مدیریت همزمان امور

در حین کنفرانس تلفنی که با اعضای هیات‌مدیره داشتم، تصمیم گرفتم که یک ایمیل برای یکی از مشتری‌ها بفرستم. آن ایمیل را فرستادم.
ولی چند دقیقه بعد مجبور شدم یکی دیگر نیز بفرستم، زیرا فراموش کردم ضمیمه‌ای را که مي‌خواستم به آن الصاق کنم. بعد از ارسال متوجه شدم که این بار ضمیمه مزبور را اشتباهی فرستاده‌ام، بالاخره ایمیل سوم را ارسال کردم؛ در حالی که توضیحی را در مورد علت اشتباهی بودن ضمیمه نیز به آن افزوده بودم. سرانجام وقتی دوباره روی کنفرانس تلفنی متمرکز شدم دریافتم سوالی را که رییس هیات مدیره از من پرسیده بود، نشنیده‌ام.
واقعیت آن است که در حال مصرف کردن هیچ ماده مخدری نبودم، ولی تفاوتی نمي‌کرد. یک مطالعه نشان مي‌دهد که هنگام دریافت ایمیل یا تماس‌های تلفنی حواس افراد آنقدر پرت مي‌شود که سطح IQ آنها به میزان 10 امتیاز پایین مي‌آید. تاثیر این سقوط 10 امتیازی چیست؟ هنگامي‌که فردی یک خواب شبانه را از دست مي‌دهد همین قدر IQ او پایین مي‌آید و این مقدار دو برابر تاثیری است که مصرف یک ماده مخدر قوی روی IQ افراد دارد.
انجام دادن چند کار در آن واحد، حیله‌ای است که ما به خودمان مي‌زنيم، و فکر مي‌کنیم که کار بیشتری انجام مي‌دهیم. ولی در حقیقت با این کار بازدهی‌مان را حدود 40 درصد پایین مي‌آوریم. عملا ما چند کار را با هم انجام نمی‌دهیم، بلکه فقط به سرعت از این کار به آن کار مي‌پریم و این عمل فقط بین کارهای ما وقفه‌های بی‌حاصل ایجاد مي‌کند و باعث از دست رفتن زمان مفید ما مي‌شود.
ممکن است این فکر به ذهن شما بیاید که من با دیگران فرق دارم، زیرا آنقدر این عمل را انجام داده‌ام که در آن مهارت پیدا کرده‌ام (با این استدلال که تمرین زیاد مهارت ایجاد مي‌کند).
اتفاقا این اشتباه بزرگ‌تری است، زیرا براساس تحقیقات انجام شده، افراد خبره در انجام چند کار در یک زمان، ناموفق‌تر از تازه کارها هستند. به عبارت دیگر، برعکس همه امور دیگر در زندگی، هر چه تعداد دفعاتی که شما چند کار را با هم انجام مي‌دهید بالا رود، مهارت شما در انجام آن پایین خواهد آمد. در این زمینه به‌خصوص، تمرین کردن بر مهارت شما نخواهد افزود و علیه شما عمل خواهد کرد.
تصمیم گرفتم به صورت آزمایشی به مدت یک هفته اصلا چند کار را با هم انجام ندهم تا ببینم چه اتفاقی مي‌افتد. چه تکنیک‌هایی کمک خواهد کرد؟ آیا خواهم توانست تمرکز خود را روی یک کار به مدت طولانی حفظ کنم؟ تا حدود زیادی در این کار موفق شدم. اگر در حال مکالمه تلفنی بودم تمام حواسم به این بود که چه مي‌گویم و چه مي‌شنوم. در طول جلسات هیچ کاری نکردم و فقط روی جلسه متمرکز شدم. انجام هر عملی را که در کار من وقفه ایجاد مي‌کرد تا زمان تمام شدن کارم به تعویق مي‌انداختم مانند چک کردن ایمیلی که برایم مي‌رسید یا پاسخگویی به کسی که می‌خواست وارد اتاقم شود.
