملكردهای واقعی تولید و تامین مواد، اندازه گیری و با
برنامه مقایسه می شوند (حلقه بسته می شود.) این عمل باعث می شود تا مدیریت
تشخیص دهد كه آیا نیاز به اقدامات اصلاحی وجود دارد یا خیر؟ MRPII تركیبی
است از MRP حلقه بسته به علاوه اجزایی برای برنامه ریزی مالی- تجاری.
از MRPII می توان برای برنامه ریزی ظرفیت، حمل كالا، نگهداری و تعمیرات و
غیره استفاده كرد. از سوی دیگر می توان برای برنامه ریزی امور مالی نیز
جریانات نقدینگی را پیش بینی كرد. همچنین می توان به منظور برنامه ریزی
نیروی انسانی، نیروی مورد نیاز در آینده را برآورد كرد. MRPII از طریق
هماهنگ كردن فعالیت های انجام گرفته در بخش های كاری مختلف شركت و به
كارگیری یك پایگاه اطلاعاتی مشترك، یكپارچگی داخلی را آسان می سازد. این
موضوع این اطمینان را می بخشد كه همه از اطلاعات به روز یك نسخه مشترك
استفاده می كنند. شركتها به دلیل مسایل و مشكلات موجود در MRPII ، هنگام
اجرا و پیاده سازی سیستم برنامه ریزی خود، ناچار بودند از مشاورانی
استفاده كنند كه در بیشتر مواقع حضور آنان غیر مفید و بی تاثیر بود.
بنابراین سیستم های برنامه ریزی منابع موسسه از اوایل دهه۸۰ به وجود
آمدند.
● مراحل اجرای ERP در سازمان
۱) مرحله تصمیم گیری برای انتخاب: این مرحله اولین مرحله است كه در آن
مدیران نیاز به سیستم ERP یا انتخاب یك سیستم اطلاعاتی عمومی را بررسی می
كنند.
۲) مرحله تصمیم گیری شامل: تعریف نیازمندی های سیستم، اهداف و فواید آن و
تجزیه و تحلیل تاثیر انتخاب در كسب و كار سطوح سازمانی است.
۳) مرحله اكتساب: این مرحله شامل انتخاب محصولی است كه بهترین تناسب را با
نیازمندی های سازمان دارد. بنابراین كمترین نیاز برای سفارش یك نرم افزار
ویژه سازمان را مدنظر قرار داده و در مرحله بعدی (مرحله اجرا) كمپانی
مشاور نیز برای كمك انتخاب می شود. مواردی مانند قیمت، آموزش و خدمات و
نگهداری، تجزیه وتحلیل شده و قراردادها بسته می شوند. در این مرحله می
بایست تجزیه و تحلیلی درباره نرخ بازگشت سرمایه محصول انتخاب شده انجام
شود.
۴) مرحله اجرا: این مرحله شامل تطبیق نرم افزار ERP بر طبق نیازهای سازمان
است. این كار به كمك مشاورانی كه آموزش را به عهده داشته و با روش های
اجرایی آشنا هستند، صورت می گیرد.
۵) مرحله استفاده و نگهداری: این مرحله شامل استفاده از محصول است كه
منافع مورد انتظار را تامین كرده و كمترین میزان از هم گسیختگی را داشته
باشد. در طول این مرحله یك فرد باید از جنبه های مختلف مانند عملیات،
قابلیت كاربرد و مناسب بودن برای سازمان و فرایندهای كسب و كار به خوبی
اطلاع داشته باشد. پس از اجرای سیستم می بایست به خوبی نگهداری شود زیرا
در صورت بد عمل كردن باید آن را اصلاح كرد. درخواست های خاص برای بهینه
كردن عملكرد باید مطرح شود و بهبودهای عمومی برای سیستم انجام شود.
۶) مرحله تحول (تكامل تدریجی): این مرحله به ایجاد قابلیت های بیشتر در
سیستم ERP مربوط می شود. ایجاد منافع جدید از قبیل برنامه ریزی و زمان
بندی پیشرفته، مدیریت زنجیره عرضه، مدیریت ارتباط با مشتری، جریان كار و
توسعه مرزها برای همكاری های خارجی با شركای دیگر از موارد مختلف این
مرحله است.
۷) مرحله بازنشستگی: این مرحله در شرایط مختلفی مانند زمانی كه تكنولوژی
های جدید به وجود آمده اند یا در شرایطی كه ERP برای سازمان مناسب نیست و
یا نیازهای كسب و كار تغییر كرده است به اجرا در می آید. در این مرحله
مدیران تصمیم می گیرند كه نرم افزار ERP را با دیگر سیستم های اطلاعاتی جا
به جا كنند تا با نیازهای سازمانی متناسب شود.
● توسعه برنامه ریزی منابع سازمان
گسترش شبكه های اینترنتی، تاثیر شگرفی بر جنبه های مختلف IT و در كنار آن
بر سیستم های ERP گذاشته است. دسترسی آسان به منابع سیستم در هر جا و هر
زمان به فروشندگان ERP كمك كرده است كه سیستم های ERP خود را توسعه داده و
با روش های كسب و كار جدید از جمله مدیریت زنجیره عرضه، مدیریت ارتباط با
مشتری، اتوماسیون نیروی فروش(SFA) ، برنامه ریزی و زمان بندی پیشرفته
(APS) ، هوش كسب و كار (BI) و قابلیت های كسب و كار الكترونیكی یكپارچه
كنند. در حقیقیت ERP در سازمان ها به عنوان پشتوانه ای برای كسب و كار
محسوب می شود و سازمان با كمك این سیستم می تواند كسب و كار را به صورت
مستقیم از طریق اینترنت انجام دهد. این قبیل روش ها سبب شده است كه رضایت
مشتریان و فرصت های فروش و بازاریابی، افزایش و روش های پرداخت، بهبود
یابد. شكل زیر مفهوم سیستم های ERP توسعه یافته را نشان می دهد