اتوماسیون اداری

ورود رایانه و تجهیزات گسترده و متنوع آن امکانات نوین و قابل توجهی را در اختیار ساکنین این کره پرهیاهو گذاشت. امروزه این تحولات در روابط اداری، نقش عمده‌ای بازی می‌کند. چنانکه دیگر روش‌های سنتی آرشیو و زونکن‌ها و پرونده‌های پرحجم و خاک گرفته جذابیت و کارائی چندانی ندارد. با این وجود و فراهم آمدن تجهیزات و امکانات مدرن اداری توسط شبکه‌های رایانه و نرم‌افزارهای خاص آن، هنوز در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها برای یافتن یک پرونده از انبوه پرونده‌های بایگانی شده در میان غبار و کهنگی باید ساعت‌ها زمان صرف کرد. در حالی‌که سیستم‌های نوین این فرصت را به ما می‌دهد که با ذخیره‌سازی متون، پرونده‌ها، و... در حافظه رایانه‌ها و اتصال رایانه‌ها به یکدیگر با شبکه‌های رایانه‌ای، در فاصله‌ای اندک به آنچه می‌خواهیم دست یابیم. اما کسب دانش و آگاهی در این‌خصوص و گسترش چنین فرهنگی نیازمند ارتباط بیشتر با دست‌اندرکاران این مقوله است به این منظور با احمد احمدی مدیرفروش شرکت گلسان رایانه به گفت‌وگو نشستیم. متن زیر حاصل این گفت‌وگو است.
▪ آقای احمدی ابتدا تعریفی از اتوماسیون اداری و تأثیرات استفاده از آن در مجموعه ادارات و سازمان‌ها ارائه کنید:
▫ به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.
حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.
▪ زیرساخت‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای به‌کارگیری و اجراء اتوماسیون در ادارات چیست؟
▫ زیرساخت‌ها و ابزارهای انسانی و ابزارها و نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری. در بخش اول که شاید از سوئی مهمترین باشد ابتدائی‌ترین اصل تغییر نگرش مدیران و ایجاد فرهنگ و دانش به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون و ابزارهای جدید مدیریتی و به‌روز دنیا است. در واقع مدیریت باید نخست خود به سودمند بودن این گزینه آگاهی یابد و سپس در جهت اجراء صحیح آن در سازمان تابعه قدم بردارد.
با ایجاد این نگرش می‌توان بخش دوم را نیز پایه‌ریزی و نیازهای آن را برطرف کرد.
▪ برای رسیدن به بخش دوم که همان پایه‌ریزی و شناخت نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در سازمان است چه باید کرد.
▫ پس از فرهنگ حال نوبت برنامه‌ریزی و شناخت است. تشکیل یک تیم متخصص باعث خواهد شد تا نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سازمان سنجیده شود و با تهیه گزارش وضعیت و آخرین کمبودهای لازمه شروع حرکت مشخص شود. در کنار آن کمبود دانش به‌کارگیری این سیستم در لایه‌های کاربردی و اجرائی نیروی انسانی نیز بررسی شده و در صورت نیاز برنامه‌ریزی آموزشی پرسنل نیز نهادینه شود.
▪ آیا با رفع این نیازها اجراء سیستم با موفقیت همراه خواهد بود.
▫ یقیناً رفع نیازها و مشکلات اجرائی درون سازمانی بخش عظیمی از گستره حرکتی در این زمینه خواهد بود اما باید در نظر داشت که اعمال قدرت مدیریت در جهت اجراء و به‌کارگیری صحیح و مستمر این روش از ارکان انجام اتوماسیون اداری خواهد بود.
این طبیعی است که کلیت مجموعه در ابتدای امر به‌دلیل ناشناخته بودن فواید این روش به مخالفت با اجراء آن برخیزند اما اگر عزم تحقق آن از سوی مقام ارشد سازمان وجود داشته باشد این مسئله بعد از زمانی حل و نتیجه کار روشن خواهد شد.
▪ آیا هم‌اکنون سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای موردنیاز برای اجراء سیستم‌های نوین اداری در داخل کشور قابل دسترسی است؟
▫ شرکت‌های خوب و فعالی در زمینه طراحی، تولید و پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری فعالیت دارند و نرم‌افزارهای موردنیاز آن را عرضه می‌کنند. اغلب این برنامه‌ها از راندمان اجرائی قابل قبولی برخوردارند و از این لحاظ مشکلی وجود ندارد. در مورد سخت‌افزار نیز با توجه به حضور شرکت‌های مطرح جهان و نمایندگان رسمی و غیررسمی مشکلی از لحاظ تهیه وجود ندارد شاید در این میان تنها مشکل همان نیاز همیشگی یعنی عدم توجه به خواسته اصلی سازمان است.
▪ در مورد این خواسته یا عدم توجه کافی به آن بیشتر توضیح بدهید.