در طول هفته به شش نکته جالب پی بردم:
اول اینکه این کار بسیار لذت بخش بود. به ارزش این کار هنگام بودن با فرزندانم بیشتر از هر موقع دیگر پی بردم. هنگام بودن با آنها تلفن همراهم را خاموش کردم و دریافتم که در این حالت چقدر حضور من بین آنها عمیق‌تر خواهد بود. هیچ وقت به این موضوع فکر نکرده بودم که چقدر یک چک کردن ساده ایمیل مي‌تواند توجه مرا از افراد و چیزهای دور و برم دور کند. خنده‌دارتر اینکه برای اولین بار متوجه شدم که برگ‌ها هنگام وزش باد چقدر زیبا هستند.
نکته دوم دستیابی به موفقیت‌های قابل ملاحظه در پروژه‌های پیچیده، از قبیل نامه‌نگاری‌ها و هدف‌گذاری‌هایی که به فکر و پشتکار بالایی نیاز دارند، بود. پروژه‌هایی که معمولا من دوست داشتم حواس خودم را از آنها پرت کنم.
سوم اینکه میزان استرس و نگرانی‌های من به طور قابل ملاحظه‌ای پایین آمد. تحقیقات به عمل آمده نشان مي‌دهد که انجام دادن چند کار در آن واحد نه تنها ناکارآ است، بلکه استرس‌زا نیز هست. طی این آزمایش من به صحت آن پی بردم. انجام تنها یک کار در یک زمان مشخص با آسودگی و فراغت خاطر همراه بود. من از تحمل سختی نگه داشتن همزمان تعداد زیادی توپ در هوا آزاد شدم. تمام کردن یک کار و رفتن به کار بعدی قوت قلب زیادی به من مي‌بخشید.
چهارم، صبر و طاقتم را برای تحمل همه موضوعاتی که احساس مي‌کردم انجام آنها یک نوع اتلاف وقت است از دست دادم. یک جلسه یک ساعته به طرز پایان‌ناپذیری طولانی به نظر مي‌آمد. یک گفت‌وگوی بیهوده و کسل‌کننده برایم بسیار مشقت بار بود. تمرکز و عجله‌ام برای به انجام رساندن کارها بسیار بالا رفت. از آن به بعد هنگامي ‌که کاری برای انجام دادن نداشتم خیلی سریع‌تر حوصله‌ام سر مي‌رفت. تحمل زمان‌های بیهوده تلف شده را نداشتم.
پنجم، برای کارهایی که احساس مي‌کردم مفید و لذت بخش هستند حوصله بی‌اندازه‌ای پیدا کرده بودم. زمانی که به درد دل‌های همسرم گوش مي‌دادم دیگر به هیچ موضوعی فکر نمي‌کردم و برای انجام هیچ کار دیگری عجله نداشتم. زمانی که ذهن من درگیر یک مساله مشکل بود، تا حل کامل مساله با پشتکار به آن مي‌چسبیدم. هیچ چیز دیگری برای جلب توجه من در حال رقابت نبود، بنابراین با خیال راحت مي‌توانستم روی موضوعی که کار مي‌کردم متمرکز بشوم.
ششم، هیچ ضرر و زیانی در کار نبود. با انجام ندادن چند کار در یک آن چیزی از دست ندادم. هیچ پروژه ای ناتمام رها نشد و هیچ‌کس از دست من به خاطر به تاخیر انداختن پاسخگویی به تلفن یا ایمیل آنها عصبانی و ناراحت نشد.
