توهم مدیریت همزمان امور

در حین کنفرانس تلفنی که با اعضای هیات مدیره داشتم، تصمیم گرفتم که یک ایمیل برای یکی از مشتری ها بفرستم. آن ایمیل را فرستادم.
ولی چند دقیقه بعد مجبور شدم یکی دیگر نیز بفرستم، زیرا فراموش کردم ضمیمه ای را که می خواستم به آن الصاق کنم. بعد از ارسال متوجه شدم که این بار ضمیمه مزبور را اشتباهی فرستاده ام، بالاخره ایمیل سوم را ارسال کردم؛ در حالی که توضیحی را در مورد علت اشتباهی بودن ضمیمه نیز به آن افزوده بودم. سرانجام وقتی دوباره روی کنفرانس تلفنی متمرکز شدم دریافتم سوالی را که رییس هیات مدیره از من پرسیده بود، نشنیده ام.
واقعیت آن است که در حال مصرف کردن هیچ ماده مخدری نبودم، ولی تفاوتی نمی کرد. یک مطالعه نشان می دهد که هنگام دریافت ایمیل یا تماس های تلفنی حواس افراد آنقدر پرت می شود که سطح IQ آنها به میزان ۱۰ امتیاز پایین می آید. تاثیر این سقوط ۱۰ امتیازی چیست؟ هنگامی که فردی یک خواب شبانه را از دست می دهد همین قدر IQ او پایین می آید و این مقدار دو برابر تاثیری است که مصرف یک ماده مخدر قوی روی IQ افراد دارد.
انجام دادن چند کار در آن واحد، حیله ای است که ما به خودمان می زنیم، و فکر می کنیم که کار بیشتری انجام می دهیم. ولی در حقیقت با این کار بازدهی مان را حدود ۴۰ درصد پایین می آوریم. عملا ما چند کار را با هم انجام نمی دهیم، بلکه فقط به سرعت از این کار به آن کار می پریم و این عمل فقط بین کارهای ما وقفه های بی حاصل ایجاد می کند و باعث از دست رفتن زمان مفید ما می شود.
ممکن است این فکر به ذهن شما بیاید که من با دیگران فرق دارم، زیرا آنقدر این عمل را انجام داده ام که در آن مهارت پیدا کرده ام (با این استدلال که تمرین زیاد مهارت ایجاد می کند).
اتفاقا این اشتباه بزرگ تری است، زیرا براساس تحقیقات انجام شده، افراد خبره در انجام چند کار در یک زمان، ناموفق تر از تازه کارها هستند. به عبارت دیگر، برعکس همه امور دیگر در زندگی، هر چه تعداد دفعاتی که شما چند کار را با هم انجام می دهید بالا رود، مهارت شما در انجام آن پایین خواهد آمد. در این زمینه به خصوص، تمرین کردن بر مهارت شما نخواهد افزود و علیه شما عمل خواهد کرد.
تصمیم گرفتم به صورت آزمایشی به مدت یک هفته اصلا چند کار را با هم انجام ندهم تا ببینم چه اتفاقی می افتد. چه تکنیک هایی کمک خواهد کرد؟ آیا خواهم توانست تمرکز خود را روی یک کار به مدت طولانی حفظ کنم؟ تا حدود زیادی در این کار موفق شدم. اگر در حال مکالمه تلفنی بودم تمام حواسم به این بود که چه می گویم و چه می شنوم. در طول جلسات هیچ کاری نکردم و فقط روی جلسه متمرکز شدم. انجام هر عملی را که در کار من وقفه ایجاد می کرد تا زمان تمام شدن کارم به تعویق می انداختم مانند چک کردن ایمیلی که برایم می رسید یا پاسخگویی به کسی که می خواست وارد اتاقم شود.
در طول هفته به شش نکته جالب پی بردم:
۱) این کار بسیار لذت بخش بود. به ارزش این کار هنگام بودن با فرزندانم بیشتر از هر موقع دیگر پی بردم. هنگام بودن با آنها تلفن همراهم را خاموش کردم و دریافتم که در این حالت چقدر حضور من بین آنها عمیق تر خواهد بود. هیچ وقت به این موضوع فکر نکرده بودم که چقدر یک چک کردن ساده ایمیل می تواند توجه مرا از افراد و چیزهای دور و برم دور کند. خنده دارتر اینکه برای اولین بار متوجه شدم که برگ ها هنگام وزش باد چقدر زیبا هستند.
۲) دستیابی به موفقیت های قابل ملاحظه در پروژه های پیچیده، از قبیل نامه نگاری ها و هدف گذاری هایی که به فکر و پشتکار بالایی نیاز دارند، بود. پروژه هایی که معمولا من دوست داشتم حواس خودم را از آنها پرت کنم.
۳) اینکه میزان استرس و نگرانی های من به طور قابل ملاحظه ای پایین آمد. تحقیقات به عمل آمده نشان می دهد که انجام دادن چند کار در آن واحد نه تنها ناکارآ است، بلکه استرس زا نیز هست. طی این آزمایش من به صحت آن پی بردم. انجام تنها یک کار در یک زمان مشخص با آسودگی و فراغت خاطر همراه بود. من از تحمل سختی نگه داشتن همزمان تعداد زیادی توپ در هوا آزاد شدم. تمام کردن یک کار و رفتن به کار بعدی قوت قلب زیادی به من می بخشید.