▫ همان‌طور که قبلاً اشاره کردم یکی از مهمترین زیرساخت‌ها، تشکیل یک گروه ویژه برای شناسائی و اجراء است. شناسائی مهمترین بخش است. بیش از ۷۰ درصد برنامه اتوماسیون اداری ارائه شده از سوی شرکت‌های نرم‌افزاری از لحاظ شیوه و روش اجراء یکسانند، این سازمان‌ها هستند که باید در قالب تهیه و اجراء نرم‌افزار موردنظر به بخش شناسائی نیاز درون‌سازمانی خود توجه کنند و نقاط ضعف و اشکالات برنامه موجود را شناسائی و برطرف و ناهماهنگی‌های آن را با متون کاری و روش‌های اجراء خود در حال و آینده اصلاح کند. این شیوه باعث می‌شود تا در روند اجرائی کار مشکلات به حداقل رسیده و از دلسرد شدن و یا جبهه‌گیری خاص نیروی انسانی که به شکل طبیعی رخ می‌دهد جلوگیری کند.
در بخش سخت‌افزار و تجهیزات نیز برنامه کاری دقیقاً این‌گونه است البته در این قسمت لزوم ایجاد یک تفکر دقیق و صحیح اجرائی یقیناً حس می‌شود.
▪ چه چیزی در بخش سخت‌افزار وجود دارد که احتیاج به تفکر صحیح در آن احساس می‌شود.
▫ ببینید بخش سخت‌افزار بدون شک پرهزینه‌ترین قسمت اجرائی این طرح است اما آیا لزوماً احساس می‌شود که اجراء یک چنین سیستمی در یک مجموعه یا سازمان نیازمند تغییرات وسیعی در قسمت تجهیزات باشد؟ حقیقتاً این‌گونه نیست. متأسفانه این تفکر در نزد بسیاری از سازمان‌ها و بالاخص مدیران وجود دارد که اجراء این روش را در هزینه و تجهیز وسایل و امکانات به‌روز و پیشرفته می‌بینند. در واقع تا صحبت از اجرائی شدن این برنامه پیش می‌آید ابتدا تغییرات عمده در بحث سخت‌افزار به‌چشم خورده و از این طریق هزنیه گزافی از سرمایه این مملکت از میان می‌رود. در صورتی‌که همان تفکر صحیح که در ابتدا به آن اشاره شد باعث خواهد شد تا با استفاده از گروه فنی متخصص امور کامپیوتر کلیه نیازهای واقعی مجموعه و یا سازمان ارزیابی شده و در صورت نیاز با تعویض برخی قطعات سیستم‌های سخت‌افزاری موجود در برخی موارد تهیه سیستم‌های جدید کلیه نیاز تجهیزاتی برطرف شده و برنامه اتوماسیون به‌راحتی انجام شود. بدین‌گونه از هدر رفتن بودجه شرکت‌ها و سازمان‌ها تا میزان قابل توجهی جلوگیری خواهد شد.▪ پس لزوماً وجود و حضور یک تیم متخصص و کارشناس چه در امر اجراء و چه در بخش پشتیبانی قطعیت دارد؟
▫ بله. در واقع حضور یک چنین گروهی حال چه درون‌سازمانی و چه به‌صورت برون‌سازمانی و در حالت خدمات و مشاوره یکی از بهترین راه‌حل‌های اجراء صحیح این برناهم است. بدین شکل بخش اجرائی برنامه به‌دلیل پشتیبانی صحیح از گستره مشکلات عدیده سخت‌افزاری و تا حدودی نرم‌افزاری به‌دور خواهد بود.
▪ شما در اینجا از رفع مشکلات حدودی نرم‌افزاری صحبت کردید، در این مورد بیشتر توضیح دهید.
▫ به‌ نکته خوبی اشاره کردید. البته موضوعی که به آن اشاره می‌کنم یکی از مشکلات ریشه‌ای بخش سازمانی و اداری است. اگر به سیستم‌های عاملی که بر روی کامپیوترهای سازمان‌ها و نهادها وجود دارد نظری بیافکنیم بدون شک متوجه نکته جالبی خواهیم شد. شاید بالغ بر ۸۰ درصد از کامپیوترهای موجود از سیستم‌عامل‌هائی استفاده می‌کنند که اصطلاحاً به آنها کپی شده یا قفل شکسته و یا امثالهم اطلاق می‌شود.
نرم‌افزارهائی که با قیمت یک یا دو هزار تومان خریداری شده و سپس مانند یک بیماری واگیردار بین تمامی کامپیوترهای موجود در یک سازمان نصب و توزیع می‌شود. جالب این‌جاست که با استفاده و تکیه بر همین نرم‌افزارهای غیراورجینال هزاران نامه و یا سند و اطلاعات تایپ و ذخیره می‌شوند.