چرا از همین لحظه انجام چند کار در آن واحد را متوقف نمي‌کنیم؟
به عقیده من، پافشاری ما برای انجام چند کار در آن واحد به این خاطر است که مغز ما خیلی سریع‌تر از دنیای بیرون حرکت مي‌کند. تعداد کلماتی که در یک دقیقه شما مي‌شنوید بیشتر از تعدادی است که دیگران حین صحبت ادامي‌کنند. ما کارهای زیادی برای انجام داریم، پس چرا باید وقت تلف کنیم؟ چرا نباید زمانی که پای تلفن در حال گوش دادن به سخنان طرف مقابلمان هستیم، از قدرت مغزی خارق‌العاده مان جهت برنامه‌ریزی برای تعطیلاتمان استفاده کنیم؟
آنچه از فهمیدن آن غفلت مي‌کنیم این است که در حال حاضر ما از قدرت مغزمان برای یادگیری مسائل دقیق و حساس، فکرکردن در مورد آنچه که مي‌شنویم، افزایش خلاقیت‌مان و وصل ماندن به اتفاقاتی که در اطراف ما مي‌گذرد استفاده مي‌کنیم. ما از قدرت مغزی مازادی برخوردار نیستیم و غافل شدن از آن نتایج منفی در پی دارد.
چگونه باید در برابر وسوسه‌ها مقاومت کنیم؟
اولین و اجرایی‌ترین پیشنهاد: بهترین روش برای دور ماندن از چیزهایی که تمرکز ما را به هم مي‌ریزند و در کارمان وقفه ایجاد مي‌کنند این است که آنها را متوقف کنیم. برای مثال؛ من کارهایی مانند نوشتن را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند معمولا ساعت 6 صبح در حالی که اینترنت بی سیمم را قطع کرده‌ام و تلفن‌همراهم نیز خاموش است انجام مي‌دهم. در حین رانندگی، تلفن‌همراهم را در داخل داشبورد قرار مي‌دهم. آیا به نظر شما این کارها برای ترک انجام چند عمل در یک لحظه مفید هستند؟ شاید. اما بسیاری از ما نباید به خودمان اعتماد کنیم.
دومین پیشنهاد با قابلیت اجرایی کمتر: به عنوان یک امتیاز از شتاب بيشتر در انجام کارها بهره بگیرید. برای خودتان ضرب‌الاجل‌های کوتاه تعیین کنید. همه جلسات را در نیمه قطع کنید. تنها یک سوم از زمانی را که فکر مي‌کنید برای به انجام رساندن یک کار نیاز دارید، براي خود در نظر بگيريد.
هیچ چیزی مثل ضرب‌الاجل، جریان کارها را سرعت نمي‌بخشد. زمانی که کارها با سرعت در حال انجام هستند، اگر روی آنها متمرکز نشویم هیچ کاری از دستمان بر نخواهد آمد. شما تا به حال چند نفر را دیده‌اید که حین دویدن در یک مسابقه دو در حال ارسال پیام کوتاه باشد؟ اگر واقعا شما فقط 30 دقیقه زمان تا به پایان رساندن یک سخنرانی داشته باشید آیا فکر مي‌کنید که باید آن را یک ساعت طول بدهید، آیا شما بعد از این به تلفن‌های بی موقع و وقفه انداز پاسخ خواهید داد؟
با اینکه انجام چند کار در آن واحد بسیار پراسترس است، جالب است که انجام دادن یک کار با زمان محدود از استرس شما کم خواهد کرد. به عبارت دیگر، هر چه زمانی که جهت انجام کارها به خودتان مي‌دهید کمتر باشد، بازدهی و آرامش شما بالا خواهد رفت.
بالاخره، یادآوری اینکه هیچ‌کدام از ما کامل و بدون عیب نیستیم بسیار خوب است. اگر هم هرازچندی، چند کار را به طور همزمان انجام دادید اشکالی ندارد. هنگامي‌که من در حال نوشتن این مطلب بودم پسر کوچکم از من خواست که فیلم مورد علاقه اش را در کامپیوترم برایش پخش کنم. اینطور شد که من در حالی نوشتن این مطلب را در سمت چپ مانیتورم تمام مي‌کنم که پسرم هم در حال تماشای فیلمش در سمت راست آن است.
بعضی اوقات، مقاومت کردن در برابر انجام ندادن چند کار در یک لحظه غیرممکن است.
منبع:Harvard Business Review 
نویسنده: پیتر برگمن
مترجم: عاطفه کردگاری

اپلیکیشن اندروید تلگرام اینستاگرام