پرداختن به موضوع تیم در محل کار، کاربردهای بسیاری دارد. چه شما به دنبال اجرای مدیریت کیفیت جامع باشید یا تنها در پی افزایش کارآیی یا روحیه بخشی به کارمندان باشید، ایجاد یک تیم منسجم و کارآ، مي‌تواند تاکتیک خوبی باشد، اما تیم‌ها ساده نیستند.
پرداختن به موضوع تیم در محل کار، کاربردهای بسیاری دارد. چه شما به دنبال اجرای مدیریت کیفیت جامع باشید یا تنها در پی افزایش کارآیی یا روحیه بخشی به کارمندان باشید، ایجاد یک تیم منسجم و کارآ، مي‌تواند تاکتیک خوبی باشد، اما تیم‌ها ساده نیستند. ما در اینجا قصد داریم تا از مکمل مدیریت ایمنی فرآیند، براي بررسی برخی از اصول و قواعد مربوط به تشکیل تیم با تاکید ویژه بر نقش مدیر یا سرپرست استفاده كنيم.
تیم چیست؟
«مارک سنبورن»، متخصص در امر تیم‌ها، برخی ویژگی‌های یک تیم را بیان مي‌کند. او ابتدا تیم را متشکل از یک گروه از افراد با ارتباطات قوی تعریف مي‌كند. ارتباط ضعیف یعنی هیچ. دوم او اشاره دارد که یک تیم باید شامل اعضایی با پیشینه، مهارت‌ها و توانایی‌های متفاوت باشد تا با آمیختن آنها به کارآیی دست یابد. به بیان دیگر، احتمال کمي دارد که یک تیم بدون تنوع، بتواند نوآوری و ابتکار داشته باشد.
سومین و شاید مهمترین فاکتور این است که یک تیم باید درکی از ماموریت داشته باشد. حال چه در مورد یک تیم کاری موقتی صحبت مي‌کنیم یا یک بخش، تمامي‌اعضا مي‌بایست در درک ماموریت سهیم باشند.
تیم چه تفاوت‌هایی با یک گروه کاری دارد؟
«سنبورن» تفاوت‌های ذیل را بیان مي‌دارد:
رقابت: در گروه‌های کاری نوعی رقابت درونی اعضا با یکدیگر در جهت شناخته شدن، تصدیق و غیره وجود دارد. تیم‌های با عملکرد بالا نیز با یکدیگر رقابت دارند، اما در خارج از سازمان.
نحوه کار: گروه‌های کاری وظیفه محور هستند و با داشتن اعضایی که به دنبال انجام برنامه‌های شخصی خود هستند توصیف ميشوند، حال آنکه تیم‌های با عملکرد بالا، هدف محور مي‌باشند و اعضا در جهت نیل به هدف و برنامه تیم فعالیت مي‌نمایند.
سبک: گروه‌های کاری ذاتا به دیکتاتوری و سلسله مراتب تمایل دارند، حال آنکه تیم‌ها به مشارکت و خود مديريت تمایل دارند.
شکیبایی: گروه‌های کاری عادت دارند یکدیگر را تحمل نمایند، در حالی که اعضای تیم از وجود یکدیگر لذت مي‌برند. وجود تفاوت‌ها و اختلاف سلیقه در تیم پذیرفته و مورد تشویق است، اما در گروه‌های کاری سرکوب و خاموش مي‌شود.
پذيرش ریسک: گروه‌های کاری از پذيرش هرگونه ریسکی اجتناب مي‌ورزند و مایل به حفظ وضعیت موجود مي‌باشند، حال آنکه تیم‌های با عملکرد بالا، پذیرای ریسک هستند.
نقش مدیر:
جای تاسف است که بسیاری از مدیران خواهان بالا بردن عملکرد تیم مي‌باشند، لیکن خود را به عنوان عضوی فعال در این فرآیند در نظر نمي‌گیرند. برخی اوقات این طرز تفکر از این ایده غلط ناشی مي‌شود که یک تیم باید مستقل باشد و در مالکیت اعضای آن باشد. در واقع تیم باید تحت مالکیت اعضا باشد، اما مدیر یا سرپرستان، نقش کلیدی در ایجاد جو مساعد برای توسعه تیم‌ها دارند.
اگر شما در پی بالا بردن عملکرد تیم مي‌باشید، به احتمال زیاد مي‌بایست در خود تغییر به وجود آورید. اگر این کار را نکنید، هر رویکردی در این مساله محکوم به شکست خواهد بود. مدير، موفقیت را تضمین مي‌نماید. یک تیم ورزشی مربی و یک دسته ارکستر رهبر دارد. این تیم‌ها به خودی خود و بدون مديری کارآ موفق نمي‌شوند، بلکه با کمک مديری که کارش کنترل کردن نیست، بلکه آموختن، تشویق کردن و سازماندهی در زمان لازم است، رشد و پیشرفت مي‌نمایند.
نقش مدیر نه تنها حیاتی است، بلکه بر فرآیند تشکیل تیم تاثیر دارد. در اوایل فرآیند تشکیل تیم، اعضای تیم نیازمند کمک کافی در پیشرفت ماموریتشان، درك اينكه قرار است به چه چیزی نائل شوند و مهم‌تر از آن نیازمند کمک در توسعه مهارت‌های گروهی و بین فردی از جمله حل تضاد، مدیریت جلسات و غیره مي‌باشند. آنها همچنین ممکن است نیازمند به یادآوری دائم این مساله باشند که مدیر در مورد تیم جدی است، به این معنا که فعالیت‌ها، تصمیمات و توصیه‌های وی در صورت انسانی بودن لازم‌الاجرا است. مدیر حتی ممکن است لازم باشد هنگامي که اعضا قادر به حل تضاد نیستند، به عنوان یک میانجی عمل کند. با رشد و گسترش تیم، مدیر مي‌تواند همچون یکی از اعضای تیم شود یا ممکن است دریابد که تیم نیازی به دخالت او ندارد.
برخی از عوامل حیاتی در مديریت
مي‌توان برخی از عوامل مهم در مديریت که بر تشکیل تیم و موفقیت تاثیرگذارند را شرح داد. این عوامل نه تنها برای یک مدير و مدیریت رسمي مناسبند و کاربرد دارند، بلکه برای اعضای یک تیم که عملکردی همچون یک مدير دارند نیز کاربرد دارد.
- داشتن سطح بالایی از مهارت‌های بین فردی و درک اولیه‌ای از روانشناسی آنکه چه چیز باعث مي‌شود که افراد متعهد باشند و عمل نمایند.
- تشخیص اهمیت توازن میان وظایف (انجام دادن شغل) و افراد (اطمینان از این که اعضای تیم از فرآیند انجام کار رضایت دارند)
- شنونده خوبی بودن و توانایی در ایجاد ارتباط: مديران مي‌بایست بیش از آنکه کنترل‌کننده باشند و صحبت کنند، شنونده و درک‌کننده خوبی باشند.
- پایداری در هدف: مديران باید خود را به تیم متعهد بدانند و چنانچه پیشروی و دسترسی به هدف مشکل شد، به سادگی تسلیم نشوند.
- ثبات در رفتار: مدير باید در ارتباط با تیم، رفتاری ثابت از خود نشان دهد. مديرانی که برخی مواقع به تشویق تیم مي‌پردازند و در مواقع دیگر تیم را از مسیر خود منحرف مي‌کنند، باعث سردرگمي‌همه ميشوند و وقتی این اتفاق افتاد، کسی تیم را جدی نمي‌گیرد.
- توانایی در حل مشکلات اعضای تیم: در برخی موارد تیم منبعی درونی برای رسیدگی به مشکل کارمندی که همکاری نمي‌کند یا آنقدر بی‌مهارت است که تبدیل به نوعی سد و مانع در تیم شده است، ندارد. در این جور مواقع مدیر باید توانایی مديریت، حل مشکل و ایجاد یک سری توافق‌ها و میانجی‌گری را داشته باشد.
منبع: www.managerwise.com
مترجم: مائده ارباب‌زاده
۳ اسفند ۱۳۸۹ ساعت ۶:۱۷:۴۴ قبل از ظهر