در واقع از همین مرحله است که می‌توان به بسیاری مشکلات نرم‌افزاری موجود بر روی سیستم‌های کامپیوتری پی برد. عدم به‌کارگیری نرم‌افزار اورجینال پایه بر روی کامپیوترها همواره این مشکل را ایجاد خواهد کرد که روند اجرائی سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان مختل شود. جالب اینجاست که به‌دلیل شبکه و یکپارچه بودن این سیستم امکان انتقال این اشکال که گاه می‌تواند از حضور و یا نفوذ یک ویروس یا برنامه مختل‌کننده ایجا شود در تمامی کامپیوترهائی که با یکدیگر ارتباط دارند وجود دارد. لذا اگر هر سازمانی بخشی از هزینه‌های جاری خود را به تهیه و نصب سیستم عامل‌های اورجینال و سیستم‌های امنیتی مناسب که از امکانات پشتیبانی دائمی و قوی برخوردارند اختصاص دهد از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری می‌شود.
▪ به‌نظر شما اشکالات موجود در بخش مدیریتی این سیستم در چیست؟
▫ بنده این مشکلات را به ۳ بخش کلی تقسیم می‌کنم. فرهنگ و دانش، نظارت و اجراء، استمرار و خواسته.
اگر بتوانیم به این ۳ بخش توجه کنیم مشکلات بسیاری برطرف خواهد شد.
اگر مدیران ما ابتدا در حد کلان به‌دنبال فرهنگ و تفکر جدید مدیریتی باشند و همواره برای آنها بالا رفتن راندمان کاری مهم باشد، نسبت به اجراء و عملکرد نیروی انسانی خود نظارت داشته و اجرائی شدن آن را از آنان خواهند خواست و اگر پس از اجراء به افزایش راندمان کاری و بازدهی مجموعه توجه کنند، نسبت به استمرار این حرکت اصرار ورزیده و خواسته خود از مدیران جزء و سایر افراد را در گرو اجراء کامل و پیوسته این روش قرار خواهند داد.
حال اگر این حرکت از بالا و از سازمان‌ها و شرکت‌های مادر به پائین تزریق شود و سنت گزارش‌دهی از پیشرفت کار و اجراء به‌طور دائم رواج داشته باشد مطمئناً اجراء آن عملی و قطعی خواهد بود.
▪ راه‌کارهای برطرف شدن مشکلات اجراء سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ و آیا تاکنون از سوی مسئولان فعالیتی برای رفع ضعف‌های اجرائی صورت گرفته است؟
▫ مشکلات را به دو گروه برون‌سازمانی و درون‌سازمانی می‌توان تقسیم کرد. مسلماً مشکلات بخش درون‌سازمانی با تمهیدات و نگرش مدیران سازمان و گروه ویژه کارشناسان حل و فصل خواهد شد.
به جرأت می‌توان اذعان داشت که از مهمترین مشکلات، مربوط به بخش برون‌سازمان است. دقیقاً مقطعی که لزوم حضور یک سیستم کارآمد جهت ارزیابی در ابتدای جاده آغازین این طرح اگر هر یک از وزارت‌خانه‌ها تیم‌های ویژه و کارشناسان زبده‌ای را برای ترسیم خطوط کاری مشترک بین سازمان‌ها و مجموعه ذی‌ربط خود برگزینند با توجه به شناخت اصولی و کلی که هر وزارت‌خانه از شرکت‌های تابعه خود دارد بالطبع خط مشی درست و آینده‌نگری دقیقی از نیازهای آینده مجموعه کاری آنها فراهم می‌شود.
نهایتاً جلساتی که این گروه‌ها در سطح کلان و بین وزارتخانه‌ها برگزار می‌کنند باعث خواهد شد تا یک هماهنگی و یکپارچگی ساختاری در کل وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی نهادینه شود که در نوک پیکان این حرکت وحدت کار و در نهایت پیشرفت یکسان به‌چشم می‌خورد.
در این بین وجود یک نهاد که بر یکپارچگی کار نظارت کامل داشته باشد حس می‌شود که می‌توان با نقش غیرقابل انکار شورای عالی انفورماتیک این روند را نیز تکمیل کرد.
حضور این شورا به‌عنوان نهاد تعیین‌کننده راهبردهای کلان می‌توان از ناهماهنگی‌های برون‌سازمانی هر وزارتخانه و مجموعه وزارت‌خانه‌ها با یکدیگر جلوگیری کرده و با فرستادن گروه‌های ویژه کاری و متخصصین خود به مجموعه‌های کاری سیستم گزارش‌گیری و نظارت بر عملکرد مستقیم ایجاد کند تا مشکلات ابتدائی و اصولی پیشگیری و رفع شود.
تاکنون این امر به‌صورت ناکامل و کم‌رنگ عملی بوده است که لزوم پررنگ شدن و توجه به آن کاملاً مشخص است.