۴) صبر و طاقتم را برای تحمل همه موضوعاتی که احساس می کردم انجام آنها یک نوع اتلاف وقت است از دست دادم. یک جلسه یک ساعته به طرز پایان ناپذیری طولانی به نظر می آمد. یک گفت وگوی بیهوده و کسل کننده برایم بسیار مشقت بار بود. تمرکز و عجله ام برای به انجام رساندن کارها بسیار بالا رفت. از آن به بعد هنگامی که کاری برای انجام دادن نداشتم خیلی سریع تر حوصله ام سر می رفت. تحمل زمان های بیهوده تلف شده را نداشتم.
۵) برای کارهایی که احساس می کردم مفید و لذت بخش هستند حوصله بی اندازه ای پیدا کرده بودم. زمانی که به درد دل های همسرم گوش می دادم دیگر به هیچ موضوعی فکر نمی کردم و برای انجام هیچ کار دیگری عجله نداشتم. زمانی که ذهن من درگیر یک مساله مشکل بود، تا حل کامل مساله با پشتکار به آن می چسبیدم. هیچ چیز دیگری برای جلب توجه من در حال رقابت نبود، بنابراین با خیال راحت می توانستم روی موضوعی که کار می کردم متمرکز بشوم.
۶) هیچ ضرر و زیانی در کار نبود. با انجام ندادن چند کار در یک آن چیزی از دست ندادم. هیچ پروژه ای ناتمام رها نشد و هیچ کس از دست من به خاطر به تاخیر انداختن پاسخگویی به تلفن یا ایمیل آنها عصبانی و ناراحت نشد.
● چرا از همین لحظه انجام چند کار در آن واحد را متوقف نمی کنیم؟
به عقیده من، پافشاری ما برای انجام چند کار در آن واحد به این خاطر است که مغز ما خیلی سریع تر از دنیای بیرون حرکت می کند. تعداد کلماتی که در یک دقیقه شما می شنوید بیشتر از تعدادی است که دیگران حین صحبت ادامی کنند. ما کارهای زیادی برای انجام داریم، پس چرا باید وقت تلف کنیم؟ چرا نباید زمانی که پای تلفن در حال گوش دادن به سخنان طرف مقابلمان هستیم، از قدرت مغزی خارق العاده مان جهت برنامه ریزی برای تعطیلاتمان استفاده کنیم؟
آنچه از فهمیدن آن غفلت می کنیم این است که در حال حاضر ما از قدرت مغزمان برای یادگیری مسائل دقیق و حساس، فکرکردن در مورد آنچه که می شنویم، افزایش خلاقیت مان و وصل ماندن به اتفاقاتی که در اطراف ما می گذرد استفاده می کنیم. ما از قدرت مغزی مازادی برخوردار نیستیم و غافل شدن از آن نتایج منفی در پی دارد.
● چگونه باید در برابر وسوسه ها مقاومت کنیم؟
اولین و اجرایی ترین پیشنهاد: بهترین روش برای دور ماندن از چیزهایی که تمرکز ما را به هم می ریزند و در کارمان وقفه ایجاد می کنند این است که آنها را متوقف کنیم. برای مثال؛ من کارهایی مانند نوشتن را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند معمولا ساعت ۶ صبح در حالی که اینترنت بی سیمم را قطع کرده ام و تلفن همراهم نیز خاموش است انجام می دهم. در حین رانندگی، تلفن همراهم را در داخل داشبورد قرار می دهم. آیا به نظر شما این کارها برای ترک انجام چند عمل در یک لحظه مفید هستند؟ شاید. اما بسیاری از ما نباید به خودمان اعتماد کنیم.
دومین پیشنهاد با قابلیت اجرایی کمتر: به عنوان یک امتیاز از شتاب بیشتر در انجام کارها بهره بگیرید. برای خودتان ضرب الاجل های کوتاه تعیین کنید. همه جلسات را در نیمه قطع کنید. تنها یک سوم از زمانی را که فکر می کنید برای به انجام رساندن یک کار نیاز دارید، برای خود در نظر بگیرید.
هیچ چیزی مثل ضرب الاجل، جریان کارها را سرعت نمی بخشد. زمانی که کارها با سرعت در حال انجام هستند، اگر روی آنها متمرکز نشویم هیچ کاری از دستمان بر نخواهد آمد. شما تا به حال چند نفر را دیده اید که حین دویدن در یک مسابقه دو در حال ارسال پیام کوتاه باشد؟ اگر واقعا شما فقط ۳۰ دقیقه زمان تا به پایان رساندن یک سخنرانی داشته باشید آیا فکر می کنید که باید آن را یک ساعت طول بدهید، آیا شما بعد از این به تلفن های بی موقع و وقفه انداز پاسخ خواهید داد؟
با اینکه انجام چند کار در آن واحد بسیار پراسترس است، جالب است که انجام دادن یک کار با زمان محدود از استرس شما کم خواهد کرد. به عبارت دیگر، هر چه زمانی که جهت انجام کارها به خودتان می دهید کمتر باشد، بازدهی و آرامش شما بالا خواهد رفت.
بالاخره، یادآوری اینکه هیچ کدام از ما کامل و بدون عیب نیستیم بسیار خوب است. اگر هم هرازچندی، چند کار را به طور همزمان انجام دادید اشکالی ندارد. هنگامی که من در حال نوشتن این مطلب بودم پسر کوچکم از من خواست که فیلم مورد علاقه اش را در کامپیوترم برایش پخش کنم. اینطور شد که من در حالی نوشتن این مطلب را در سمت چپ مانیتورم تمام می کنم که پسرم هم در حال تماشای فیلمش در سمت راست آن است.
بعضی اوقات، مقاومت کردن در برابر انجام ندادن چند کار در یک لحظه غیرممکن است.
نویسنده: پیتر برگمن
مترجم: عاطفه کردگاری    

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام