به عنوان یك مدیر باید بدانید كه در هر شغل چه كوچك و چه بزرگ نیازمند
تقسیم وظایف با كاركنان خود هستید. دست یابی به این هدف با تامین خدمات
منابع انسانی در خارج از موسسه امكان پذیر خواهد بود.درگیری‌های غیر
سازمانی مشاغل، همچون نظارت ناعادلانه‌ی برخی دولت‌ها و مانند آن سبب شده
است تا آنها به جای به دست آوردن اطلاعات تازه با مشكلات گمراه كننده دست
و پنجه نرم كنند. آمار نشان میدهد كه مشاغل كوچك و متوسط در حدود ۲۰ تا
۴۰ درصد وقت خود را برای عمل به الزام‌هایی صرف می‌كنند كه بزرگ‌ترین مانع
بر سر تولیدات آن‌هاست. مدیران نمی‌توانند تنها با پرداختن به منابع
انسانی از پس مدیریت سازمان خود برآیند.
بهترین راه حل برای از بین بردن دغدغه‌ی خدمان منابع انسانی در سازمان‌ها
سپردن این وظایف به بیرون از سازمان است. با برون‌سپاری خدمات منابع
انسانی از درگیری‌های سازمان برای تامین این خدمات كاسته میشود. امروزه
در كنار نیاز به مدیران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نیاز به برون‌سپاری
بسیاری از احتیاجات شركت انكارناپذیر است.
اما پیش از دست به كار شدن برای استفاده از تامین‌كنندگان در بخش خدمات
منابع انسانی، یك بررسی دقیق در زمینهی توان‌مندی‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و
تهدیدها انجام دهید. لیندا فورد، مدیر بخش گروه فورد در رم، میگوید: از
خودتان بپرسید به كجا می‌خواهید برسید؟ برون‌سپاری بخش تامین خدمات منابع
انسانی تا چه میزان شما را در رسیدن به هدف یاری می‌كند؟
از دیدگاه فورد این خدمات ممكن است كاستی‌هایی داشته باشند:
۱- بدون هدف یا راهكار باشند.
۲- بدون بررسی دقیق نیازهای سازمان انجام شوند.
۳- ارتباط مناسبی با كاركنان نداشته باشند.
۴- برمبنای استانداردها تنظیم نشده باشند
پس از مرتب كردن نیازها، باید از فهرست خدمات كوتاه‌مدت، اولویت‌ها را
انتخاب كنید (مانند استخدام یك كارآموز به مدت یك یا دو هفته). میتوانید
چند نوع از این خدمات را با هم انجام دهید. در انتها نیز گزارشی از كارهای
خود تهیه كنید.
اصول منابع انسانی
صورت حقوقی كاركنان ساده‌ترین نوع خدمات منابع انسانی است. اگر بخش مالی
سازمان خود را تامین كنندگان خارج از سازمان سپرده‌اید، می‌دانید كه در
این راستا تامین‌كننده در پایان هر ماه با كسر هزینهها، مالیات و سایر
حساب و كتاب‌ها برای كارمندان چك می‌كشد. قبل از امضای چك، به دقت صورت
حقوق را بخوانید و آن را با صورت حقوقی تامین كنندگان داخلی مانند پردازش
خودكار داده‌ها (www.adp.com)،مزایای خدمات حقوقی
(www.advantagepayroll.com)،پرداخت چك(www.paychex.com) و... مقایسه كنید.
حال بررسی كنید كه هر كدام از این آمار و ارقام در جای درست خود قرار
دارند یا نه. تمام تصمیم‌های مربوط به استخدام و اخراج یا برنامه‌های
مربوط به تعطیلات و مرخصی استعلاجی را باید به درستی مرور كنید. در بسیاری
موارد گاه این تصمیم‌ها به كلی فراموش می‌شوند.
آرلن ورنون، مشاور بخش تامین خدمات منابع انسانی، در موسسه‌ی ادن پرری
میگوید: شما به یك حساب‌رسی منابع انسانی نیازمندید. صاحبان مشاغلی كه به
موسسه‌ی ما رجوع می‌كنند، دو دسته‌اند: افرادی كه با كاركنان خود همواره
مشكلات جدی دارند یا افراد فعالی كه خود را ناتوان از مدیریت كاركنان
می‌پندارند.
ورنون میگوید: پس از برآورد نیازهای سازمان، من این نیازها را در
دفترچه‌ای كه پیش از این توسط یك وكیل مطالعه شده است، یادداشت می‌كنم.
سپس توضیحات مربوط به شغل هركدام از كارمندان را نیز یادآور می‌شوم. این
دفترچه حاوی سیاست‌های شركت درباره‌ی خدمات سلامت و رفاه یا استخدام
كارآموز و جدا شدن كاركنان است. افزون بر این شما باید قوانین ضد تبعیض،
تامین امنیت و ... تنظیم كنید.
جمع‌آوری چنین اطلاعاتی برای سازمان هزینه‌ای در حدود بیش از ۳ هزار دلار
به همراه خواهد داشت.بنابراین اگر سعی كنید در تامین خدمات نیروی انسانی
از بخش بیرون از سازمان كمك بگیرید، میتوانید در مراحلی در هزینه و وقت
صرفه‌جویی كنید. در بسیاری از كشورها بنگاه‌‌های موقتی وجود دارند كه
مهارت‌های منابع انسانی ویژه عرضه می‌كنند. برای مثال گروه آشر در روزلند،
قراردادهای حرفهای منابع انسانی را به مبلغ ۵۰ تا ۶۰ دلار برای یك ساعت
كار تنظیم می‌كند. سوزان آشر مدیر اجرایی این موسسه میگوید: امروزه
بسیاری از مدیران منابع انسانی از كار بركنار می‌شوند. پیش از استخدام
افراد حرفهای در پروژه‌ها، مدیران باید گزارش‌هایی كامل از تمام
فعالیتهای احتمالی خود تهیه كنند. به این ترتیب، اهداف از ابتدا تعریف و
هزینهها برآورد می‌شوند و شما به هیچ كس بر خلاف این دستورالعمل مبلغی
پرداخت نخواهید كرد.
منابع انسانی آماده‌ی كار
تریسیا نیكل، مربی نیروهای تازه‌كار ( نیروهای با كم‌تر از۱۰ سال سابقه)
در موسسه‌ی تحقیقاتی ولف تك، كه در زمینهی فناوری در شیكاگو فعالیت
می‌كند، میگوید: شركت‌های كوچك‌تر بیشتر با بهره‌گیری از راه‌های مخرب،
دعواهای حقوقی یا منابع ناكافی، از پاسخ‌گویی در زمینهی منابع انسانی
می‌گریزند. آنها بر این گمان هستند که بیتوجهی به منابع انسانی برایشان
سودآور است.
او میگوید: من از مشاهدهی این همه کمبود و بیتوجهی به قوانین و اصول استخدام افراد، متحیر میشدم.
نیکل یک پیشنهاد توسعهی شغل در سطوح بالا و قراردادی با سهمهای ۲
میلیون دلاری را مورد بررسی قرار داد. او مسوول بررسی این ماموریت
پیشنهادی بود.
او میگوید: ۵ جمله در نامهی پیشنهاد قرارداد نادرست بود. به این ترتیب
شرایط مناسبِ پیش آمده از بین میرود و قرارداد منتفی میشود.
این اتفاق و تجربههای مشابه، نیکل را واداشت به دنبال شرکتهای دیگری
باشد. شرکت Padigent. نیکل در دو سال گذشته فعالیتهای مثبت زیادی در این
شرکت انجام داده است. Padigent، روش مشخصی در آموزش افراد تازهکار دارد و
کارکنان خود را برای شرکتهای کوچکتر حفظ میکند.
او میگوید: به نفع شرکتهاست که به جای صرف هزینهی بیشتر و استفاده از
کارمندان باتجربه و خبره از کارآموزان استفاده کنند. درست مانند استفاده
از دوچرخه که به جای اتومبیل افراد را هرچه سریعتر به مقصد میرساند. ما
۹۳ فرم الکترونیکی شامل نامههای تقاضا، توافقها و فرمهای انتقال
کارکنان و ... در اختیار داریم. این روش ویژه ۵۰هزار دلار هزینه دربردارد
و اجرای کامل آن سه ماه طول میکشد.
یکی از مشتریان نیکل، یک شرکت ارتباطات الکترونیکی و طراحی در شیکاگو به
نام پروژهی ۳۶، چهار شریک دارد. در جریان تحقق این اهداف، نیکل از این
شرکا درخواست کرد تا پاسخهایی به ۴۲ سوالی که ممکن است داوطلبان جویای
کار به هنگام مصاحبه بپرسند، بدهند. شرکای این شرکت پاسخهایی بسیار
متفاوت به بیش از ۱۹ مورد از این سوالها دادند. اریک لرد، رییس این شرکت
میگوید: هیچ کدام از این افراد تجربهای در زمینهی منابع انسانی ندارند.
از نظر لرد مهمترین رابطهی منابع انسانی و استخدام افراد در Pandigent،
تاثیری است که منابع انسانی بر اخراج افراد دارد! او میگوید: چند شرکت
هستند که پس از فروش و واگذار شدن به بخش نیروی انسانی پیشرفت کردهاند.
آنها در حقیقت به نیروهای آماده به کار و آموزش دیده تبدیل شدهاند.
قراردادهای کارفرما:
شما میتوانید خدمات و مدیریت منابع انسانی را به یک سازمان پیمانکار
حرفهای(PEO[۱]) واگذار کنید. کارلوس رودریگز، رییس شرکت AOP Totalource
یک PEO در میامی میگوید: در اوایل دهه ۹۰ چنین خدماتی تازه به وجود آمده
بود، اما به خاطر قوانین فدرال و قوانین مالیاتی کاری از پیش نبرد. در
چنین اوضاعی، با هزینههای بیمهی فراوان و با نیروی کار غیرماهر، PEO به
عنوان یک راه میانبر، نظر همه را به خود جلب میکند.
با امضای یک قرارداد PEO، در حقیقت شما یک رابطهی همکاری با کارفرماهای دیگر به وجود میآورید.
بنا به گزارش جامعهی ملی صنعت (www.napeo.org) تا به امروز ۳ میلیون
آمریکایی در این مراودات شرکت کردهاند، که این میزان با توجه به قوانین
متفاوت ایالتها رقم قابل توجهی است. PEO، به طور گسترده به حقوق اصلی،
مسوولیتها و خطرات میپردازد:
لیست حقوقی
استخدام
مزایا
آموزش و پیشرفت کارکنان
اطلاعات از دولت
انتخاب یک PEO یک تعهد کامل است. باید قبل از امضای قرارداد با دقت کامل، شرکت و منابع مرتبط با آن را بررسی کنید.
رودریگز میگوید: هزینهها، حدود ۲ تا ۴ درصد لیست حقوق هستند.
امروزه دهها مرکز ارایهی خدمات منابع انسانی وجود دارد. فقط باید مرکز مناسب شرکت خود را پیدا کنید و هیچ نیازی را فراموش نکنید.
لرد میگوید: من پیش از این به اهمیت منابع انسانی چندان واقف نبودم و فکر
میکردم موفقیت در داشتن تعداد مشتریان بیشتر است. اما اکنون میدانم هر
۱ دلاری که روی منابع انسانی هزینه میکنم، ۱۰ برابر میشود.